180 Grad-Wandel

Ticketbuchung online, Ticketkontrolle und Checkin via Smartphone, Abruf von Infos zur Destination per App ... Wer entsprechend vernetzt ist, kann mithilfe einiger weniger Tastendrücke eine komplette Reise organisieren. Was mittlerweile selbstverständlich ist, war es früher keineswegs. Doch wie lief das Procedere rund um die Organisation von Dienstreisen ab, als noch nicht auf all die kleinen, praktischen Helfer zurückgegriffen werden konnte und Flexibilität keine Selbstverständlichkeit war? Was hat sich im Vergleich früher – heute geändert

Flottenmanagement: Herr Lobach, wenn Sie einmal zurückdenken an die ersten Jahre nach dem Gründungszeitpunkt von CCUniRent, wie wurde eine Dienstreise zum damaligen Zeitpunkt im Unternehmen organisiert

Jürgen Lobach: Dafür war in der Regel eine Assistentin oder aber auch in vielen Fällen ich selbst zuständig. Man musste sich telefonisch mit Hotels und Fluggesellschaften in Verbindung setzen, um Informationen zu erhalten und Buchungen oder Reservierungen vorzunehmen. Eine Alternative war hier auch das Reisebüro. Buchungsbestätigungen kamen per Fax oder Post. Sowohl der organisatorische als auch der Aufwand in Sachen Abstimmung zwischen beispielsweise einer persönlichen Assistentin und einem Außendienstmitarbeiter war immens. Transparenz und Flexibilität waren Fremdwörter, der Zeitaufwand bei der Planung war enorm, die Organisation äußerst unkomfortabel, kurzfristige Änderungen meist schwierig. Der Reisende war sehr unflexibel, das damalige Angebot nicht umfangreich.

Flottenmanagement: Wie ist im Unternehmen CCUniRent die Planung und Durchführung von Dienstreisen zum heutigen Zeitpunkt organisiert, was hat sich im Vergleich zu früher verändert?

Jürgen Lobach: Die Anzahl unserer Mitarbeiter in Nürnberg ist in den vergangenen fünf Jahren stetig gewachsen – damit geht eine zunehmende Reisetätigkeit einher. So wurde es nötig, unseren Bedarf an Reisedienstleistungen zentral einzukaufen und die Überarbeitung sowie Verbesserung der Reiseabläufe, die Erstellung firmeninterner Reiserichtlinien und die Beratung zu allen Reisefragen im Bereich Business Travel neu auszurichten. Zentrale Dienstreisen werden überwiegend von einer Travel Managerin im Verantwortungsbereich der Abteilung Einkauf organisiert. Besonderen Komfort und Unterstützung bieten die Online-Buchungssysteme, auf die wir zurückgreifen und die zeit- und kostensparende Vorteile bringen. Mit einigen namhaften Dienstleistungsunternehmen aus der Touristikbranche bestehen Rahmenabkommen. An unserem Unternehmenssitz in Nürnberg sowie an weiteren wichtigen Destinationen bestehen zudem individuelle Vereinbarungen mit mittelständischen Hotels und Mobilitätsdienstleistern. Dezentrale Dienstreisen, zu denen auch die reguläre Reiseplanung für unsere Außendienstmitarbeiter zählen, werden von unseren Mitarbeitern meist selbst vorgenommen, um die bestmögliche Reiseroute zu gewährleisten und die Flexibilität zu maximieren. Die festgelegten Reiserichtlinien der CCUniRent dienen unseren Mitarbeitern zur Orientierung und gewährleisten eine korrekte Umsetzung.

Flottenmanagement: Wie sieht der klassische Arbeitsalltag eines Außendienstmitarbeiters aus, wie wird er organisiert? Welche Aufgaben fallen hierbei dem Außendienstmitarbeiter selbst zu, welche werden für ihn übernommen?

