Verlässliche Partnerschaft

„Irgendwann war eine neue Software notwendig.“ Diese Aussage von Kai-Uwe Simon, Leiter Fuhrpark und Werkstätten bei der Harry-Brot GmbH, markierte den Ausgangspunkt für die zukünftige Zusammenarbeit mit der InNuce GmbH. Doch bis es dazu kam, gab es für den Fuhrparkleiter eines 1.000 LKW und 150 Pkw umfassenden Fuhrparks jede Menge Selektionsarbeit. Da die Flotte sowohl aus gekauften als auch geleasten Fahrzeugen besteht, braucht es eine Verwaltungssoftware, die beide Finanzierungsarten bewältigen kann. „Wenn es um LKW-Verwaltungssoftware geht, trennt sich die Spreu vom Weizen“, weiß Kai-Uwe Simon. „Gute Pkw-Softwares gibt es viele, aber gerade für unseren LKW-Fuhrpark haben wir spezielle Anforderungen, die nicht leicht zu erfüllen sind, wie wir bei unserer Recherche feststellen mussten.“

Die Vorgänger-Software war eine „handgestrickte“ Variante, angepasst an die Bedürfnisse, aber irgendwann an ihren Leistungsgrenzen angekommen. Nur wenige der nötigen Reportings ließen sich abbilden, Lebenszyklus-Kosten waren gar nicht darzustellen. Auf der Suche nach Ersatz wälzte Kai-Uwe Simon Fachzeitschriften, besuchte Branchentreffpunkte, ließ Werbung auf sich wirken. „Dadurch, dass die Zusammenarbeit mit unserer EDV-Abteilung sehr eng ist, haben wir schon früh gemeinsam Vorgaben entwickelt, was ein System können und was speziell unsere Fuhrparksoftware leisten muss. Von drei potenziellen Kandidaten erwies sich die Software FleetScape der InNuce Solutions GmbH als herausragend.“ Das, was die Experten von Harry-Brot aufgrund des ersten Eindrucks bewerten konnten, klang positiv: Die EDV-Struktur sagte dem EDV-Leiter zu, zudem erwies sich die Software als stark auf dem LKW-Sektor. Außerdem legten die InNuce Solutions-Verantwortlichen einen besonderen Enthusiasmus an den Tag, sich der neuen Herausforderung zu stellen und sämtliche Anforderungen von Harry-Brot zu erfüllen zu wollen.

Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Realisierung der Prüfterminberechnung und -verwaltung bei den LKW. Ein weiterer die taggenaue und kilometergenaue Ist-Abrechnung, damit auch Standortwechsel der Fahrzeuge in der Software nachvollziehbar werden. „Wir erwarten generell eine intensive Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten“, gibt Kai-Uwe Simon zu Protokoll und weiß zu berichten, dass InNuce Solutions diese Erwartung voll erfüllt. „Als echter Produktanbieter sind wir bestrebt, unser Produkt weiter zu entwickeln, denn dadurch, dass Harry-Brot seinen Fuhrpark komplett selbst managt, können wir sehr viel lernen. Das Team ist fachlich sehr bewandert und IT-seitig gut aufgestellt. Wir sind sehr stolz, dass wir die hohe Messlatte, die Harry-Brot legt, erfüllen können und als Dienstleister erwählt worden sind“, so Dirk Zieschang, Gesellschafter der InNuce Solutions GmbH.

Während der anfänglichen Testphase haben alle Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, ihre Wünsche an das neue System formuliert, diese am System durchgespielt und es somit auf Herz und Nieren geprüft. Dann ging es in die Phase der individuellen Anpassung über. Die kurze Distanz der Standorte von InNuce Solutions und Harry- Brot im Großraum Hamburg erwies sich dabei als sehr praktisch, hier waren die kurzen Wege mehr als sprichwörtlich. Die ersten drei bis sechs Monate dienten der Einrichtung und Anpassung. „Uns ist wichtig, dass die Kunden frühzeitig das reale System inklusive echter Daten zu Gesicht bekommen, denn das System wird anhand des Systems weiterentwickelt“, so Dirk Zieschang. „Aus Anwendersicht kann man manche Dinge erst beurteilen, wenn man damit arbeitet.“

