GPS-Ortung, Telematik, Abrechnungen, „pay as you drive“, Datenschutz?

Aktuell sind rund zwölf Prozent aller Firmenfahrzeuge ab einer Fuhrparkgröße von zehn Fahrzeugen mit GPS-Ortungs- und Telematik-Systemen ausgestattet. In der Branche Transport/Logistik sind es etwa 22 Prozent, wobei die größeren Flotten ab 80 Fahrzeugen zu über 80 Prozent ausgerüstet sind. Der Markt wächst. Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich damit. Die Motivation für die „transparente Flotte“ ist in der Geschäftsprozess- und Touren-Optimierung begründet. Nachhaltige Einsparungen in Höhe von zwölf bis 15 Prozent sind empirisch belegt. Der ROI ist außerordentlich hoch. Amortisationszeiten von ein bis drei Monaten sind üblich. Effekte durch Prozessoptimierung und „Eco/Öko/Safety-Fahren“ aufgrund von „Driver Behavior Sensoren“ sind darin noch nicht enthalten. Hiermit sind weitere vier bis acht Prozent Einsparungen der Kosten für Reifen, Bremsen, Diesel und Inspektionen realistisch. Statistisch: Von 100 Fahrzeugen könnten 15 bis 20 kostenlos betrieben werden!

„Dürfen wir GPS-Ortung überhaupt?“, diese Frage wird in jedem Gespräch gestellt. Oft herrscht gesundes Halbwissen. Die Rechtsgrundlagen sind jedoch klar. Grundsätzlich unterliegt der Aufenthaltsort einer Person dem Datenschutz. Wo sich Mitarbeiter/innen mit den Firmenfahrzeugen aufhalten, sind personenbezogene Informationen. Sofern jedoch ein berechtigtes Interesse zur Erhebung dieser Daten vorliegt, um daraufhin abrechnen zu können oder zu müssen, ist dies zulässig – wie Rapportzettel im Handwerk. Anderenfalls müssten Zeiterfassungssysteme in stationären Betrieben demontiert werden, damit keine Erfassung von „Kommen/Gehen“ erfolgen kann, da dies auch eine Feststellung des Aufenthaltsorts ist. Ein Service-, Handels- oder Handwerksbetrieb muss seine Leistungen von „Kommen/ Gehen“ zuverlässig und mobil erfassen können, um diese verursachungsgerecht abzurechnen. Im Facility Management geht dies noch weiter, denn es ist die Art der Tätigkeit aufzuschreiben, um die Umlagen überhaupt abrechnen zu können. Nach den Arbeitsgesetzen sind die Mitarbeiter bei Anruf verpflichtet, wahrheitsgemäß den Standort bekanntzugeben. Darüber hinaus muss der Mitarbeiter aufschreiben, wo er wann wie lange war. Folglich dürfen diese Daten auch per GPS-Ortung automatisch erhoben werden. Der Unternehmer darf stets informiert sein, wo sich seine Firmenfahrzeuge befinden, um diese disponieren zu können. Die gewonnenen Daten dürfen so lange gespeichert werden, wie beidseitige Ansprüche zwischen Kunden und Firma noch nicht verjährt sind und deswegen Rückfragen zu Abrechnungen zu erwarten sind. Klar ist, dass die Mitarbeiter über Zweck, Verarbeitung und Nutzung der GPSDaten-GPSDaten informiert werden müssen. Erforderlich sind auch eine Konzeption zur Datenlöschung sowie ein Datenschutzbeauftragter. Soweit der einfache Standard.

Bei elektronischen Flotten-Fahrtenbüchern in Fuhrparks, in denen auch Privatnutzungen erlaubt sind, wird es spannend. Dienstfahrten sind aufzuzeichnen, da das Finanzamt den geschäftlichen Nachweis zu Route, Kilometer, Zeiten und Grund verlangt. Inzwischen auch nach GDPdU. Bei Privatfahrten dürfen keinerlei Trackpunkte entstehen und übermittelt werden! Viele Anbieter blenden Privatfahrten nicht oder nur für die Kundenansicht aus. Das ist ein Verstoß gegen Datenschutzgesetze mit etwaigen Folgen. Eine Vereinbarung nach § 11 BDSG sowie Verpflichtung zu Server-Standorten in Deutschland sollte mit dem Anbieter getroffen werden und sicherheitshalber mit Software-ESCROW. Das EU-Recht ist zwar gut, aber aktuell sind Server in Großbritannien eher nicht empfehlenswert.

Noch anspruchsvoller ist Insurance Telematics und Dokumentation des Fahrverhaltens. Anhand von 3G/3D-Sensoren werden die G-Kräfte bei Brems-, Beschleunigungs- und Lenkmanövern ausgewertet. Hitlisten können für Bonus- Malus-Berichte verwendet werden, um günstige Versicherungsprämien und Betriebskosteneinsparungen zu erzielen. Diese Daten gehen über GPS-Ortung für Arbeitszeit- und Fahrtenbucherfassung hinaus und eine detaillierte Konzeption zum Datenschutz ist zu erarbeiten.

Ulric E.J. Rechtsteiner
AREALCONTROL GmbH, Stuttgart