Umfassend geprüft

Ein Gebäudekomplex mit geschwungener Linienführung in der unmittelbaren Nähe des Rheins beherbergt die Zentrale der COMPASS Private Pflegeberatung GmbH in Köln. Die Cologne Oval Offices, so der Name dieses lebendigen Bauwerkes, sollen ein durchdachtes, ökologisches Konzept und ein effektiv nutzbares Innenleben zu einem inspirierenden Ganzen zusammenfügen. Als Inspiration kann man auch die Überlegungen des Gesetzgebers zu Ansprüchen auf Pflegeberatung bezeichnen, die bereits ein gutes halbes Jahr vor Inkrafttreten der gesetzlichen Grundlagen 2009 zur Gründung der COMPASS Private Pflegeberatung als Tochter des PKV-Verbandes führten.

Mit 200 Fahrzeugen sind Pflegeberater deutschlandweit für Ratsuchende in einer Pflegesituation oder im Vorfeld der Pflegebedürftigkeit unterwegs. Herr über diesen fast ausschließlich aus Ford Fiesta und Opel Corsa bestehenden Fuhrpark ist Jürgen Haustein. Als Fuhrparkleiter stellt er ausschließlich Pflegeberatern im Außendienst einen in Ausstattung identischen Kleinwagen zur Verfügung. Eigentlich müsste das umfassende Leistungspaket der im Full-Service-Leasing mit einer jährlichen Laufleistung von etwa 30.000 Kilometer laufenden Fahrzeuge aus dem B-Segment keine Wünsche des Fuhrparkleiters offenlassen. Doch wären da nicht die Pflichten eines Halters bezüglich der Prüfung auf den betriebssicheren Zustand des Dienstwagens (UVV) und die mindestens halbjährliche Führerscheinkontrolle bei den Dienstwagennutzern.

Bereits seit Oktober 2009 hat das junge Unternehmen mit der Technology Content Services GmbH (TCS) einen Partner an der Hand, der es bei der Wahrnehmung seiner Pflichten unterstützt. Ausgangspunkt für diese Zusammenarbeit war der Kontakt über eine Unternehmensberatung. Neben dem Konzept der unter der Marke e-flotte ® laufenden Leistungen hat insbesondere die Kooperation mit Euromaster gefallen: „Für unseren Ablauf war es wichtig, dass wir auch nach 16 Uhr und samstags ohne Einschränkungen die Kontrollen durchführen lassen können. Passenderweise befinden sich die e-flotte®-Terminals, an denen die Führerscheine kontrolliert werden, bundesweit in über 330 Euromasterservicecentern, einem Unternehmen, dem wir bereits den Reifenservice unserer Pkw anvertrauen“, erklärt Jürgen Haustein. Zusätzliche Zeitersparnis könnte in der Tat die Koppelung von Reifenservice und Führerscheinkontrolle bringen, der Dienstwagenberechtigte kann so beim halbjährlichen Reifenwechsel auch gleich den Besitz der Fahrerlaubnis dokumentieren. Doch so würden für die Mitarbeiter die Zeiten für die Führerscheinkontrolle vorhersehbar.

Kontrollorgan
Seit mehr als drei Jahren steht die Technology Content Services GmbH mit Rat und Tat der COMPASS Pflegeberatung bei allen Fragen rund um die Halterpflichten zur Seite. Dabei hat sich ein fast schon freundschaftliches Miteinander entwickelt, was natürlich auch der Arbeit zugutekommt. Mehrmals im Jahr, besonders in den Peakzeiten der Führerscheinkontrollen und UVV-Prüfung, steht Jürgen Haustein mit seiner persönlichen Ansprechpartnerin, Gabriele Ringer, in Kontakt: „Noch bevor TCS eine E-Mail- Benachrichtigung zur anstehenden Prüfung an unsere Mitarbeiter in der Pflegeberatung verschickt, versuchen wir zusammen mit Frau Ringer einen günstigen Termin zu finden. Beispielsweise können wir so auch neue Mitarbeiter gleich nach ihrem Einstieg ins Unternehmen in die Führerscheinkontrolle einbeziehen. Auf diese Weise vermeiden wir einen zweiten Durchlauf eigens für die neuen Mitarbeiter“, stellt Jürgen Haustein positiv heraus.

