Effiziente Verwaltung

Fahrzeuge bestellen, Rechnungen sowie Belege erfassen und überprüfen, Termine im Auge behalten und Kosten auswerten – das sind nur einige Beispiele der Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Fuhrpark anfallen. Da ist es nicht erstaunlich, dass viele Unternehmen das Fuhrparkmanagement an externe Spezialisten übergeben. Jedoch gibt es auch jene, die ihre Flotte selbst verwalten wollen und mit selbst gestrickten Excel-Tabellen schnell an die Grenzen ihrer Möglichkeiten stoßen. Der Ausweg aus diesem Dilemma sind professionelle Fuhrparkmanagement-Softwarelösungen.

Bei der Auswahl der geeigneten Software sollte sich der Fuhrparkmanager zunächst jedoch im Klaren sein, mit welcher Art des Fuhrparks er es zu tun hat. So bleiben in der Regel herstellerunabhängige Softwarelösungen die einzige Möglichkeit für die Verwaltung von Kauffuhrparks oder auch Flotten mit vielen Spezialfahrzeugen. Setzt das Unternehmen hingegen einen voll geleasten Fuhrpark ein, womöglich noch im Full- Service-Leasing, können die gelegentlich sogar ohne Aufpreis erhältlichen webbasierten Auswertungstools des Leasinganbieters eine gute Alternative darstellen. Schwieriger wird es bei Mischfuhrparks, die aus geleasten und gekauften Fahrzeugen bestehen: Optimal ist in diesem Fall sicher eher die unabhängige Kaufsoftware, günstiger sind oft jedoch die Online-Tools des Leasinganbieters. Im Mittelpunkt dieser Überlegung sollte jedoch die Frage stehen, wohin der künftige Weg des Fuhrparks gehen soll – in Richtung Kauf oder in Richtung Leasing.

Steht einmal die Art des Fuhrparks fest, sollte als nächster Schritt die Analyse des Funktionsumfanges der möglichen Softwarelösungen folgen. So kann eine herstellerunabhängige Software meist ohne Probleme an die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Im Gegensatz dazu ist eine anbietergebundene Software zwar oft kostengünstiger, aber diese orientiert sich bei der Anforderungsstruktur an der Masse und geht dabei selten auf individuelle Bedürfnisse des Bedieners ein. Gerade dies sollte in Anbetracht der nicht unkomplizierten Datenübernahme in ein neues Auswertungssystem beachtet werden.

Wichtige Entscheidungskriterien
Grundsätzlich gilt: Die einzelnen Kontroll-Tools sollen den Fuhrparkmanager bei der Arbeit unterstützen und entlasten. Daher sollte ein Hauptaugenmerk auf der Benutzerfreundlichkeit liegen. Dieses Merkmal ist zwar bei der Entscheidung essentiell, aber nicht für uns nach objektiven Kriterien zu testen. So bleibt hier nur die Möglichkeit, sich eine Testversion zu beschaffen und sie gemäß der eigenen Kriterien genau unter die Lupe zu nehmen. Die Kernaussage liegt dabei auf „genau unter die Lupe nehmen“, denn gerade die Zeit, die hier durch einfachere Prozesse eingespart wird, kann sich unter Umständen mehrfach in der Praxisarbeit addieren.

Daneben ist sicherlich der Funktionsumfang ein wichtiges Kriterium bei der Wahl. Hier gilt: Je mehr eine Software kann, desto eher ist der Fuhrparkverantwortliche für alle Eventualitäten gerüstet und desto einfacher wird die Arbeit. Ist beispielsweise die Einflechtung einer unternehmenseigenen Car Policy nicht integriert, verursacht das im Tagesgeschäft einen Mehraufwand.

Überhaupt sind Schnittstellen sowohl für den Import von Daten anderer Tools – wie Tankkarten- oder Reifenketten – sowie Schnittstellen zur Unternehmenssoftware, beispielsweise SAP, zu empfehlen: Hier wird richtig Zeit gespart, sind die Verknüpfungen erst einmal gemacht. Andererseits kann ein Zuviel an Funktionen auch dazu führen, dass man viel Zeit mit unnötigen Tools verschwendet oder eine – womöglich teure – Software kauft, um dann hinterher doch nur zehn Prozent der Funktionen zu nutzen.

Apropos Preis, dieser ist tatsächlich relativ: Gesparte Zeit im Tagesgeschäft, bessere Reportings, die Missverhältnisse bei Reifen-, Werkstattkosten oder bei Tankvorgängen einfach aufzeigen, sind mehr wert, als ein paar gesparte Euros in der Einmal- Investition.

