Dienstwagenbesteuerung – Einsparpotenziale für Unternehmer und Abeitnehmer

Die Gestellung eines Firmenwagens an einen Mitarbeiter erfolgt aus Sicht des Unternehmers regelmäßig im eigenbetrieblichen Interesse. Insbesondere bei solchen Tätigkeiten, die permanente Mobilität voraussetzen, können sich Unternehmen der Überlassung eines betrieblichen Pkws faktisch nicht entziehen. Nur in den seltensten Fällen, so die Erfahrungen aus der Praxis, hat die Zurverfügungstellung eines Dienstwagens reinen Anreiz- und Entlohnungscharakter.

Ab dem ersten Tag der Nutzungsüberlassung nimmt aber zugleich ein Beifahrer seinen festen Platz im Fahrzeug ein: der Fiskus. Denn in der Fahrzeuggestellung und der damit gegebenen bloßen Möglichkeit, das Fahrzeug auch für Privatfahrten nutzen zu können, liegt bekanntermaßen ein zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn gehörenden Sachbezug vor (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG). Auf den tatsächlichen Grad der Nutzung für private Zwecke kommt es nicht an, was gerade bei solchen Arbeitnehmern mit annähernd ausschließlich beruflicher Nutzung ein großes Ärgernis darstellt.

Die Höhe des in Form der Kfz-Gestellung gewährten geldwerten Vorteils richtet sich entweder nach der sogenannten 1%-Methode oder aber nach der sogenannten Fahrtenbuchmethode (§ 8 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Neben lohn- beziehungsweise einkommensteuerlichen Folgen, die in erster Linie den Arbeitnehmer treffen, hat das Unternehmen die in Form der Kfz- Gestellung erbrachte Sachleistung Umsatzsteuer abzuführen, welche sich nach dem jeweiligen geldwerten Vorteil richtet.

Wie bedeutsam diese Besteuerungssachverhalte sind, zeigen viele leidliche Diskussionen mit Lohnsteuer- und Betriebsprüfern hinsichtlich der Frage, ob tatsächlich ein geldwerter Vorteil vorliegt und /oder wie sich dessen Höhe bemisst.

Vorliegen einer privaten Nutzung
Wird seitens des Arbeitsgebers ein betrieblicher Pkw dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt und die private Nutzung ausdrücklich beispielsweise im Arbeits-oder Dienstvertrag erlaubt, so ist nach der allgemeinen Lebenserfahrung auch von einer Privatnutzung auszugehen. Folge: Der Arbeitnehmer hat den geldwerten Vorteil zu versteuern. Entgehen kann man der Besteuerung nur, wenn man diesen Anscheinsbeweis entkräften oder erschüttern kann (BFH-Urteil vom 21.4.2010 – VI R 46/08). Nur für den Fall, dass der Arbeitgeber eindeutig und überprüfbar nachweisen kann, dass eine private Nutzung ausgeschlossenen ist, entfällt die Besteuerung.

Der Arbeitgeber kann generell oder arbeitsvertraglich untersagen, Privatfahrten mit dem Betriebs-Pkw durchzuführen. Allerdings hat der Arbeitsgeber sodann geeignete Maßnahmen zur Überwachung dieses Verbots zu ergreifen. Diese kann beispielsweise bestehen in der Anweisung der Führung ordnungsgemäßer Fahrtenbücher für die betrieblichen Pkw, Abstellen der Fahrzeuge nach Dienstschluss auf dem Firmengelände mit Schlüsselverwahrung, regelmäßige Kontrolle der Fahrtenbücher mit Dokumentation (siehe FGNiedersachsen, Urteil vom 11.3.2010 – 1 K 345/07, Revision eingelegt).

Verstößt ein Arbeitnehmer gegen das Verbot, so löst dies nicht die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus, da die Nutzung gegen den Willen des Arbeitgebers erfolgt, damit also keine Gegenleistung aus dem Dienstverhältnis für die Überlassung der Arbeitskraft vorliegt (BFH-Urteil vom 26.6.2003 – VI R 112/98).

Duldet jedoch der Arbeitgeber trotz Nutzungsverbot bei positiver Kenntnis die private Nutzung durch den Arbeitnehmer, so wird das Nutzungsverbot nicht ernsthaft durchgeführt. Als Folge wird Steuer auf den geldwerten Vorteil fällig.

