Kosten einsparen

Schon in kleinen Flotten fallen eine Vielzahl von Rechnungen an. Je nach Organisation, Struktur und Fuhrparkgröße kann es hier von Vorteil sein, dass die in Rechnung gestellten Beiträge durch einen externen Rechnungsprüfer überprüft werden. Egal ob eine nochmalige Prüfung unternehmensintern oder -extern durchgeführt wird, sind hier umfangreiche technische Grundverständnisse sowie exakte und zuverlässige fahrzeugspezifische und herstellerkonforme Daten notwendig, um eine Rechnung fachlich korrekt zu prüfen. Somit sollte im Vorhinein geklärt werden, ob das Unternehmen über die Ressourcen verfügt, die Rechnungen intern prüfen zu lassen, oder ob es die Mitarbeiter anderweitig effektiver einsetzen kann. Grundlegend ist dabei zu verstehen, dass die Rechnungsprüfung nicht als Kostenfaktor, sondern als Prozess- und Kostenoptimierung verstanden werden soll. Denn die Kosten für eine Rechnungsprüfung werden oftmals allein durch die erzielten Einsparungen mehr als ausreichend abgedeckt.

„Über die gesamte Laufzeit eines Fahrzeuges stehen deren Besitzer häufig vor der Herausforderung, die anfallenden Kosten aus den Bereichen Service-, Verschleiß-, Räder und Reifenarbeiten sowie Schadensinstandsetzungen in Ihrer Konformität nach Fahrzeughersteller Vorgabe, zu überwachen und prüfen.“ Die Entscheidung, eine Rechnungsprüfung an einen externen Dienstleister abzugeben, wird in den meisten Fällen durch zu hohe interne Kosten im Bereich der Recherchearbeiten ausgelöst. Wie eingangs beschrieben, sollte die Rechnungsprüfung immer in Bezug zu den möglichen Einsparungen kalkuliert werden: „Die entscheidende Frage ist, ob der Fuhrparkmanager vorhandene Ressourcen durch den Zukauf einer externen Dienstleistung anderweitig effektiver einsetzen kann. Dadurch begründet sich in den meisten Fällen die Entscheidung für eine externe Rechnungsprüfung“, erläutert Christian Bergmann, Director Sales Fleet & Leasing bei der TecAlliance GmbH.

Doch wie kann der Fuhrparkleiter durch die Rechnungsprüfung Einsparpotenziale freisetzen? Ein Großteil des Potenzials ist bereits in der Freigabe von Karosserie-, Reparatur- und Wartungsaufträgen zu finden. Hier werden Kostenvoranschläge bereits im Rahmen der Freigabe detailliert überprüft, wodurch nicht nur die Werkstatt eine verbindliche Freigabe vor Reparaturbeginn, sondern auch der Flottenmanager einen mit der Werkstatt abgestimmten Kostenvoranschlag bekommt. Bei Control€xpert erfolgt dieser Prozess durch die Kommunikationsplattform „PostMaster®“, welche Schaden- und Wartungsvorgänge direkt von der Werkstatt an den Flottenbetreiber digital versendet. Dadurch wird die Abwicklung von Reparaturen deutlich verschlankt. Die systematische Überprüfung aller Rechnungen verbessert langfristig die Zusammenarbeit mit den Werkstätten und erspart dem Fuhrpark damit überhöhte Rechnungen. Für den Fuhrparkleiter ergeben sich dadurch nicht nur eine effiziente Verwaltung, sondern auch finanzielle Entlastungen: „Insbesondere durch die detaillierte Überprüfung von Kostenvoranschlägen vor Reparaturbeginn können vor allem in den Bereichen von Garantie und Kulanz häufig mehrere Hundert Euro pro Vorgang eingespart werden“, weiß Philipp Haac, Leiter FleetControl bei der Control€xpert GmbH, zu berichten.

Wer die Rechnungsprüfung dann an einen Spezialisten herausgibt, erhält bei den von Flottenmanagement befragten Unternehmen fundierte Leistungen von hochqualifizierten Mitarbeitern aus den Bereichen Kfz-Wesen, Betriebswirtschaft, IT und Management, darunter Juristen, Sachverständige, Diplom-Ingenieure und -Informatiker. Zudem können sie auf automatisierte Verfahren und umfangreiche Datenbanken mit Fahrzeugdaten, Zubehör, Werkstattkosten et cetera zugreifen. Ein weiterer Gewinn für den Fuhrparkmanager ist die Aufbereitung der Daten für die eigene Buchhaltung, während er jederzeit vollen Zugriff darauf behält, sowie die Messbarkeit des Erfolges über entsprechende Reporting-Funktionen.