Neben wichtigen neuen Anwendungen ging es ebenfalls darum, bestehende Anwendungen praktischer zu gestalten. Da der Fuhrpark von Harry- Brot an fünf Standorten in eigenen Werkstätten gewartet und instandgehalten wird, spielt die Logistik bezüglich der Werkstätten eine große Rolle auch in der Fuhrparkverwaltung. Früher dienten achtstellige Zahlencodierungen als Kennungen für Ersatzteile. Die Werkstattmitarbeiter haben sich auf ein neues, einfacheres Kennungssystem geeinigt, das nun in FleetScape läuft und gut angenommen ist. „Bei der Optimierung der Software arbeiten alle mit, die wussten, wo die Mängel des alten Systems liegen. Dadurch steigt die Akzeptanz aller für das neue System“, bestätigt Fuhrparkleiter Simon. Und Dirk Zieschang ergänzt: „Kundenindividualität kann ganz einfach in das System eingebracht werden. Unsere Software ist keineswegs starr.“

Bei Harry-Brot müssen aufgrund der dezentralen Aufstellung viele Stellen auf die Software zugreifen können. Um bei Problemen und Fragen schnelle Antworten zu bekommen, ist eine Mitarbeiterin der EDV-Abteilung mit Vollwissen über die Fuhrparksoftware erste Ansprechpartnerin zur Problemlösung. Sie steuert auch den Kontakt zum direkten Ansprechpartner bei InNuce Solutions, der für weitere Problemlösung eingreifen kann. Treten gravierendere Probleme auf, stehen Workshops in Kooperation mit dem Software-Anbieter zur Lösung und Vermeidung dieser auf dem Plan. Jetzt geht es darum, an den Stellschrauben zu drehen, die bewirken, dass alle Mitarbeiter schneller ihre Arbeit mit Unterstützung der Software verrichten können. Das Feintuning funktioniert erst dann, wenn alle sicher im Umgang sind. Dennoch: Die Arbeit an und mit der Software gestaltet sich als kontinuierlicher Prozess.

In das Fuhrparkmanagement-System von Harry-Brot hat InNuce Solutions auch viele Schnittstellen zu bestehenden Tools hergestellt, beispielsweise zu anderen Reportingtools. Dies ermöglicht Abfragen in allen Bereichen. So interessiert Kai-Uwe Simon unter anderem, zu welchen Uhrzeiten das Unfallaufkommen in seinem Fuhrpark besonders hoch ist. Oder ob es seit Anschaffung von Rückfahrkameras mehr Unfälle gegeben hat beziehungsweise schlussfolgernd, warum. Regelmäßig benötigt er Gegenüberstellungen über die Kosten, die in den unternehmenseigenen Werkstätten entstehen im Vergleich zu denen, die bei Reparaturen oder Inspektionen in externen Werkstätten aufkämen.

„Unsere Fahrzeuge sind die Aushängeschilder unserer Firma. Wir legen großen Wert darauf, dass sie stets sauber sind und sich in einem hervorragenden technischen Zustand befinden. Deshalb kümmern sich die Kollegen in den Werkstätten immer intensiver um die Fahrzeuge als allgemein üblich. Das ist unter anderem auch deshalb wichtig, weil die Fahrer zu besonderen Arbeitszeiten unterwegs sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn ein Fahrzeug in den frühen Morgenstunden ausfällt und sich die Belieferung der Kunden verzögert“, beschreibt Kai-Uwe Simon die Umstände. Auch die gesetzlichen Prüfungen, also Hauptuntersuchung inklusive Abgasuntersuchung und für die LKW die Sicherheits- und Tachografenprüfungen, finden in den eigenen Werkstätten durch eigene Mitarbeiter statt. Da grundsätzliche Abhängigkeiten der Sicherheitsprüfung zur Hauptuntersuchung bestehen und die Tachografenprüfung nicht einmal einen Tag überzogen werden darf, liegen die Erwartungen an die Fahrzeugverwaltungssoftware hoch.

Die Software hält noch viel mehr Möglichkeiten bereit, die für den Harry-Brot-Fuhrpark von Interesse sein könnten. Beispielsweise können über FleetScape Schulungen und Weiterbildungen für Berufskraftfahrer abgebildet werden. Auch sei denkbar, die Dokumentation der Führerscheinkontrolle in die Software zu integrieren oder Fahrzeugkonfiguratoren anzupassen und zuzuschalten. „Alles, was uns die Arbeit einfacher macht beziehungsweise Prozesse automatisiert, nehmen wir gerne an“, untermalt Kai-Uwe Simon die fruchtbare Zusammenarbeit. Dass auch InNuce Solutions davon profitiert, verdeutlicht Dirk Zieschang folgendermaßen: „In unserem Tagesgeschäft haben wir immer auch die Zukunft im Blick. Wir nehmen die Anregungen und Wünsche unserer Kunden auf und arbeiten sie in unsere Lösungen ein. Wir müssen derartig strukturiert arbeiten, damit wir ein Produkt schaffen, dass auch anderen Kunden passt. Schließlich nützt eine gute Software wiederum der fachlichen Weiterentwicklung des Kunden.“