Es empfiehlt sich daher eine gemeinsame Überprüfung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wie stark der Grad der Privatnutzung tatsächlich ist und ob nicht durch ein Nutzungsverbot insoweit steuerliche Vorteile für den Arbeitnehmer und bezüglich der Umsatzsteuer auch für den Arbeitgeber zu heben sind.

Höhe des geldwerten Vorteils
Für die Ermittlung der Bemessungsgrundlage für Sachbezug in Form der Pkw-Überlassung für Privatfahrten bietet der Steuergesetzgeber zwei Methoden an: Die sogenannte 1%-Methode oder die Fahrtenbuch-Methode.

Nach der 1%-Methode hat der Arbeitnehmer monatlich auf 1% des auf volle 100 Euro abgerundeten inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung des überlassenen Pkws zu versteuern. Dies gilt also unabhängig davon, ob das Fahrzeug neu oder gebraucht ist. Werkseitig eingebaute Sonderausstattungen, wie Navigationsgeräte, Lederaussstattung und Ähnliches erhöhen demzufolge den Nutzwert. Gekürzt werden darf dieser jedoch um die Kosten eines Autotelefons und einer Freisprechanlage.

Nachträgliche Anschaffungskosten, die durch Umrüstung oder Nachrüstung entstehen, lassen nach Auffassung des Bundesfinanzhofes jedoch den ursprünglichen Bruttolistenpreis unberührt (BFH-Urteil vom 13.10.2010 – VI R 12/09). Sie erhöhen damit nicht den geldwerten Vorteil. Dies ist insbesondere für die Arbeitgeber und Arbeitnehmer interessant, wenn die Fahrzeuge für den Flüssiggasbetrieb umgebaut werden oder sonstige vom Unternehmen in dessen Interessen vorgenommene Nachrüstungen wie zum Beispiel Anhängerkupplung oder nachträgliche Sonderlackierungen erfolgen. Letztlich entspricht dies der durch die 1%-Methode vom Gesetzgeber bewusst gewollte stark pauschalierende und typisierende Betrachtungsweise – so die höchsten Finanzrichter.

Alternativ jedoch kann der private Nutzwert in Höhe der entstandenen Aufwendungen angesetzt werden, wenn der Anteil der privaten Nutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird. Keine leichte Hürde, da laut Anweisung des Bundesfinanzministeriums an ein solches Fahrtenbuch so hohe Anforderungen zu stellen sind, deren Erfüllung schon fast unmöglich erscheint und die Betroffenen oftmals überfordern. Auch hier zeigen zahlreiche Fälle aus der Praxis, dass Fahrtenbücher im Nachhinein verworfen werden und Steuernachzahlungen fällig werden, für die der Arbeitgeber zunächst haftet.

Doch gerade in der Führung eines Fahrtenbuches liegt sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Unternehmer ein Steuereinsparpotenzial, welches nicht von vorneherein aufgeben werden sollte. Dies gilt insbesondere dann, wenn infolge der eigentlichen betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs der private Nutzungsanteil gering ist oder gar dem Arbeitnehmer ein Gebrauchtwagen überlassen wird.

Fahrten zwischen Wohnungs- und Arbeitsstätte
Im Falle der Anwendung der 1%-Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils der privaten Pkw-Nutzung sind zudem die Fahrten zwischen Wohnungs- und regelmäßiger Arbeitsstätte mit 0,03% des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zu versteuern (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG). Die Berechnung dieses Zuschlages unterstellt pauschal, dass der Betriebs-Pkw an 15 Tagen pro Monat zu den Arbeitsfahrten genutzt wird.

