Pflicht ist Pflicht

Regulierungswut oder Sicherheitsdenken – wie man es auch betrachten will, der Digitale Tachograph gehört zu den mehr oder weniger leidigen Pflichten eines Fuhrparkunternehmers mit Nutzfahrzeugen. Denn ließ sich die analoge Variante, der Fahrtenschreiber mit Tachoscheibe, noch eher lax nutzen und leicht manipulieren, gelten beim Digitalen Tachographen strenge, europaweit zu beachtende und überwachte Regelungen. Manipulationen sollen ebenfalls quasi unmöglich sein.

Bestellt der Unternehmer den 2,8 t-Kastenwagen mit Anhängerkupplung, so benötigt er zwingend auch einen Digitalen Tachographen, denn damit überschreitet er die 3,5 t-Grenze, ab der der Tachograph Pflicht ist. Auch bei Fahrzeugen mit mehr als neun Sitzplätzen ist der Tachograph obligatorisch. Damit geraten Fuhrparkleiter und Fahrer in einen Kreislauf an notwendigen Aufgaben.

Karlheinz Nestl, Leitung Vertrieb bei der avus-Services GmbH, weist darauf hin, dass für den Unternehmer die gesetzliche Pflicht besteht, das Fahrpersonal und alle, die im Unternehmen mit dem Tachographen zu tun haben, in die Bedienung desselben einzuweisen.

Jeder Fahrer eines solchen Nutz- oder Personentransportfahrzeugs braucht eine Fahrerkarte, die die Arbeitszeit mit Lenkzeiten und die Pausenzeiten registriert. Diese muss spätestens nach 28 Tagen ausgelesen werden, eine Mitführpflicht besteht für die Daten des laufenden Tages sowie der letzten 28 Tage. „Ich empfehle sogar das wöchentliche Auslesen, um Planungssicherheit zu erhalten. Dann erkennt man, ob die Arbeitszeit gemäß §21a des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden kann, beziehungsweise man ist in der Lage rechtzeitig einzugreifen”, so Roland Pangritz vom Logistik- Software-Berater LEG. 

Die im Fahrtenschreiber gespeicherten Daten müssen spätestens nach 92 Kalendertagen mit dem Downloadkey aus dem Massenspeicher gelesen und verschlüsselt auf zwei getrennten elektronischen Datenträgern gespeichert werden. Darauf werden die tätigkeitsbezogen Daten des Fahrers gespeichert sowie die gefahrenen Geschwindigkeiten der letzten 24 Stunden. Darüber hinaus lassen sich sonstige Arbeitstätigkeiten manuell eingeben und damit auch die Auswertungen für Zwecke zum Beispiel der Arbeitszeiterfassung verwenden. An 183 DEKRA-Stationen deutschlandweit können sowohl Karten als auch Massenspeicher gesetzeskonform und sicher ausgelesen werden.

Neben dem Archivieren (für ein Jahr, anschließend müssen die Daten bis spätestens zum 31.3. des Folgejahres vernichtet werden) obliegt dem Unternehmer zudem die Pflicht, die Daten auszuwerten und dem Fahrer zur Verfügung zu stellen, beziehungsweise ihn auf Verstöße gegen die Sozialgesetzgebung aufmerksam zu machen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, damit sich die Verstöße nicht wiederholen, aber auch, um der eigenen Halterverantwortung nachzukommen. Auf Anforderung müssen die Daten den Behörden (Bundesamt für Güterverkehr) ausgehändigt werden. Entsprechende Hard- und Software wie zum Beispiel der Downloadkey, der eine Übertragung der Daten auf den PC per USB-Schnittstelle ermöglicht, oder ein Auslesegerät wird teils auch in Paketen angeboten. Die Auswertung der Daten erfordert eine entsprechende Software im Unternehmen oder die Inanspruchnahme eines erfahrenen externen Dienstleisters mit webbasierten Lösungen (s. Kasten).

Des Weiteren gehören zu einem Digitalen Tachographen eine Unternehmenskarte, eine Werkstattkarte für die einbauende und/oder wartende Werkstatt (alle zwei Jahre muss der Tachograph überprüft, neu justiert und die Batterien ausgetauscht werden) sowie eine Behördenkarte. Bei Mietfahrzeugen müssen sowohl das mietende als auch das vermietende Unternehmen im Besitz einer Unternehmenskarte sein. Die Fahrerkarte gilt fünf Jahre lang, sechs Monate bis fünfzehn Tage vor Ablauf der Zeit muss eine neue beantragt werden. Der Digitale Tachograph gehört zu den notwendigen, weil gesetzlich vorgeschriebenen Übeln im Fuhrparkalltag. Dank vieler technischer Hilfsmittel und einiger Dienstleister ergeben sich hierdurch sogar Möglichkeiten, an die Auswertungen weitere effiziente Planungen und Dispositionen zu knüpfen.