Die Ersterfassung ist in diesem Prozess eine der komplexesten Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Neben dem Namen, möglichen Titeln, der Anrede und der firmeninternen E-Mail-Adresse werden seitens der Technology Content Services keine weiteren persönlichen Daten benötigt. Zudem steht mit der umfangreichen Verpflichtungserklärung der Marke e-flotte® zum Thema Datenschutz und Datensicherheit auf Basis der von der TÜV Rheinland Group erstellten Auftragsdatenschutzrichtlinien (ADV) ein weiterer Schutz der sensiblen Daten bereit: „Bereits in ersten Gesprächen legen wir sauber dar, wie Datenflüsse ablaufen. Dabei klären wir unseren Kunden darüber auf, wo welche Daten gespeichert werden, und klären ab, wer von Auftraggeberseite Zugriff hat. Daneben beantworten wir vorbehaltlos alle Fragen der firmeneigenen Datenschützer und Betriebsräte. Seitens der e-flotte®-Geschäftsführung können wir rechtsverbindliche Auskünfte geben“, so Niels Krüger, Geschäftsführer der TCS GmbH. Persönliche und fahrzeugbezogene Daten sowie die Postleitzahl des Fahrzeugnutzers – zur Lokalisierung der drei nächstgelegenen Euromaster-Stationen – werden bei der Ersterfassung in einer vorgedruckten Excel-Tabelle erfasst und vom TCS-Betreuer in die Datenbank eingepflegt.

Die TCS-Datenbank funktioniert dabei losgelöst vom Fuhrparkmanagementsystem des Leasinggebers, so wünscht es der Kunde. „Da wir im Full-Service-Leasing ein System von unserem Leasinggeber gestellt bekommen, war die Verknüpfung mit der TCS-Datenbank bisher noch kein Thema bei unseren Gesprächen. Zudem erlaubt uns das Ampelsystem für die Führerscheinkontrolle und Prüfung der Unfallverhütungsvorschriften in der Datenbank einen schnellen und unkomplizierten Überblick über den Status aller für uns relevanten Vorgänge und Daten“, gibt Jürgen Haustein an. So ist der COMPASSFuhrparkmanager jederzeit darüber informiert, welche Dienstwagennutzer noch nicht zu der jeweiligen Prüfung erschienen sind. Im Regelfall ist aber ein Puffer von vier Wochen für die Kontrollen eingeplant, danach wird der Außendienstmitarbeiter in einer freundlichen E-Mail daran erinnert, dass er sich in der nächstgelegenen Euromasterstation zur Prüfung einfinden soll. „Bisher haben die zwei Eskalationsstufen ausgereicht. Wir haben aber auch noch die Möglichkeit, den Vorgesetzten zu informieren“, erklärt Jürgen Haustein.

Die Handhabung der beiden Prozesse ist für den Dienstwagenberechtigten dabei denkbar einfach. Nach dem Erhalt der E-Mail-Aufforderungen zur Prüfung kann der Außendienstmitarbeiter an eine der 330 Euromaster-Stationen mit e-flotte®- Terminal fahren, um dort die jeweilige Kontrolle durchführen zu lassen. Im Falle der elektronischen Führerscheinprüfung ist es ausreichend, den mit dem Trustrack®-Siegel-Label – einer Technologie zum Schutz gegen Fälschungen, wie sie aus dem Bereich der Banknoten oder Ausweise bekannt ist – ausgestatteten Führerschein in das Terminal zu stecken. Die Prüfung des betriebssicheren Zustandes gemäß UVV BGV D29 ist hingegen nicht mehr durch den Dienstwagenberecht igten durchzuf ühren. Zur Fahrzeugprüfung gemäß Unfallverhütungs - vorschrift untersucht ein Sachkundiger von Euromaster das Fahrzeug hinsichtlich seiner technischen und arbeitstechnischen Betriebssicherheit. Dabei werden unter anderem Motor, Getriebe, Lenkung, Bremsen sowie Warn- und Sicherheitsausrüstung überprüft. „Die Prüfung gemäß UVV ist bei Euromaster sehr gründlich. Mitunter vergeht eine Dreiviertelstunde, bis das Fahrzeug die Kontrolle überstanden hat“, erzählt Jürgen Haustein über seine Erfahrungen mit der UVV-Prüfung. Alle Prüfergebnisse werden dabei dokumentiert und stehen autorisierten Mitarbeitern zur Einsicht und Verwaltung in der Online-Dokumentation zur Verfügung.