Jürgen Lobach: Unsere Vertriebsabteilung ist in die Bereiche B to B und B to C aufgeteilt. Ein erfahrenes Innendienstteam steuert die Aktivitäten der bundesweit tätigen Außendienstmannschaft, dessen Aufgabe die umfassende Betreuung unserer Systempartner innerhalb des zugeordneten Vertriebsgebietes ist. Die Kommunikation entspricht der Organisationsform One Face to the Customer, bei der jeder Systempartner seinen persönlichen Ansprechpartner hat. Dies hilft unter anderem dabei, Informationsverluste zu vermeiden und den persönlichen Kontakt sicherzustellen. Die Reise- und Wochenplanung wird individuell und eigenverantwortlich vom Mitarbeiter gestaltet. Der Vertriebsinnendienst ist bei der Vor- und Nachbereitung der Besuche bei unseren Partnern behilflich. Bei speziellen Reisevorgängen oder bei zentralen Dienstreisen steht dem Außendienstteam unsere Travel Mangerin zur Seite. Getätigte Reisen werden über eine digitale Reisekostenabrechnung erfasst, geprüft und abgerechnet. Da unser Außendienstteam Partner und Kunden im gesamten Bundesgebiet betreut, sind diese Mitarbeiter dezentral stationiert und steuern Ihren Einsatz von einem professionell eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplatz aus. Sämtliche Informationen werden via Tablet- PC in unserem CRM-System, das weiterführende Aufgaben automatisch an die entsprechenden Stellen innerhalb des Unternehmens weiterleitet, festgehalten. Liegen neue Informationen für den Außendienstmitarbeiter vor, die er für weitere Termine benötigt, werden ihm diese vom Innendienstteam elektronisch übermittelt. Jedem Außendienstmitarbeiter ist es auch von unterwegs aus möglich, an Videokonferenzen teilzunehmen. Aufgrund der Anbindung der mobilen Technik an unser EDV-System kann beim Partner vor Ort auf fundierte, aktuelle Informationen zugegriffen werden.

Flottenmanagement: Wo liegen die Prioritäten bei der Dienstreiseorganisation, über welche Kenntnisse und technische Hilfsmittel muss der Mitarbeiter verfügen, um Reisen selbstständig organisieren zu können und flexibel zu sein

Jürgen Lobach: Unsere Partner stehen im Fokus und entscheiden über den Erfolg des Unternehmens. Daher ist für uns die direkte sowie persönliche Betreuung vor Ort wesentlich, was wiederum eine entsprechende Reisetätigkeit für einen Teil unserer Mitarbeiter voraussetzt. Dennoch ist sich jeder Mitarbeiter über Kosten und Nutzen einer Dienstreise bewusst; Flexibilität und die unkomplizierte Organisation spielen eine wesentliche Rolle. Um diese Flexibilität sicherzustellen, sind das gesamte Außendienstteam sowie alle Mitarbeiter, die häufiger eine Dienstreise unternehmen, mit entsprechender mobiler Technik wie Smartphone, Tablet-PC und Notebook ausgestattet. So können sie permanent auf Buchungsplattformen zugreifen, Umbuchungen durchführen oder auf kurzfristige Änderungen schnell und kostenbewusst reagieren. All dies verlief früher weitaus komplizierter; bei einer Änderung im Reiseablauf hätte die Assistentin kontaktiert werden müssen, um Zugfahrt, Flug oder Hotelzimmer umzubuchen. Die Übermittlung dieser Informationen an den Außendienstmitarbeiter stellte speziell in der Zeit vor den Mobilfunktelefonen organisatorische Hürden dar. In den Zeiten von Smartphones und mobilem Internet hingegen ist die Reiseorganisation wesentlich effizienter geworden.

Flottenmanagement: Inwiefern kommt es den Unternehmensmitarbeitern zugute, dass CCUni- Rent ein Systemgeber für Autovermieter ist? Werden hier eher Fahrzeuge eingesetzt, als dies der Fall wäre, wenn das Unternehmen nicht täglich mit dem Thema Auto konfrontiert wäre

Jürgen Lobach: Durch unsere Lizenzsysteme und die eigene Vermietmarke CC Rent a car verfügen wir über viel Know-how im Bereich Mobilität, was uns bei Dienstreisen zugutekommt. Aufgrund unserer Kenntnis des Marktes, unserem Effizienzdenken und Umweltbewusstsein nutzen wir bei Dienstreisen gerne die gesamte Bandbreite im Bereich Mobilität. So fährt ein Mitarbeiter beispielsweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Bahnhof, mit dem Zug zur gewünschten Destination und von dort aus mit einem Mietwagen zum Hotel. Auch Flüge und Carsharing-Angebote werden genutzt. Dienstreisen werden nach den Aspekten Wirtschaftlichkeit und Effizienz ausgerichtet und nicht darauf, möglichst oft mit einem Mietwagen unterwegs zu sein. Mietwagen oder Carsharing-Fahrzeug sind ein fester, wichtiger Bestandteil einer modernen, vernünftigen Dienstreiseorganisation und werden danach eingesetzt, wie sie in die Gesamtreiseplanung sinnvoll integriert werden können.