Bei expert automotive ist die Rechnungsprüfung selbst modular aufgebaut und läuft in folgenden Schritten ab:
1. Dokumenteneingang (Originalrechnung, bereits gescannte Dokumente),
2. Scanning/OCR-Verfahren zum automatisierten Auslesen der Rechnungsdaten,
3. Zuordnung der Rechnungspositionen auf Fahrzeuge,
4. Zuordnung der Rechnungspositionen auf Fahrzeugteile und Ursache (Gewalt, Verschleiß etc.),
5. Kontierung und automatische Zuordnung zum Sachkonto des Kunden,
6. Automatisierte Prüfung der Rechnung (steuerlich, rechnerisch, sachlich, technisch) anhand von Reparaturhistorie, Reparaturbeauftragungsdaten, Lieferantenkondition, Benchmark- Daten, IT-gestützte Regelwerke sowie eine Expertenprüfung durch technische Mitarbeiter,
7. Bearbeitung von Beanstandung inklusive BeBegründung der Reklamation, Kommunikation mit Werkstätten und Herstellern, Tracking der Reaktionen und Gutschriftseingänge,
8. Zahlungsmanagement,
9. Übergabe der Rechnungsdaten an die Kundenbuchhaltung und als letzten Schritt das Standard-/ Kundenreporting. „Die Vorteile bei der Nutzung aller oder einzelner Module zeigen sich darin, dass alles in professionellen und effizienten Prozessen abläuft, die durch die Mengenbündelung entsprechend optimiert sind“, erläutert Dipl.-Ing. Benno Aul, Leiter Technik, Vertrieb und Produktentwicklung bei der expert automotive GmbH. Er garantiert zudem Revisionssicherheit vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an die Buchhaltungssysteme der Kunden.

Wer seine Rechnungen nicht herausgeben, aber dennoch eine Kontrollmöglichkeit haben möchte, dem steht mit verschiedenen webbasierten Softwares der TecAlliance eine Alternative zur Verfügung. Durch den Einsatz der Abwicklungsplattform TecCONTROL wird eine herstellerkonforme Erfassung der Werkstattaufträge sichergestellt. „Gestützt durch die Herstellervorgaben in Verbindung mit den individuellen Regelwerken und Konditionsvorgaben der Flottenmanager und der elektronischen Akte des jeweiligen Fahrzeugs wird ein elektronischer Freigabeprozess realisiert. Adaptiert mit dem elektronischen Abrechnungsprozess und der Clearing-House-Dienstleistung von TecAlliance ist lediglich noch ein Abgleich des Rechnungsbetrages sowie das Auslösen der Zahlung notwendig“, erklärt Christian Bergmann. Bei kleinen bis mittelgroßen Fuhrparks, die abseits von TecCONTROL ihre Rechnungen prüfen wollen, lohnt sich ein Blick auf TecAUDIT. Hiermit können Fuhrparkbetreiber ihre Rechnungen manuell hinsichtlich Fahrzeugherstellervorgaben und Plausibilität prüfen. Dabei werden die Einzelpositionen anhand von Arbeitszeiten (Arbeitspositionsnummer und Stunden), Teilen (Teilenummer, Anzahl und Preis) sowie der Kalkulation mit oder ohne Verbundarbeitszeit analysiert.

In einigen Worten fasst Philipp Haac, Leiter FleetControl bei der Control€xpert GmbH, den Nutzen der Rechnungsprüfung über externe Dienstleister zusammen: „Der Schlüssel zur effektiven Rechnungsprüfung ist die automatisierte Prüfung gegen Herstellervorgaben, Werkstattkonditionen und Fahrzeughistorie. Dabei spiegeln sich die Erfahrung Millionen geprüfter Rechnungen in unseren Regelwerken wider, die wir seit 2002 bei der Rechnungsprüfung sammeln konnten. Mit mehr als drei Millionen geprüfter Kostenvoranschläge, Rechnungen und Gutachten im Jahr setzen wir Standards im Versicherungs- und Flottenbereich. Zudem bietet der Einsatz des PostMaster® nicht nur dem Flottenbetreiber Vorteile, sondern sorgt vor allem auf Werkstattseite für standardisierte Prozesse mit Großkunden, verbindliche Reparaturfreigaben und eine beschleunigte Bezahlung.“