Ordnung schaffen

Die Anzahl der Fahrzeuge in der Flotte von Publicis Groupe ist schwankend, da immer wieder Agenturen in das Netzwerk integriert werden. Derzeit umfasst der Fuhrpark 250 Pkw, wovon die einzelnen Agenturen wiederum jeweils zwischen einem und 85 Fahrzeuge bewegen. Insgesamt sind etwa 30 Werbeagenturen der Publicis Groupe in Deutschland angeschlossen, die zum Teil sehr unterschiedliche Pkw fahren. „Unser Unternehmen ist sehr stark in der Werbung mit Renault vertreten, aber auch mit Toyota/Lexus und der Fiat Gruppe. Das sind dann auch die primären Marken, die gefahren werden. Wenn eine unserer Agenturen Werbung für Audi, Volkswagen oder Daimler macht, dann werden die entsprechenden Marken auch in den betreuenden Unternehmen gefahren. Daher haben wir eine sehr bunt gemischte Flotte“, erklärt der Procurement Manager und Flottenverantwortliche von Re:Sources, Michael Laube. Auch was die Segmente angeht, sind der Kreativität der Agenturmitarbeiter nur wenige Grenzen gesetzt. Vom Kleinstwagen bis zum großen SUV findet sich alles im User-Chooser- Fuhrpark der Publicis Groupe.

Bis 2013 verwaltete jede der 30 Agenturen ihren Fuhrpark eigenständig. Allerdings waren die Kapazitäten dafür meist relativ begrenzt: „Teilweise war es so, dass der Fuhrpark von einer Dame in der Zentrale verwaltet wurde oder jemand zusätzlich zu seinen eigentlichen Aufgaben noch die Flottenverwaltung übernehmen musste“, weiß Michael Laube zu berichten. 2011 kam es dann zum ersten Kontakt zwischen Re:Sources und Panopa Fleet Management. Angestoßen wurde die Zusammenarbeit durch eine Nachfrage des Finanzchefs der Publicis Worldwide GmbH, welcher Re:Sources um Hilfe bei der Suche nach einer geeigneten Fuhrparkverwaltung bat. Nachdem verschiedene Angebote geprüft wurden, habe man sich schließlich für die Dienste von Panopa Fleet Management entschieden, insbesondere weil der Flottendienstleister unabhängig von Leasinggesellschaften ist und ein stimmiges Gesamtpaket bieten konnte. Zunächst wurden nur die 85 Fahrzeuge der Publicis Worldwide GmbH durch Panopa Fleet Management verwaltet. Aufgrund der guten Zusammenarbeit entschied sich Re:Sources 2013 verpflichtend für alle Agenturen, das Flottenmanagement in die Hände von Panopa zu legen. Dieser Schritt sollte eine bessere Strukturierung der gesamten Fuhrparkverwaltung sowie eine effiziente und kostengünstige Gestaltung der Prozesse rund um das Thema Flotte ermöglichen.

Von Anfang bis Ende
Als Fuhrparkspezialist begleitet Panopa Fleet Management den gesamten Bereich von der Einsteuerung über die Wartung bis hin zur Aussteuerung der Flottenfahrzeuge. Dabei beginnen die Aufgaben für den Fleet-Management-Dienstleister meist mit dem Car-Konfigurator. Dort stellt der Dienstwagenberechtigte sein Fahrzeug nach den unternehmensinternen Richtlinien und den eigenen Wünschen zusammen. Panopa Fleet Management sucht im Anschluss die passenden Leasinganbieter heraus und verhandelt die optimale Leasingrate für den Kunden. Im Falle der Re:Sources Germany GmbH werden die Fahrzeuge im Full Service bei drei verschiedenen Leasinggesellschaften geleast. Die Laufzeit beträgt dabei normalerweise 36 Monate, in Ausnahmefällen werden die Fahrzeuge über 48 Monate gehalten. Da die Dienstwagen allein für den Weg zur Arbeit oder zu Kunden benötigt werden und keine Außendienstler im klassischen Sinne damit unterwegs sind, liegt die Referenzrate bei 20.000 Kilometer pro Jahr.

Die Vorgehensweise bei der Suche nach den richtigen Servicemodulen verläuft ähnlich wie die nach dem richtigen Leasinganbieter. „Das Zauberwort ist hier Multi-Bidding. Ein Unternehmen hat nicht mehr nur einen Lieferanten oder einen Leasinganbieter, sondern hat mindestens zwei, drei oder vier verschiedene Anbieter“, erläutert Jan Megow, Abteilungsleiter Panopa Fleet Management, in diesem Zusammenhang. Ein externer Dienstleister könne durch Multi-Bidding, also dem unabhängigen Vergleich verschiedener Angebote, sei dies im Leasing oder bei anderen flottenrelevanten Bausteinen, das beste Preis- Leistungs-Verhältnis herausfiltern.