Flottenmanagement: Verfügt CCUniRent über einen eigenen Fuhrpark? Wenn ja, wie viele Fahrzeuge beinhaltet dieser und wie wird er organisiert

Jürgen Lobach: Jährlich platzieren die CCUni- Rent-Systempartner gemeinsam ein Einkaufsvolumen von 12.000 Fahrzeugen bei deutschen Automobilherstellern und -importeuren. Für die zentrale Fahrzeugflotte lässt die CCUniRent jährlich circa 3.000 Fahrzeuge zu. Es handelt sich hierbei um einen Mietwagenfuhrpark, den wir ausschließlich unseren Systempartnern online über unseren Fleet-Shop zur Verfügung stellen. Dienstwagenberechtigten Mitarbeitern stellen wir separat eingekaufte Firmenfahrzeuge zur Verfügung, die für dienstliche Fahrten und, je nach Vereinbarung, auch zur privaten Nutzung eingesetzt werden. Einige am Standort Nürnberg stationierte Poolfahrzeuge erhöhen die Mobilitätsflexibilität. Sollte die CCUniRent darüber hinaus weiteren Bedarf an Fahrzeugen haben, werden diese aus unserem eigenen Netzwerk direkt angemietet – wir decken unseren Mobilitätsbedarf on demand ab.

Flottenmanagement: Welche Rolle spielen die Themen Dienstreisevermeidung und Umweltschutz / Nachhaltigkeit im Unternehmen bei der Planung einer Dienstreise und in der CCUniRent- Mietwagenflotte

Jürgen Lobach: Es ist wichtig, einen dauerhaft positiven Beitrag zum ökonomischen Erfolg unseres Unternehmens zu leisten; wir sind uns unserer ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst. Das Unternehmen ist mit modernster Technik ausgestattet: Wir nutzen täglich die Kommunikationsformen Telefon- und Videokonferenzen, Webpräsentationen et cetera, um so auf Dienstreisen zu verzichten, wo es möglich ist. Unsere Mitarbeiter sind bei Dienstreisen darauf bedacht, die Mobilitätsangebote so effektiv wie möglich auszuwählen. Umweltschutz und Wirtschaftlichkeit sind zwei optimal zueinander passende Schlagwörter, die wir auch durch gezielten Fahrzeugeinkauf miteinander vereinen. Wir legen größten Wert auf die Kombination von modernster Technik, geringem Verbrauch und niedrigem CO2-Ausstoß. Autovermieter passen ihr Angebot dem gewachsenen gesellschaftlichen ökologischen Bewusstsein an, mit schadstoffarmen Fahrzeugen beispielsweise.

Flottenmanagement: Wie sieht in Ihren Augen die Mobilität der Zukunft aus und wie die zukünftige CCUniRent-Mietwagenflotte

Jürgen Lobach: Das Thema Mobilität ist zurzeit in aller Munde – die entscheidende Frage ist, wer wann welche Form der Mobilität benötigt. Beispielsweise ist der Bedarf in der Stadt sicherlich ein anderer als der auf dem Land. Muss man sich ein eigenes Auto leisten, wenn es während der vielen Geschäftsreisen mit Flugzeug oder Zug meist in Garage oder Parkhaus steht? Der klassische Mietwagen ist hier eine Alternative. Wem eine Anmietung für 24 Stunden zu umfassend ist, kann stundenweise mieten und flexibel sein. Wir denken, dass die Mobilität der Zukunft aus einem umweltschonenden Mobilitätsmix – angefangen beim Fahrrad bis zum Flugzeug – besteht, der von den individuellen Bedürfnissen jedes Einzelnen abhängt. Unsere Mietwagenflotte wird den Bedürfnissen unserer Systempartner und deren Kunden optimal angepasst sein.