Herstellerunabhängige Software
In unserer Auswahl der unabhängigen Softwarelösungen stellen wir ein Dutzend Anbieter gegenüber. Wie breit gefächert dieser Markt ist, wird schon durch die Unterschiede in der Preisgestaltung aufgezeigt: So locken einige Anbieter auf der einen Seite mit einem Pauschalpreis für ihre Softwarelösung. Bei anderen Anbietern hingegen errechnet sich der Grundpreis für das Softwarepaket anhand der Fuhrparkgröße, der enthaltenen Arbeitsplätze sowie des Funktionsumfanges.

Wichtiger als der Preis ist jedoch die Funktionalität der Software. Gerade in Anbetracht des subjektiven Eindrucks sowie der Benutzerfreundlichkeit ist die Bereitstellung einer Testversion hier besonders lobenswert. Mit einigen Ausnahmen sind alle aufgeführten Programme lokal zu installieren. Daneben ist es mittels webbasierten Zugriffs aber auch möglich, den Fuhrpark von jedem ans Internet angebundenen Ort auf der Welt zu verwalten.

Neben der Möglichkeit, alle kleinteiligen Kosten zu erfassen und auszuwerten, zählt zu den essentiellen Entscheidungskriterien für eine bestimmte Softwarelösung die Spezialisierung des Angebotes. Beispielsweise erweiterte Carano das Angebot des Schadenmanagement um die zusätzliche Funktion des Riskmanagements. Somit ist es dem Fuhrparkmanager möglich, noch differenzierter in die gesamte Schadenanalyse einzusteigen.

Insbesondere kleinere Schäden dürfen im Fuhrparkalltag nicht zum Ausfall eines Fahrzeugs führen. Die Softwarelösung „Ultimo Fleet Management“ der Ultimo Software Solutions GmbH bietet daher die Möglichkeit, Reparaturaufträge in die Wartungsplanung miteinzubeziehen. Durch diese Kombination können Schäden in der regulären Wartung behoben werden, um die nichtproduktiven Stunden so effizient wie möglich auszufüllen.

Aber auch die automatische Einbindung von Tankdaten und Leasingrechnungen kann das Controlling im Fuhrpark immens entlasten. Die Softwarelösung „Fleet+App“ von Hiepler + Partner bietet hierzu neben einer Schnittstelle für alle gängigen Mineralöl- und Leasinggesellschaften auch die entsprechende Auswertung.

Gerade bei der Umstellung auf ein neues Fuhrparkmanagement- System sind Schnittstellen für den Import unerlässlich. Die Softwarelösung „Flottenmanager“ der K-SOFT iT-Center bietet zum Beispiel neben dem Import von Excel-, CSVund Access-Dateien auch die Möglichkeit des Abgleichs mit anderen Datenquellen, wie beispielsweise SAP-Daten.

Auch außerhalb des Fuhrparkmanagements sollte die Softwarelösung dem Nutzer Komfort bieten können. Durch eine Portallösung können beispielsweise Fahrer in der Software „FleetScape“ der InNuce Solutions GmbH auf ein eigenes Profil zugreifen, in dem sie selbst ihre persönlichen, fuhrparkbezogenen Daten verwalten können, ihre Fahrtenbücher führen oder die komplette Fahrzeugkonfiguration vornehmen können. Um einen reibungslosen Ablauf zu generieren, stehen dabei alle Daten dem Fuhrparkleiter in Echtzeit zur Verfügung.

Da oft nicht alle Kapazitäten des Fuhrparks vollständig ausgelastet sind, unterstützt die Software „comm.fleet“ der community4you GmbH die innerbetriebliche Vermietung sowie auch die externe Kurzzeitmiete von Fahrzeugen mit einer detaillierten Übersicht über alle Fahrzeuge und jede Buchung. Neben einer Tarif- und Terminsteuerung inklusive Abrechnung bietet die Software eine Parkplatzverwaltung und ein grafisches Dispositionsboard.

Insgesamt betrachtet bieten herstellerunabhängige Softwarelösungen schon von Haus aus ein breites Spektrum nützlicher Funktionen an. Dies beginnt nicht zuletzt bei den zahlreichen Auswertungstools, den Schnittstellen zu anderen Programmen oder der Einflechtung einer unternehmensinternen Car Policy. Doch viel wichtiger für dieses Segment ist die Möglichkeit der Individualisierung. So besteht beispielsweise „FleetOS“ der SiteOS AG aus konfigurierbaren und individuell kombinierbaren Modulen. Nur so können Softwarelösungen den Fuhrparkleiter bei allen Anforderungen, die ein modernes, leistungsfähiges Fuhrparkmanagement heute mit sich bringt, unterstützen.