Nach der bisherigen Auffassung der Finanzverwaltung war somit der geldwerte Vorteil um diesen Zuschlag zu erhöhen, unabhängig davon, ob das Fahrzeug an mehr oder weniger als 15 Tagen zu Fahrten zwischen Wohnungs- und Arbeitsstätte genutzt wird. Diese Haltung hat die Finanzverwaltung nunmehr aufgegeben und folgt der im Jahre 2008 erstmals vom Bundesfinanzhof begründeten Rechtsprechung, dass bei nachweislich nur gelegentlicher Nutzung des Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnungs- und Arbeitsstätte eine Einzelbewertung der Fahrten mit 1/15 von 0,03% = 0,002% des Bruttolistenpreises erfolgen kann (BFH-Urteil vom 4.4.2008 – VI R 85/04, BMFSchreiben vom 1.4.2011). Hintergrund ist, dass die höchsten Finanzrichter in dem 0,03%-Zuschlag einen Korrekturposten zum Werbungskostenabzug erblicken und dieser Zuschlag nur insoweit zur Anwendung kommt, wie der Dienstwagen auch tatsächlich für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt wird. Eine weitere zusätzliche Besteuerung der Privatnutzung soll durch den Zuschlag nicht erfolgen.

Dies eröffnet mithin erhebliche Einsparpotenziale für die Arbeitnehmer, die eher selten mit dem Dienstwagen zum eigentlichen Firmensitz fahren. Kombiniert man dies mit der Lohnsteuerpauschalierungsmöglichkeit nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG, nach der der Arbeitsgeber in Höhe des Werbungskostensatz pro Entfernungskilometer mit 15% zuzüglich Solidaritätszuschlag übernehmen kann, führt dies zu einer spürbaren monatlichen Entlastung für die Arbeitnehmer; das Unternehmen indes spart Umsatzsteuer.

1%-Methode versus Fahrtenbuch
Die Möglichkeit, durch das Führen eines Fahrtenbuches sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen Steuern zu sparen, sollte nicht per se wegen des höheren Aufwandes verworfen werden.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht die steuerlichen Belastungsunterschiede:
Besteuerung nach der 1%-Methode
Bruttolistenpreis: EUR 40.000,–
Betriebliche km: 35.000 p.a.
Private km 10.000 p.a.
Entfernungs-km
Wohnung /Arbeitstätte: 20
Aufwendungen für Kraftstoff etc. EUR 6.500,–
Abschreibung: EUR 5.600,–
Steuer nach 1%-Methode
1% vom Bruttolistenpreis p.a. EUR 4.800,–
0,03 % vom Bruttolistenpreis für Fahrten
Wohnung /Arbeitstätte EUR 2.400,–
Geldwerter Vorteil EUR 7.200,–
Lohnsteuer (Annahme 35%) EUR 2.520,–
Umsatzsteuer hieraus EUR 403,–
Besteuerung nach Fahrtenbuch
Gesamtkosten (netto) EUR 12.100,–
Gesamtkosten (brutto) EUR 14.400,–
Privatanteil: 28,5 %
Geldwerter Vorteil: EUR 4.104,–
Lohnsteuer (Annahme 35%) EUR 1.436,–
Umsatzsteuer EUR 230,–
Ersparnis Lohnsteuer EUR 1.084,–
Ersparnis Umsatzsteuer EUR 173,–

Gestellung eines Gebrauchtwagens
Wird dem Arbeitnehmer zum Beispiel ein junger Gebrauchtwagen mit einem Nachlass von 30% zur Verfügung gestellt, fällt der steuerliche Vorteil noch deutlicher aus, da sich die als Aufwendungen zu berücksichtigenden Abschreibungen reduzieren, während nach der 1% Methode weiterhin der Bruttolistenpreis des Neufahrzeugs anzusetzen ist.
Gesamtkosten (netto) EUR 10.420,–
Gesamtkosten (brutto) EUR 12.400,–
Privatanteil: 28,5 %
Geldwerter Vorteil: EUR 3.534,–
Lohnsteuer (Annahme 35%) EUR 1.236,–
Umsatzsteuer EUR 198,–
Ersparnis Lohnsteuer EUR 1.284,–
Ersparnis Umsatzsteuer EUR 205,–

Elektronisches Fahrtenbuch als Ausweg aus der Bürokratiefalle
Die Frage ist jedoch, ob der steuerliche Vorteil den Aufwand zur Führung eines den hohen Anforderungen der Finanzverwaltung genügenden Fahrtenbuchs im Einzelfall rechtfertigt. Elektronische Fahrtenbücher stellen da ein probates Mittel dar. Sie erfassen lückenlos jede Fahrt, Privatfahrten werden anonymisiert und sind mittlerweile so komfortabel, dass sie leicht und schnell bearbeitet werden können. Zudem können die Geräte bei Fahrzeugwechsel mitgenommen werden. Sie sind nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes auch grundsätzlich von der Finanzverwaltung anzuerkennen, wenn sie nicht manipulierbar sind. Eine Investition, die sich schnell amortisiert.

