total cost of travel

Zeit ist Geld – dieser alte Spruch gilt natürlich auch für den dienstreisenden Mitarbeiter. Das günstige Hotel auf der „falschen Seite“ der Stadt, also weit weg von dem Geschäftstermin, wird ganz schnell teuer, wenn man die Reisekosten (oft das Taxi) und vor allem die Fahrtzeit durch die Stadt – womöglich im Berufsverkehr – mit dazurechnet. Überhaupt, die Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel in großen Städten sind ein relevanter Punkt: Ist doch in der Großstadt die U-Bahn meist nicht nur viel preisgünstiger, sondern obendrein noch schneller als das Taxi. Die Anbindung beziehungsweise Lage des Hotels ist natürlich auch wichtig für die Gesamtkalkulation der Dienstreise: Fliegt der Mitarbeiter zum Termin, können die Taxikosten schnell teurer werden als das Hotel selbst. Auch hier ist es also wie beim Kauf von Immobilien: Nur drei Dinge zählen wirklich: Lage, Lage und Lage.

Es sind oft die Nebenkosten, die die Dienstreise so richtig teuer machen. Reist der Mitarbeiter mit dem Auto an, lohnt sich ein Blick auf die Parkplatzkosten. In Amsterdam-Zentrum beispielsweise gibt es fast kein Hotel, das nicht satte 50 Euro pro Tag für den Parkplatz berechnet. Wenige Minuten außerhalb und hervorragend öffentlich angebunden gibt es dafür schon fast das Hotel inklusive Parkplatz.

Eine Inlands-Flatrate auch für das Internet ist inzwischen Standard. Im Ausland kann das Surfen und E-Mail-Lesen aber schnell teuer werden. Daher sollten auch die Internetkosten im Hotel mit in die Kalkulation einbezogen werden. Viele Hotels haben inzwischen kostenfreies WiFi, andere jedoch nehmen noch immer bis zu vierzig Euro pro Tag für die Internetanbindung.

Leider kann der Reisemanager in den gängigen Buchungssystemen noch nicht die Gesamtkosten der Reise einfach vergleichen, unter Berücksichtigung der gewünschten Optionen. Zwar gibt es Webseiten und auch Apps, in denen die Reisekosten – und inzwischen auch die CO₂-Werte – von der Firma bis zum Zielort zwischen beispielsweise Auto, Flugzeug und Bahn verglichen werden, aber die individuellen Variablen wie Zeit, Transportkosten und -zeiten von Flughafen zu Hotel oder von Hotel zum Termin und zurück werden dabei (noch) nicht berücksichtigt. Daher entscheiden sich noch immer viele Travel-Manager dafür, nur auf die Kosten der größten Einzelpositionen wie Flugkosten oder Hotelpreis zu fokussieren – und zahlen am Ende vielleicht sogar drauf.

Eine Alternative könnte es sein, ein Gesamtbudget für den Mitarbeiter vorzugeben, der dann alle Einzelpositionen erfasst (siehe unsere kleine Checkliste). Dann kann der Mitarbeiter selbst im Rahmen des Budgets das Hotel und das geeignete Transportmittel wählen – und hat damit auch noch gleich einen Motivationsbonus. Denn bekanntlich sind ja nicht alle Mitarbeiter gleich: Der eine möchte vielleicht zwischen den Terminen oder abends in einem Café in der Stadt entspannen, dem anderen ist eine kleine Wellness-Oase mit Sauna und Whirlpool zum Entspannen lieber. Der Preis mag für beides gleich sein – für den jeweiligen Mitarbeiter ist es aber sicher ein bedeutender Unterschied, wo er untergebracht wird. Auch nicht zu vergessen sind die Bonusprogramme der Hotels: Womöglich hat der Mitarbeiter seine Präferenzen auch bei den Bonusprogrammen und erzielt dadurch zum einen für sich selbst kostenfreie Upgrades (Motivation), die dann teilweise auch freies Internet oder andere Extras beinhalten, bei denen das Unternehmen wiederum Geld spart.

 

Checkliste für die Hotelwahl
Bei Anreise mit dem Flugzeug:
- Leichte Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Entfernung zum Flughafen (Taxikosten, Zeit)

Bei Anreise mit dem Auto:
- Leichte Erreichbarkeit von der Autobahn
- Kosten für den Parkplatz
- Parkplatz im/am Hotel oder separat

Allgemein:
- Entfernung zu den Terminen vor Ort (Taxikosten, Zeit)
- Kosten für Internetnutzung
- Freies Internet nur im öffentlichen Bereich oder auch bequem im Zimmer
- Bei Bedarf Early-Check-in und/oder Late-Check-out möglich
- Raucher- bzw. Nichtraucher-Zimmer garantiert
- Gewünschte Bettengröße (beispielsweise französisches Bett) verfügbar
- Frühstückszeiten passen zu den Terminen

Nach individuellem Geschmack des Dienstreisenden:
- Zentrumsnahe Lage
- Wellnessbereich vorhanden und kostenfrei
- Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe