Flexible Anpassungen

Obwohl Leasingverträge meistens für drei oder mehr Jahre rechtskräftig abgeschlossen werden, kommt es laut dem Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e.V. (VMF) bei circa 50 Prozent der Leasingverträge zu signifikanten Abweichungen der zuvor vertraglich festgelegten Fahrleistungen. Hinzu kommt, dass eine Befragung der Leasinggesellschaften ergab, dass rund 10 bis 30 Prozent der Leasingverträge während der Laufzeit angepasst werden. Doch wie kommt es zu dieser hohen Anzahl an Anpassungen? Ist das Business nicht planungssicher und vorhersehbar? Wie kann es sein, dass ein Außendienstmitarbeiter von einem auf das andere Jahr plötzlich 5.000 Kilometer mehr fahren muss

Die Gründe für die Anpassung der Leasingverträge sind aus Sicht der Fuhrparkverantwortlichen leider kaum vorherzusehen und können aufgrund vieler Ursachen unvermittelt auf den Plan der Verantwortlichen gerufen werden. Was ist zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter wegen einer Erkrankung für längere Zeit ausfällt und dessen Fahrten durch andere Mitarbeiter übernommen werden müssen? Aus diesem Szenario entsteht gleich eine doppelte Belastung für das Verhältnis zwischen Leasinggeber und Leasingnehmer Denn zum einen wird das Fahrzeug im schlechtesten Fall nicht mehr benutzt, weil kein adäquater Ersatz für den erkrankten Fahrer gefunden wird, und zum anderen wird die Laufleistung anderer Fahrzeuge mit zusätzlichen Kilometern belastet, was wiederum eine Überschreitung der Gesamtlaufleistung zur Folge haben kann. Dies ist nur ein Beispiel welches, wenn man es genau betrachtet, gar nicht so abwegig ist und einen jeden Fuhrparkleiter treffen kann. Weitere Gründe für eine Vertragsanpassung können beispielsweise Schwangerschaften und Kündigungen beziehungsweise Entlassungen sein, aber auch langfristige Baustellen und Umleitungen können unter Umständen zu einer deutlichen Steigerung der Laufleistung führen.

Vertrag ist Vertrag
Das lateinische Sprichwort „Pacta sunt servanda“ besagt, dass Verträge einzuhalten sind, und dies sieht auch die Rechtsprechung so. Aber nichtsdestotrotz gibt es unter bestimmten Umständen meist die Möglichkeit, den Leasingvertrag der neuen Situation anzupassen. Dies ist jedoch in erster Linie von der Flexibilität beziehungsweise der Kulanz der Leasinganbieter gegenüber den Kunden abhängig. Denn aus einem mit fester Laufzeit abgeschlossenen Leasingvertrag kann weder Leasinggeber noch Leasingnehmer einfach aussteigen. Sind sich jedoch beide Parteien einig, so steht einer Vertragsanpassung nichts im Weg. Kundenbindung ist dabei ein wichtiges Stichwort, denn was bringt es der Leasinggesellschaft, wenn sich der Kunde nicht wohl oder unfair behandelt fühlt und nach dem Auslaufen des Vertrages einen neuen Leasinganbieter sucht? Es ist also im Interesse beider Parteien, eine praktikable Lösung zu finden, und so kommt es zu den 10 bis 30 Prozent der Vertragsanpassungen.