Das webbasierte System läuft bei Harry-Brot als lizensierte Version, die auf diese Weise stärker individualisierbar ist. Der Kunde kann Module wählen und so seinen Bedarf schrittweise erweitern. Sie ist nicht userbezogen, da einfach zu viele Personen Zugriff darauf benötigen. Alternativ bietet InNuce Solutions auch Abrechnungsmodelle pro verwaltetem Fahrzeug an.

Den Wechsel von der alten auf die neue Software vergleicht Kai-Uwe Simon mit dem Unterschied zwischen einem Schwarz-Weiß-Fernseher und einem Flachbildfernseher mit High-Definition Bild. Die Zufriedenheit beider Parteien mit der Zusammenarbeit ist spürbar, auch in Bezug auf die Entwicklungsideen, die im Gespräch zwar nur stichwortartig fielen, aber sofort aufgegriffen wurden, also konkretisierbar sind. Hier haben beide verstanden, wie der jeweils andere arbeitet – die Grundlage für eine verlässliche Partnerschaft.

Harry-Brot GmbH

Die Geschichte der Harry-Bäcker begann im Jahre 1688, als Johan Hinrich Harry seine kleine Bäckerei in Altona in das Protokollhandbuch eintrug und dem Bäckerhandwerk gelobte, sich streng an die Regeln der Innung zu halten. Schon 1890 verstand sich Franz Andreas Harry in der siebten Generation der Harry-Bäcker als Fabrikant, erste Ansätze einer „Großbäckerei“ wurden erkennbar. Mit der Übernahme der Hannoverschen Brotfabrik AG war der Schritt zur Großbäckerei vollzogen, und Harry-Brot wurde ab 1929 mit Kutschwagen und Autos sogar überregional verkauft. Anfang der 60er-Jahre begann Harry-Brot, den Lebensmittelhandel mit frischen, vorverpackten Broten zu beliefern. Von nun an war Harry-Brot in allen Selbstbedienungsregalen vertreten, der Name Harry wurde zum Markenartikel. Heute backt Harry in neun Großbäckereien. Mit 3.650 Mitarbeitern erzielte Harry im Jahr 2011 einen Umsatz von 738 Millionen Euro. Gebacken wird an neun Produktionsstandorten in Deutschland. Das Harry- Vertriebsgebiet erstreckt sich flächendeckend über Nord-, West- und Ostdeutschland. Der Harry-eigene Frischdienst liefert über ein Netz von 47 Vertriebsstellen. Insgesamt 845 exakt geplante Touren bedienen täglich die Brotregale von 9.370 Geschäften.

InNuce Solutions GmbH

Die InNuce Solutions GmbH wurde 2004 in Hamburg gegründet. Heute arbeiten mehr als 20 feste und ein Pool an freien Mitarbeitern daran, dass ihre Kunden weltweit erstklassige, individualisierbare Standardsoftwarekomponenten nutzen können. Die Standardlösungen und professionellen Services sind prozessbasiert, serviceorientiert, webzentriert und modular einsetzbar, für größtmögliche Flexibilität, dennoch individuell für das jeweilige Unternehmen anpassbar. Zur Kundschaft gehören Unternehmen aus sehr komplexen Branchen, wie die der automobilen Dienstleister, welche eine große Erfahrung und viel Insider-Know-how erfordern. Unter anderem besteht das Netzwerk, auf das InNuce Solutions zurückgreift, aus Beratungs-, Produkt-, Implementierungs- und Technologiepartnern, die Softwareprodukte sind komplett „made in Germany“. InNuce Solutions wurde 2007, 2009 und 2010 mit dem Mittelstandspreis ausgezeichnet. Dazu kommt die Auszeichnung der Fuhrpark Software FleetScape als Innovationsprodukt 2008. InNuce Solutions ist außerdem Kooperations- und Informations-Partner im Bundesverband Deutscher Leasing-Unternehmen e.V. und Mitglied bei Hamburg@work e.V., der Hamburger Initiative für Medien, IT und Telekommunikation.