So hat man sich beispielsweise entschieden, den Bereich Tankkarten aus den Full-Service-Leasingverträgen herauszunehmen. Zuvor waren die Tankkarten in manchen Leasingverträgen mit einkalkuliert. „Wir haben das Tankkartenmanagement wieder rausgenommen und letztendlich diesen Baustein bei uns angesiedelt“, erläutert Michael Hohn, Key Account Manager bei Panopa Fleet Management. Das heißt, Re:Sources hat eigene Rahmenverträge mit dem jeweiligen Anbieter und Panopa Fleet Management übernimmt die anfallenden administrativen Aufgaben. „Dies war letztendlich auch nötig. Denn ohne die entsprechenden Daten von den Tankkarten haben wir auch keine Möglichkeit, die jeweiligen Leasingvertragsanpassungen vorzunehmen. Das ist die Basis der Auswertung dafür“, ergänzt Jan Megow. Für eine solche Auswertung prüft der Flottendienstleister aus Duisburg zweimal im Jahr die Kilometerstände der Fahrzeuge aller betreffenden Agenturen. Im Falle einer Abweichung von der Leasingvereinbarung werden dann Vorschläge für eine Vertragsanpassung gemacht. Nach Ablauf des Leasingzeitraumes leitet Panopa Fleet Management die Rückführung der Fahrzeuge inklusive Begutachtung, Reparatur und Logistik in die Wege.

Auch während der Laufzeit begleitet Panopa Fleet Management die Werbeagenturen mit einem Rundum-Service. Alle Rechnungen und Kosten wie Leasingrate, Reparaturen, Kraftstoffe et cetera laufen bei dem Dienstleister zusammen. Diese werden dann geprüft und in einer einzigen Rechnung dem Kunden zugesandt. Im digitalen Zeitalter ist dies mittlerweile auch in elektronischer Form möglich. Der Datensatz kann dann von der Buchhaltung in das eigene System integriert werden. Diese übersichtliche Form der monatlichen Rechnung schafft Transparenz über die einzelnen Kostenpunkte und reduziert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für die jeweiligen Agenturen.

Schnittstelle im Unternehmen
Wenngleich der eigene Verwaltungsaufwand durch die Abgabe von Kompetenzen an einen externen Dienstleister verringert werden kann – ganz ohne eine unternehmensinterne Schnittstelle – kann ein Fuhrpark dann doch nicht verwaltet werden. „Früher gab es in jeder Agentur einen Mitarbeiter, der den Fuhrpark neben der eigentlichen Tätigkeit mitverwaltet hat. Diesen Mitarbeitern haben wir versucht, Freiraum zu geben, indem sie nur noch die koordinierende Schnittstelle zwischen Unternehmen und dem Fleet Management von Panopa darstellen“, erklärt Ines Nelke, die als Procurement Specialist von Re:Sources mit dem Outsourcing beauftragt wurde.

Die Hauptaufgabe dieser Unternehmensschnittstellen ist vor allem die Einholung von Unterschriften bei der Fahrzeugbestellung. Darüber hinaus gibt Re:Sources die strategischen Vorgaben an den Dienstleister weiter. Alles Weitere übernimmt Panopa Fleet Management. Der Dienstleister ist auch für die Mitarbeiter der Agenturen der erste Ansprechpartner. Dank einer 24-Stunden-Hotline kann der Fahrer eines Dienstfahrzeugs beispielsweise im Falle eines Schadens jederzeit Hilfe anfordern. Auch bei allen anderen Nachfragen bezüglich des Dienstwagens hilft der Flottendienstleister den Agenturmitarbeitern weiter. Dadurch konnten die Fuhrparkverantwortlichen der Agenturen immens entlastet werden, denn meist besteht in Unternehmen in Sachen Fuhrpark ein großer Nachfragebedarf auch außerhalb eines Schadenfalls. „Es ist angenehm, die Probleme abgeben zu können und dem Mitarbeiter zu sagen: Wenn irgendwas ist, dann ruf Panopa Fleet Management an, die kümmern sich darum. Man kann sich der eigentlichen Kernkompetenz widmen“, weiß Michael Laube zu berichten.

Reporting und Nachhaltigkeit
Die Entscheidung, das Fuhrparkmanagement an einen Dienstleister abzugeben, ist eine Grundsatzentscheidung des Unternehmens und daher nicht immer leicht zu treffen. Die Tendenz hin zum Outsourcing sei allerdings steigend, immer mehr Firmen seien bereit, die Verwaltung von Dienstfahrzeugen abzugeben, berichtet Jan Megow. Nicht zuletzt wird diese Entscheidung aufgrund der besseren Kostenübersicht und den vielfachen Reporting-Möglichkeiten gefällt.

