Das alles ...

Auf den Visitenkarten der für die Dienstfahrzeuge eines Unternehmens Verantwortlichen (selbstverständlich beziehen wir auch die Damen ein, die mit der Fuhrparkverwaltung betraut sind, benutzen der Einfachheit halber allerdings nur die maskuline Formulierung), die wir als Fuhrparkmanager, -leiter, Flottenmanager oder Fuhrparkverwalter kennengelernt haben, stehen oft ganz andere Berufsbezeichnungen. Das zeigt, dass die Stellen anderen Unternehmensbereichen zugeordnet sind, also seltener ein eigenständiges Ressort verantworten. Nicht selten kommen die Verantwortlichen aber auch wie die Jungfrau zum Kinde dazu, den Fuhrpark zu betreuen. Letzlich hat das Fuhrparkmanagement Schnittstellen zu vielen Unternehmensbereichen. Die größte Schnittmenge der Aufgaben eines Fuhrparkleiters mit anderen Abteilungen ergibt sich im Bereich Einkauf und Controlling. Aber auch eine enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung bei der grundsätzlichen Festlegung der Car Police wie auch mit der Personalabteilung bei steuerlichen Angelegenheiten oder Gehaltsumwandlung ist erforderlich.

Selbst wenn es keine eindeutig umrissene Positionsbeschreibung gibt und der Aufgabenbereich von Unternehmen zu Unternehmen und entsprechend der Fuhrparkgröße variiert, sollte der Fuhrparkleiter doch auf einige wichtige Dinge achten, die ihm die Arbeit erleichtern und ihn rechtlich absichern. Die Delegation der Halterhaftung kann generell nur einmal erfolgen, nämlich von der Geschäftsführung auf den Fuhrparkmanager, diese kann juristisch haltbar an keinen weiteren Mitarbeiter übertragen werden. Aus Beweisgründen sollte die Delegation stets ausdrücklich und möglichst schriftlich erfolgen, im Idealfall an eine zuverlässige, erprobte und sachkundige Person. Mittlerweile bieten eine Reihe von einschlägigen Institutionen Aus- und Fortbildungen zum Fuhrparkleiter an.

Da im Haftungsfall empfindliche Schadenersatzforderungen drohen bis hin zu Gefängnisstrafen, tut der Fuhrparkleiter gut daran, sich durch finanzielle und / oder juristische Rückendeckung der Geschäftsführung abzusichern. Um solch heikle Fälle zu vermeiden, gilt für den Fuhrparkleiter unbedingt, die Führerscheinkontrolle mindestens zweimal jährlich durchzuführen, die UVV bei den Dienstfahrzeugen einzuhalten, die Voraussetzung für Ladungssicherung zu schaffen und darauf hinzuweisen, insgesamt für die Fahrtüchtigkeit der Fahrzeuge zu sorgen, und, noch wichtiger, alle Anweisungen und Aktionen diesbezüglich zu dokumentieren. Der Fuhrparkleiter kann nicht ständig jedes Fahrzeug und jeden Fahrer überwachen, er sollte aber per Überlassungsvertrag, schriftlicher Anweisung oder Unterschrift des Fahrers beweisen können, dass er den Fahrer über wichtige Aspekte aufgeklärt hat.

Neben der eigenen Erfahrung hilft sicherlich auch der Austausch unter Kollegen, der mittlerweile durch zahlreiche Veranstaltungen in der Branche gefördert wird und der sich in unterschiedlichen Foren im Internet beziehungsweise in den dortigen Social Networks etabliert. Nicht fehlen sollte natürlich auch die Lektüre von Fachliteratur und -zeitschriften.

 

Wichtige Branchentreffs:
- Bundesverband Fuhrparkmanagement
www.fuhrparkverband.de

- Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
www.bme.de

-Verband Deutsches Reisemanagement e.V.
www.vdr-service.de

- www.fuhrparktreff.de