Für die COMPASS Private Pflegeberatung war der E-Mail-Versand die passende Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zeitnah und ohne zusätzliche Störung über anstehende Termine zu informieren. Alternativ werden seitens e-flotte® auch die schriftliche Benachrichtigung als Brief oder SMS angeboten. Die dienstwagenberechtigten Pflegeberater verfügen an ihrem Heimarbeitsplatz über einen Laptop und Drucker, worüber auch gleich ein Beleg ausgedruckt werden kann, der insbesondere für die erste Registrierung bei Euromaster benötigt wird. Unabhängig von diesen Prozessen kann sich Jürgen Haustein voll und ganz der Kontrolle widmen, denn die Halterpflichten kann e-flotte® nicht übernehmen, sondern nur Leistungen anbieten, die daraus resultierenden Aufgaben – Prüfung auf den betriebssicheren Zustand des Dienstwagens und Führerscheinkontrolle – zu vereinfachen. Für Jürgen Haustein heißt dies, dass er die Daten in der Datenbank immer auf dem aktuellsten Stand halten muss: „85 Prozent unserer Mitarbeiter sind weiblich. Da ändert sich schon einmal der Nachname und damit die firmeninterne E-Mail- Adresse“, sagt der COMPASS-Fuhrparkleiter. Niels Krüger fügt hinzu: „Wir können auch nur so gut sein, wie es uns die Datenlage erlaubt. Daher ist ein aktueller Datensatz das A und O für einen reibungslosen Ablauf.“

 

Schutzmechanismen

 

Nur wenige Male seit Beginn der Zusammenarbeit mit der Technology Content Services GmbH kam es vor, dass ein Mitarbeiter seinen Führerschein nicht zeigen konnte. In den meisten Fällen kann dieser auch plausible Gründe nennen, da zudem noch einige andere wichtige Dokumente wie beispielsweise Fahrzeugpapiere in diesem Zusammenhang abhandengekommen sind. Jedoch bietet die Führerscheinkontrolle der e-flotte® einige Schutzmechanismen, die einen Betrug ausschließen sollen. So erfolgt die Prüfung auf den Besitz eines gültigen Führerscheines zwar halbjährlich, aber variiert in seinen Terminen und kann erst mit der Einladung erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass ein Dienstwagenfahrer nicht noch kurz vor dem Entzug des Führerscheins diesen kontrollieren lässt und ohne Kenntnis des Betriebes über die fehlende Fahrerlaubnis mit dem Dienstfahrzeug fährt. Zwar ist es auch mit dieser Terminierung möglich, dass ein Außendienstmitarbeiter einmal ohne Führerschein unterwegs ist, jedoch ist in diesem Fall der Fuhrparkleiter im Falle eines Unfalls rechtlich abgesichert, da er alles Mögliche getan hat, um seinen Halterpflichten nach § 21 StVG nachzukommen. Die Pflichtverletzung und Verantwortlichkeit liegt dann einzig beim Fahrer.

Neben diesem ersten Schutz ist auch ein physischer, elektronischer Schutzmechanismus auf dem Führerschein aufgebracht – das Trustrack®- Siegel-Label. Das Siegel wird im Zuge der Erstausstattung durch eine autorisierte Euromaster- Station auf den Führerschein geklebt. Damit garantiert Euromaster, dass es sich bei dem vorgelegten und geprüften Dokument um das Original handelt und der Schutzmechanismus gut mit dem Führerschein verbunden ist. „Aus unserer Sicht handelt es sich bei diesem Verfahren um eine sichere Variante, den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis zu bestätigen. Eine Anfrage bei Behörden wäre sicherlich eine für beide Seiten unkomplizierte Methode, die jedoch nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen, sondern auch teilweise wegen bestehender Verbote der Bundesländer – wie beispielsweise in Hessen – so in einem bundesweit aufgestellten Fuhrpark nicht durchführbar ist. Auch die oft praktizierte Methode, ein Siegel an den Dienstwagenberechtigten zu schicken, bietet aus unserer Sicht nicht ausreichend Schutz“, gibt Niels Krüger in seinen Ausführungen zu unterschiedlichen Schutzmechanismen zu verstehen.