Anpassungsoptionen
Je nachdem, welche Ursache der Anpassung des Leasingvertrages zugrunde liegt, haben die Leasinganbieter unterschiedliche Optionen, dies umzusetzen. In einigen Fällen, wie zum Beispiel bei Mehr- oder Minderkilometern der Gesamtlaufleistung zum Vertragsende, bedarf es jedoch oftmals keiner gesonderten Anpassung des Vertrages. Differenzen zur Gesamtlaufleistung von 2.000 bis 2.500 Kilometern werden sowohl für das Unter- als auch Überschreiten in den meisten Fällen von den Vertragspartnern beim Vertragsabschluss berücksichtigt und somit beim Erreichen des Vertragsendes nicht erstattet. Ist die Differenz allerdings höher als vereinbart, kann diese durch entsprechende Ausgleichszahlungen neutralisiert werden. Dabei sollte Fuhrparkverantwortlichen klar sein, dass es zwar eine Rückerstattung der Minderkilometer gibt, diese aber in der Regel nicht den zu hoch ausgefallenen Leasingraten gleichzusetzen ist. Hinzu kommt, dass Leasinggesellschaften für Minderkilometer weniger erstatten, als sie für Mehrkilometer in Rechnung stellen. Deshalb sollten die Laufleistungen der Flottenfahrzeuge regelmäßig überprüft werden, um am Ende der Vertragslaufzeit keine „böse“ Überraschung zu erleben.

Wird bei einer solchen Überprüfung eine erhöhte Laufleistung festgestellt, gibt es mehrere Möglichkeiten: Zum einen können zum Beispiel Fahrzeuge mit zu vielen Kilometern gegen Fahrzeuge, die sich unterhalb der vereinbarten Laufleistung befinden, getauscht werden beziehungsweise könnten die Fahrer, wenn möglich, die Touren wechseln. Eine Kompensation der Mehrkilometer ist also bereits in einigen Fällen durch Maßnahmen der Fuhrparkverantwortlichen möglich und sollte als erste Option in Erwägung gezogen werden. Besteht eine solche Möglichkeit nicht, sollte das Gespräch mit dem Leasinganbieter gesucht werden, um alle Optionen zu erörtern. Moderne Managementsoftware und deren Funktionalitäten bringen solche Abweichungen schnell zutage. Dies bestätigt auch Philipp Berg, Leiter Sales & Marketing bei Daimler Fleet Management: „In unserem Online-Reporting der Fuhrparkverwaltung von xFleet (unser Online-Tool für den Kunden) sind die Kilometer-Ausreißer jederzeit auf Abruf ersichtlich, sodass hieraus ein eventueller Handlungsbedarf jederzeit abgeleitet werden kann. Die Mehr-/Minderkilometersätze werden dem Kunden selbstverständlich bereits bei Vertragsschluss kommuniziert. Wir prüfen den individuellen Einzelfall und zeigen auf, welche Variante der Vertragsanpassung die wirtschaftlich sinnvollste Alternative für den Kunden darstellt.“ Es ist also in der heutigen Zeit ein Leichtes, derartige Abweichungen festzustellen und darauf zu reagieren. Dabei sollten Fuhrparkmanager aber auch bedenken, dass trotz der Reportings in Echtzeit nicht immer sofort die Alarmglocken geläutet werden müssen. Denn gerade im Bereich der Mehr- und Minderkilometer können sich Schwankungen über einen längeren Zeitraum erfahrungsgemäß ausgleichen.

Ausreißer werden zumeist in einer regelmäßig stattfindenden Laufleistungsanalyse identifiziert und bleiben verstärkt unter Beobachtung. Dazu gibt es theoretisch tagesaktuelle Anpassungen, empfohlen ist jedoch eine Anpassung erst sechs bis neun Monate vor dem Vertragsende vorzunehmen, sofern diese dann noch notwendig ist. So sehen es die meisten Leasingunternehmen und empfehlen, erst einmal abzuwarten.

Ähnlich verfährt auch Arval, erklärt Klaus Pfeiffer, Commercial Director, Arval Deutschland GmbH: „Arval bietet Vertragsanpassungen proaktiv an. Durch die Erfassung des Kilometerstandes bei Tankungen, Reifenservice oder Inspektionen können wir die voraussichtliche Abweichung zum Vertragsende berechnen. Wir schlagen dem Kunden die Anpassung vor, sobald die voraussichtliche Abweichung größer als zehn Prozent der kalkulierten Gesamtlaufleistung beträgt. Eine erste Anpassung ist frühestens nach zwölf Monaten Laufzeit sinnvoll. Besondere Ereignisse oder Umstände müssen dabei berücksichtigt werden, etwa kürzlich stattgefundene Fahrerwechsel oder krankheitsbedingte Ausfallzeiten. Gegebenenfalls wird Arval auch eine weitere Anpassung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen, immer mit dem Ziel, die Abweichung am Vertragsende möglichst gering zu halten.“