Anbietergebundene Reporting-Tools
Anbietergebundene Fuhrparksoftware legt, wie der Name schon ausdrückt, den Fokus eher auf die Leistungen, die direkt mit der Verwaltung der Fahrzeuge zu tun hat. Weitergehende Funktionen wie die Einbindung eines Belegungsplanes oder auch die Verwaltung von Mobilfunkverträgen sind hier überwiegend nicht üblich, ebenso wenig wie der Zugriff mittels App. Dafür verfügen die webbasierten Systeme in der Regel – ebenso wie die freie Software-Alternative – über ein umfangreiches Reporting, das auch individuell ergänzt werden kann.

Daneben ermöglicht nahezu jede Software, fahrzeugbezogene Daten aus den eigenen Leasingverträgen in die Fuhrparkmanagement-Software automatisch zu integrieren. Im Gegensatz zu herstellerunabhängigen Lösungen ist die Flexibilität dieser Programme jedoch relativ eingeschränkt. Daher bietet sich der Einsatz einer solchen Software nur an, wenn die Flotte überwiegend aus Fahrzeugen des Leasinggebers besteht. Zwar können damit auch Mischfuhrparks oder Fahrzeuge anderer Leasinggeber verwaltet werden, aber der Funktionsumfang ist dabei im Vergleich zu den unabhängigen Softwarelösungen eher gering.

Webbasierte Softwarelösungen und Apps
Schon heute wollen viele Fuhrparkmanager ihre Flotte auch von unterwegs steuern. Eine webbasierte Software hat dabei viele Vorteile gegenüber den klassischen servergebundenen Lösungen. So können beispielsweise alle Betriebsstätten sekundengenau die Vorgänge im Fuhrpark sehen und prüfen. In Zukunft ist die Umstellung auf Online-Anwendungen unserer Meinung nach für Unternehmen unverzichtbar – insbesondere um Zeit für Datenabgleiche einzusparen. Dabei sollten Fuhrparkmanager jedoch zum einen auf ein hohes Maß an Datensicherheit und zum anderen auf den Schutz der persönlichen Daten achten.

Neben den webbasierten Komplettlösungen bieten viele Hersteller mittlerweile verschiedene Funktionen auch als App an. Beispielsweise bietet das Nürnberger Unternehmen Technology Content Services GmbH (TCS) ergänzend zur Fuhrparkmanagement-Software „e-flotte fleet“ die kostenlose App „e-flotte Mobil“ an. Mit der App steht dem Nutzer zum einen eine Suchfunktion für Euromaster-Servicestationen und TÜVPrüfstellen, an denen beispielsweise die elektronische Führerschein-Kontrolle, die UVV und die UVVplus durchgeführt werden können, zur Verfügung. Zum anderen kann er unter der Rubrik „Events“ alle Veranstaltungstermine der e-flotte Academy einsehen.

Insgesamt betrachtet, gewinnen Apps und mobile Websites im modernen Flottenmanagement zunehmend an Relevanz. Gerade im Bereich der Fahrerintegration sind kleine, handliche Lösungen richtungsweisend und optimieren den Alltag der Fahrer beispielsweise durch ein elektronisches Fahrtenbuch oder bestimmte Reporting- Funktionen ungemein.

Zusätzliche Softwarelösungen
Als letzten Punkt unseres Specials betrachten wir spezialisierte Softwarelösungen, denn nicht jeder Fuhrpark ist auf eine Softwarekomplettlösung angewiesen. Oftmals reicht es, dass langwierige und kostspielige Prozesse durch eine Software optimiert werden. So bietet beispielsweise die AuDaCon AG mit „AuDaConCONTROL“ eine zentrale und effiziente Abwicklungsplattform für die transparente Kostenübersicht von Service-, Verschleiß- und Reparaturarbeiten. Daneben ermöglicht das Tool die Reglementierung der anfallenden Arbeiten bis hin zu elektronischen Freigabeprozessen nach individuellen Vorgaben des Flottenmanagers.

So kann der Einsatz von spezifischen Softwarelösungen schon im Kleinen Einspar- und Optimierungspotenziale im Fuhrparkalltag offenlegen. Gerade bei kleinen Flotten, die oft noch per Hand verwaltet werden können, ist der Einsatz einer Software-Komplettlösung aus Kostengründen meist unnötig.