Mehrere Dienstwagen
Stehen einem Unternehmer mehrere Dienstwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung, so wurde bislang seitens der Finanzverwaltung die Besteuerung „nur“ für das teuerste Fahrzeug vorgenommen. Diese günstige Regelung ist nunmehr entfallen, was auch von der Rechtsprechung gefordert wurde (BFH-Urteil vom 9.3.2010 – VIII R 24/08). Entkräften kann ein Unternehmer diese Anscheinsvermutung wie vorstehend erläutert (Fahrtenbuch oder aber saisonale Nutzung unterschiedlicher Fahrzeugtypen). Für Arbeitnehmer soll es jedoch nach der bisherigen Handhabung bleiben, dass für den geldwerten Vorteil der nach dem Listenpreis teuerste Pkw zugrunde gelegt wird.

Fahrzeuge zu Repräsentationszwecken
Die Frage nach der Dienstwagenbesteuerung setzt zunächst voraus, dass die Anschaffung oder das Leasen des Fahrzeugs betrieblich veranlasst ist. Der Umfang der betrieblichen Nutzung spielt dann keine Rolle, wenn entsprechend der Vorschrift des § 4 Abs. 4 EStG der betriebliche Veranlassungszusammenhang versagt wird oder es sich um sogenannte unangemessene Repräsentationsaufwendungen im Sinne des § 4 Abs. % Satz 1 Nr. 4 EStG wie Aufwendungen für Jagd, Segel- oder Motorjachten oder ähnliche Zwecke handelt.

Als „ähnlichen Zweck“ erblickte das Finanzgericht Baden-Württemberg jüngst die Anschaffung eines Jaguar E-Type und versagte den Betriebsausgabenabzug (Urteil vom 28.2.2011 – 6 K 2473/09, Nichtzulassungsbeschwerde eingelegt). Dabei wurde das Fahrzeug nachweislich ausschließlich betrieblich genutzt. Begründung der Richter: Das Fahrzeug diene (…) lediglich dazu, Geschäftsfreude zu unterhalten oder privaten Neigungen nachzugehen.

Es bleibt zu befürchten, dass dieses Urteil die Finanzamtsprüfer dazu motiviert, künftig auch bei hochwertigen und hoch repräsentativen Geschäftsfahrzeugen den betrieblichen Veranlassungszusammenhang zu hinterfragen und – neben der Nutzwertbesteuerung – die Abzugsfähigkeit der durch das Fahrzeug induzierten Betriebsausgaben zu versagen.

Der Fiskus darf auf der Rückbank Platz nehmen
Das Einsparpotenzial bei Anwendung der neuen Rechtsprechung zur Dienstwagenbesteuerung liegt auf der Hand. Optimiert werden kann hier sicher durch Führen eines (elektronischen) Fahrtenbuches. Für die betroffenen Arbeitnehmer führt dies leicht zu einer spürbaren Erhöhung des Nettoeinkommens, was der Motivation sicher nicht abträglich sein wird.

Für den Arbeitgeber gibt es neben der Entlastung bei der Umsatzsteuer zudem zufriedenere Mitarbeiter infolge höherer Nettoeinkommen. Insbesondere bei großen Fuhrparks und hohen dienstlichen Fahrleistungen sind nicht zu vernachlässigende Steuerentlastungen realisierbar.

 

Der Autor: Wolfgang Küster ist geschäftsführender Gesellschafter bei der Dr. Dornbach & Partner GmbH in Koblenz. Neben der Wirtschaftsprüfung stellt die steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Beratung der mittelständischen Klientel Schwerpunkt seiner Tätigkeit dar. Unternehmen der Automobil-Branche sowie Produktions- und Großhandelsunternehmen gehören zu den von Wolfgang Küster betreuten Mandanten. DORNBACH ist derzeit mit 16 Standorten in Deutschland vertreten (www.dornbach.de).