Auch bei der GE Capital kann eine Vertragsanpassung in der Regel kurzfristig, das heißt in einigen Tagen realisiert werden, wenn es notwendig ist. „Weicht die neue Laufzeit-/Laufleistungskombination von den üblichen Werten erheblich ab, müssen Werte separat ermittelt werden, sodass sich diese Frist auch verlängern kann. Um die Übersicht bei der Schlussabrechnung des Leasingvertrages zu behalten, sollte die Anpassung spätestens zwei Monate vor dem regulären Vertragsende erfolgen. Unser kostenpflichtiges Produkt FlexKey ermöglicht eine Anpassung auch noch nach diesem Zeitpunkt“, erklärt Ludger Reffgen, Vertriebsleiter und Mitglied der Geschäftsführung, GE Capital Fleet Services.

LeasePlan ermöglicht den Kunden ebenfalls eine Anpassung des Leasingvertrages im Bedarfsfall. „Ein- bis zweimal jährlich analysieren unsere Kundenbetreuer die Fuhrparks hinsichtlich von Laufleistungsabweichungen. Bei signifikanten Differenzen, wir legen die Grenze bei plus/minus zehn Prozent fest, unterbreiten wir Vorschläge für die Vertragsanpassungen, die mit der neuen Laufleistung den optimalen Austauschzeitpunkt berücksichtigen. Selbstverständlich finden kundenindividuelle Vereinbarungen insbesondere zu maximalen Laufzeiten Beachtung“, verdeutlicht Gunter Glück, Geschäftsleitung Kundenbetreuung und Vertrieb bei LeasePlan Deutschland, und ergänzt: „Anpassungen sind jederzeit möglich. Je nach Kundenwunsch können die Vertragsanpassungen sowohl rückwirkend zum Vertragsbeginn als auch ab einem bestimmten Stichtag erfolgen. Im ersten Fall werden dann auch die neuen Raten rückwirkend zum Vertragsbeginn berechnet oder gutgeschrieben, je nachdem, ob das Fahrzeug erhebliche Mehr- oder deutliche Minderfahrleistungen aufzuweisen hatte.“

Ebenso flexibel und kundenorientiert zeigt sich auch die Volkswagen Leasing GmbH. „Grundsätzlich sind Änderungen sehr kurzfristig möglich. Allerdings müssen diese korrekt kalkuliert werden. Wir bieten dem Kunden auch an, den Vertrag gegebenenfalls rückwirkend zu einem Datum in der Vergangenheit anzupassen beziehungsweise umzuschreiben“, erklärt Gerhard Künne, Sprecher der Geschäftsführung der Volkswagen Leasing GmbH, und hebt hervor: „Die Volkswagen Leasing GmbH bietet vielfältige Möglichkeiten, um dem Kunden bei besonderen Fällen entgegenzukommen. So sind Vertragsumschreibungen auf andere Leasingnehmer sowie Anpassungen des Vertrages aller Art (insbesondere infolge geänderter Nutzungsvoraussetzungen) durch entsprechende Vereinbarung jederzeit möglich. Ebenso können Leasingverträge nach Ablauf von sechs Monaten jederzeit durch schriftliche Aufhebungsvereinbarungen vorzeitig beendet werden.“ Gerhard Künne ergänzt, dass in der Regel Leasingverträge bis maximal drei Monate vor dem vereinbarten Vertragsende ohne Weiteres angepasst werden können. Vertragsverlängerungen sind darüber hinaus auch zu einem späteren Zeitpunkt, gegebenenfalls sogar noch nach Ablauf der ursprünglich vereinbarten Vertragsdauer, möglich.