Neben der Kostenkontrolle spielt für umweltbewusste Unternehmen beim Reporting auch der Nachhaltigkeitsaspekt eine große Rolle. Um CO2 zielgerichtet einsparen zu können, helfen die genauen Analysen eines Fuhrparkdienstleisters, beispielsweise um die Fahrzeugauswahl des Mitarbeiters zu hinterfragen. Im Falle von Publicis lautet das vom französischen Mutterkonzern ausgegebene interne Ziel, den CO2-Ausstoß auf weniger als 130 Gramm pro Kilometer zu senken. Dennoch sollen alle Mitarbeiter in irgendeiner Form mobil sein und möglichst effizient fahren können. Bei der Realisierung dieser Ansprüche spielen verschiedene Maßnahmen eine Rolle. Zum Beispiel werden Hybrid- und Elektrofahrzeuge verschiedener Hersteller als Poolfahrzeuge in die Flotte integriert. „So haben wir beispielsweise in einigen Agenturen den Toyota Prius als Poolfahrzeug. Eine unserer neuesten Agenturen, die Pixelpark AG, plant jetzt, in Köln und Hamburg jeweils einen Renault ZOE als Poolfahrzeug einzusetzen und auch entsprechend in eine Ladestation an den Gebäuden zu investieren“, berichtet Michael Laube.

Ausblick
Seit Beginn der Zusammenarbeit von Re:Sources und Panopa Fleet Management wurde eine schrittweise Vereinheitlichung des kompletten Fuhrparkmanagements aller Agenturen betrieben. Diesen Prozess möchten die Verantwortlichen auch in weiteren Bereichen ausweiten. Dazu erläutert Ines Nelke: „Wir sind momentan dabei, zusammen mit Panopa Fleet Management die elektronische Führerscheinkotrolle für die Agenturen einzuführen.“ Darüber hinaus wird auch das Schadenmanagement vereinheitlicht.

Die Angleichung der Fuhrparkmanagement- Bereiche aller Agenturen ist angesichts der auf Wachstum ausgerichteten Unternehmensphilosophie eine konsequente Entscheidung. Allein in den letzten drei Jahren sind vier Agenturen mit etwa 800 Mitarbeitern zu dem Agenturnetzwerk neu dazu gekommen, und die Tendenz weist auch in Zukunft in Richtung Wachstum. Durch das einheitliche Fuhrparkmanagement gelang der Integrationsprozess im Bereich Flotte sehr viel leichter. Um die Integration neuer Agenturen zu beschleunigen, hat das Werbeagenturnetzwerk gemeinsam mit Panopa Fleet Management eine einheitliche Vorlage angefertigt, nach der die neuen Flotten besser in die bestehende Fuhrparkstruktur eingefügt werden können. Auch hier zeigt sich, dass ein externes Fuhrparkmanagement Ordnung schaffen kann, gerade wenn komplexe Problemstellungen vorliegen. Insgesamt konnte das angestrebte Ziel, die Fuhrparkverwaltung des Agenturnetzwerks einheitlicher und effizienter zu gestalten, erreicht werden.

 

Re:Sources Germany GmbH

Die Re:Sources Germany GmbH in Düsseldorf ist Teil des weltweit drittgrößten Werbe- und Media- Agenturnetzwerkes Publicis Groupe mit Sitz in Paris. Die Publicis Groupe betreut namhafte internationale und nationale Kunden und Etats und ist mit circa 58.000 Mitarbeitern in 108 Ländern vertreten, so auch an diversen Standorten in Deutschland. Als zentrales Shared Service Center ist Re:Sources Germany für alle administrativen Funktionen (Accounting/Reporting, Financial Operations, Treasury, HR/Payroll, Tax, Procurement, IT und Legal) der deutschen, österreichischen und schweizerischen Agenturen verantwortlich.

 

Panopa Fleet Management

Im Jahr 2000 als interne Fuhrparkabteilung der zu Imperial Logistics International gehörenden Panopa-Gruppe gegründet, hat sich Panopa Fleet Management in nur wenigen Jahren zu einem leistungsstarken Anbieter für die professionelle Betreuung und Verwaltung von Dienstwagenflotten entwickelt. Derzeit managt Panopa Fleet Management die Fahrzeugflotten von mehr als 50 Unternehmen – vom Pkw über Mietfahrzeuge bis hin zu Lkw-Einheiten. Mit einem leistungsstarken Spezialisten-Team werden die Dienstwagenflotten der Kunden auf dem wirtschaftlichsten Stand gehalten.