Professioneller Workflow

Der in aller Regel mindestens zweimal jährlich notwendige Reifenwechsel ist im Fuhrpark für Fahrer und Fuhrparkleiter mit erheblichem Aufwand verbunden. Ist das Fahrzeug geleast, übernimmt oft der Leasinggeber die Kommunikation mit den Fahrern – wenn das entsprechende Modul zugebucht wurde. Es gibt aber auch zahlreiche freie Reifendienstleister mit umfangreichem Service, die den Fuhrparkleiter hier entlasten können.

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Die zweimal jährliche Umrüstung auf Sommerbeziehungsweise Winterreifen ist in fast allen Fuhrparks aus sicherheitstechnischer Sicht erfreulicher Standard. Doch die Terminabstimmung, die rechtzeitige Erinnerung und das generelle Handling nehmen viel Zeit auch des Fuhrparkleiters in Anspruch. Viele Fahrer warten eben gern auf den ersten Schnee, um dann ganz erschreckt festzustellen, dass man mit Sommerreifen darauf rutscht. Besonders bei Privatfahrzeugen ist diese Verhaltensweise ausgeprägt, weshalb bei den ersten Schneeflocken dann die Reifenwechsler sehr schnell sehr ausgebucht sind. Ein regelmäßiger, rechtzeitiger, wetterunabhängiger Reifenwechsel ist daher besonders für Fuhrparks zu empfehlen – der Mitarbeiter soll ja stets sicher unterwegs sein und auch nicht unnötig beim Reifendienstleister in der Warteschlange stehen.

Damit der Dienstwagenfahrer seinen Reifenwechsel nicht verpasst, übernehmen die Reifenhandelsgesellschaften, oft auch in Kooperation mit den Leasinggesellschaften (wenn das Modul „Reifen“ zugebucht wurde), die regelmäßige Erinnerung über SMS, E-Mail, Telefon oder auch Telefax. Dies zwar nicht ganz uneigennützig, schließlich gilt es hier ja, Stammkunden zu halten – aber dennoch praktisch für den Fuhrparkleiter; kann er doch einen Teil seiner Aufgaben an den Dienstleister abgeben. Gleichzeitig mit dem Wechsel liefert der Reifendienstleister auch meist noch den Reifenersatz – im Rahmen der von Leasinggeber oder Unternehmen vorgegebenen Parameter. Viele Anbieter übernehmen dabei auch gleich den Wintercheck (beispielsweise die Überprüfung der Batterie), Ölwechsel, die Kontrolle von Bremsen oder auch gleich die Inspektion nach Herstellervorgaben.

Auf den folgenden Seiten haben wir zum einen eine Übersicht ausgewählter Leasinggesellschaften, die die Fahrerdirektkommunikation zum Reifenersatz übernehmen. Dabei ist hier die regelmäßige Erinnerung der Dienstwagenfahrer über SMS oder E-Mail noch kein Standard, lediglich GE Capital, Leaseplan, und Sixt bieten das derzeit an. Eher wird hier noch der Fuhrparkleiter zweimal jährlich erinnert – dieser sollte das als Profi aber ohnehin auf seiner persönlichen Wiedervorlage haben.

Wesentlich ausgefeilter sind die Programme der reinen Reifendienstleister, mit denen die Leasinggesellschaften optional natürlich auch zusammenarbeiten. Diese haben wir in unserer zweiten Tabelle gegenübergestellt. Zusätzliches Personal in Spitzenzeiten gehört bei allen Reifenprofis ebenso zum Standard wie die längeren Öffnungszeiten während der heißen Umrüstphasen, Reifeneinlagerung, Reifenreparatur, Felgenreparatur (mit einigen Einschränkungen) oder der Ersatzbereifung für Transporter. Größere Unterschiede gibt es da schon eher bei der Servicetiefe der weiteren Dienstleistungen, die von Wintercheck, Ölwechsel, Smartrepair oder Achsvermessung bis hin zur vollen Inspektion nach Herstellervorgaben reicht.

Lieferzeiten
Jeder Fahrer will natürlich seinen persönlichen Lieblingsreifen auf seinem Dienstfahrzeug haben, und auch seitens der Fuhrparkleitung gibt es immer mehr Vorschriften, die von Mindestanforderungen bei den Werten des Reifenlabels bis hin zu speziellen Markenvorgaben reichen. Wichtig ist es also, dass der Dienstleister möglichst viele Reifen vorrätig hat oder diese zumindest schnell bereitstellen kann. Wird rechtzeitig vorher terminiert und dabei der Reifenwunsch mitgeteilt, gibt es in der Regel keine Probleme, den Wunschreifen zu erhalten. Viele Anbieter haben große Lagerbestände vor Ort verfügbar oder stellen die gewünschten Reifen innerhalb von 24 oder spätestens 48 Stunden zur Verfügung. Was aber durchaus eine lange Zeit sein kann, wenn man nicht rechtzeitig wechselt und vom ersten Schnee überrascht wird.

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Fahrer-Direktkommunikation
Wie bereits erwähnt ist die direkte Kommunikation mit den Dienstwagennutzern zur Terminerinnerung und –vereinbarung fast schon Standard. Immer mehr verschiebt sich dies inzwischen auch in das Internet. Roland Lehr von A.T.U weist darauf hin, schon seit 2006 Online-Terminvereinbarungen anzubieten. Wobei das Thema „online“ inhaltlich noch viel mehr hergibt, als die bloße Terminvereinbarung. So bieten die Driver Fleet Solution ebenso wie EFR, Pneuhage oder Servicequadrat auch Online-Freigaben beziehungsweise Online-Rechnungen an, was den Workflow deutlich vereinfacht. Carsten Fischer von Euromaster verweist auf den Online-Terminplaner, der von Euromaster immer weiter ausgebaut wird. Auch First Stop, Pneuhage, REIFF, Pit-Stop, Servicequadrat und Vergölst bieten die praktische Terminierung über ihr jeweiliges Online-Tool an, mittels dem dann idealerweise der Fahrer selbst einen Termin mit der für ihn am besten erreichbaren Filiale vereinbaren kann.

Die Reifendienstleister müssen immer zweigleisig kommunizieren: Einerseits mit dem Fuhrparkleiter, was Freigaben oder Reifenwechsel- Erinnerungen betrifft, andererseits aber auch mit den Fahrern direkt zur Terminabstimmung. Idealerweise haben dann alle Parteien einen Zugriff auf den gemeinsamen Terminkalender, damit auch eventuell noch für die Umrüstung überfällige Fahrzeuge identifiziert werden können. A.T.U kommuniziert dabei direkt mit dem Fuhrparkleiter, die Filialen sprechen dann mit den jeweiligen Fahrern. Euromaster nutzt neben Erinnerungs-Mailings auch eine eigene VIP-Hotline für die Flottenkunden. Servicequadrat oder Vergölst bieten nahezu jedes Medium der proaktiven Kommunikation auf Wunsch an.

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