Im Falle eines verlorenen Führerscheins wird auf das neue Dokument auch ein neues Siegel mit einer anderen Kennung aufgetragen. Dadurch erlischt zugleich die Funktionalität des alten Siegels. Dies kann zwar noch ausgelesen werden, aber es wird nicht mehr bei Kontrollen registriert. Bei allen Vorgängen behält Jürgen Haustein stets den Überblick: „Dank einer gut aufgeschlüsselten Rechnung ist es für uns ein Leichtes, alle Prozesse nachzuvollziehen. Aus der Rechnung gehen nicht nur die reinen Kosten hervor, sondern sie gibt Aufschlüsse, welcher Fahrer ein neues Siegel brauchte, welche Leistungen von einem Fahrer genutzt wurden und wie viele Fahrer auf ein Kennzeichen gemeldet sind.“

Neben der ausführlichen Rechnung stellt ein weiteres Dokument für COMPASS eine gute Absicherung dar: So bekommen neue Mitarbeiter im Zuge der Dienstwagenberechtigung auch ein Schreiben in die Hand, das alle Fragen zum Trustrack®-Siegel-Label beantwortet. In der Vergangenheit war auch einigen Behörden nicht die Rechtmäßigkeit eines solchen Siegels bekannt, dabei wurde beispielsweise eine aus der Aufbringung resultierende Ungültigkeit des Führerscheins unterstellt. Das Siegel der e-flotte® beeinträchtigt jedoch in keiner Weise die Gültigkeit des Dokumentes, da es sich rückstandslos entfernen lässt und sich dabei zerstört. Auf der anderen Seite sind TCS auch Fälle bekannt, dass sich Mitarbeiter in anderen Unternehmen zunächst weigern, ein solches Siegel auf den Führerschein kleben zu lassen. Das Unternehmen ist aber dazu berechtigt, die Aufbringung des Schutzmechanismus zu verlangen, sofern der Dienstwagenberechtigte ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark nutzt. Darüber hinaus handelt es sich bei dem Führerschein um Staatseigentum, das lediglich über den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis informiert.

Der übrige Baukasten der e-flotte®-Dienstleistungen, der auch COMPASS offensteht, ist reichlich gefüllt. Neben den Prozessen für die effiziente Erfüllung der Halterpflichten bietet e-flotte® beispielsweise ein umfassendes Fuhrparkmanagementsystem mit kompletter Fahrzeugverwaltung sowie einen Zulassungsservice, der An-, Ab- und Ummeldungen von Fahrzeugen bundesweit übernimmt, an. „Wir können dem Fuhrparkkunden im Prinzip alle lästigen Pflichten abnehmen und bieten mit unseren Informationsveranstaltungen sowie Workshops zudem jedem Interessenten die Möglichkeit, neue Ideen für den Fuhrpark zu sammeln“, so Niels Krüger. Insgesamt betrachtet bietet die elektronische Führerscheinkontrolle und die Prüfung der Unfallverhütungsvorschriften durch die Marke e-flotte® nicht nur eine zeitliche Entlastung für den Fuhrparkleiter, sondern zudem auch die nötige rechtliche Absicherung seiner Halterpflichten.

 

 

COMPASS Private Pflegeberatung GmbH

Die COMPASS Private Pflegeberatung GmbH, als Tochterunternehmen des Verbandes der Privaten Krankenversicherung 2008 gegründet, bietet bundesweit – kostenfrei und unabhängig – Pflegeberatung auf zwei Wegen für privat Pflegeversicherte: Zum einen steht allen Ratsuchenden eine telefonische Pflegeberatung unter der gebührenfreien Servicenummer 0800 101 88 00 bundesweit zur Verfügung. Auf Wunsch vermitteln die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch eine Pflegeberatung vor Ort. Die persönliche Pflegeberatung reicht von einem einmaligen Gespräch bis hin zu einer umfassenden Begleitung.

 

e-flotte®

Mit einem umfassenden Leistungspaket, das unter anderem aus der elektronischen Führerscheinkontrolle, der Prüfung der Unfallverhütungsvorschriften, dem Fuhrparkmanagementsystem e-fleet sowie der Ausbildung und TÜV-Zertifizierung zum Fuhrparkmanager besteht, möchte e-flotte® – eine Marke der Technology Content Services GmbH – insbesondere Pkw-Flotten, Leasinggesellschaften und Speditionen ansprechen. Daneben werden über die e-flotte® Academy zahlreiche Workshops zu allen Themen des Fuhrparkmanagements und Fuhrparkrechts angeboten.