Anpassungen bezüglich der Laufleistungen und Laufzeit sowie Fahrer, Rechnungsanschriften und Kostenstellen können bei der Athlon Car Lease Germany GmbH & Co. KG jeden Monat, bis drei Monate vor dem eigentlichen Leasingende, vorgenommen werden. Änderungen im Bereich der Versicherung und Kfz-Steuer können jedoch, wie üblich, nur im jährlichen Wechsel erfolgen. Weitere Anpassungen, zum Beispiel der Dienstleistungen wie Versicherung, Tankkarten und Rundfunkbeitrag (GEZ), sind bedingt möglich. Auch die Kundenumschreibung, wenn beispielsweise ein neuer Leasingnehmer den Vertrag vom vorhergehenden Kunden übernimmt, weil dort unter Umständen ein Fahrer das Unternehmen verlassen hat, ist meist problemlos möglich.

Die Kundenbedürfnisse finden natürlich auch bei den Anpassungen der Leasingverträge der Leasinggesellschaft der AutoBank GmbH, Gehör und können praktisch jederzeit angepasst werden. Sven Gibbe, Leiter Kundenbetreuung der Leasinggesellschaft der AutoBank GmbH, verdeutlicht: „Dies gilt sowohl für die Laufzeit als auch die Kilometerleistungen. Als mögliche Optionen bieten wir unseren Kunden ebenso die Verkürzung der Laufzeit oder vorzeitige Vertragsauflösung an. Bei der Berechnung der Mehrund Minderkilometer unterscheiden wir nicht, Basis für die Berechnung ist der Listenpreis des Fahrzeuges.“ Zur Umsetzung von vorzeitigen Vertragsauflösungen ist laut Sven Gibbe ein neues Produkt in Planung.

Individuelle Vereinbarungen zu außerplanmäßigen Rücknahmen sowie Laufzeit- und Laufleistungsanpassungen können bei Business Partner, den Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen der Ford Bank, während der Laufzeit flexibel vorgenommen werden. In der Regel können dabei monatlich die entsprechenden Änderungswünsche berücksichtigt und bei Bedarf neu kalkuliert werden. Die Grenzen bei einer Vertragsanpassung setzen lediglich Rahmenbedingungen. Diese umfassen nur die Mindesthaltedauer, die maximale Kilometerlaufleistung sowie die maximale Laufzeit. Wenn diese Vorgaben nicht überschritten werden, können die Anpassungen unproblematisch umgesetzt werden. Die Mehroder Minderkilometer werden in Abhängigkeit zur unverbindlichen Preisempfehlung (UPE) und den entsprechend kalkulierten Restwertimplikationen festgelegt.

Fazit
Wie man anhand der aufgezählten Beispiele unschwer nachvollziehen kann, gehören Vertragsanpassungen nahezu zum Tagesgeschäft der Leasinggeber. Viele Möglichkeiten, wie zum Beispiel Mehr- oder Minderkilometer, werden bereits beim Vertragsabschluss bedacht und in den Verträgen bis zu einer gewissen Grenze festgehalten. Aber auch bei nicht vorhersehbaren Szenarien, wie der Kündigung eines Fahrers oder der Schwangerschaft einer Fahrerin, zeigen sich die Leasinggesellschaften flexibel und unterstützen ihre Kunden individuell bei der Lösung des Problems. Optionen zur monatlichen Anpassung einiger Vertragsinhalte, wie sie bei einigen Leasinganbietern bereits zum Standardrepertoire gehören, zeigen, dass sich die Anforderungen auch für die Leasinggesellschaften in den letzten Jahren geändert haben. Daraus resultiert auch die Entwicklung von Produkten, die speziell auf die vorzeitige Auflösung der Leasingverträge ausgerichtet sind. Aufgrund der vermehrt auftretenden Ursachen für Vertragsanpassungen wird die Flexibilität der Leasinggesellschaften mit Sicherheit ein Qualitätsmerkmal, auf welches Fuhrparkleiter in Zukunft mehr achten. Denn was nutzt der perfekte Full-Service-Leasing-Vertrag, wenn kein Fahrer das Fahrzeug bewegt.