Fuhrpark-Compliance: Haftung vermeiden, Werte leben

Fuhrpark-Compliance sorgt für Rechtssicherheit in Unternehmen und gleichzeitig für einen angemessenen Reputationsschutz in der breiten Öffentlichkeit. Fuhrparkleiter und Fahrer von Dienstwagen sowie das Management werden sensibilisiert und von Haftungsrisiken entlastet. Es geht aber auch darum, vorsätzlich rechtswidrige Handlungen auf allen Ebenen zu erkennen, zu vermeiden und die Aufklärung einschlägiger Vergehen zu erleichtern. Fuhrpark-Compliance ist ein Stützpfeiler der Corporate Governance und damit auch ein wesentlicher Bestandteil eines systematischen Wertemanagements.

In einem Vorgehensmodell zum Thema Fuhrpark- Compliance sind folgende Eckpunkte zu beachten:
• Verantwortlichkeiten (mit einigen ausgewählten Unterpunkten)
• im Verhältnis zum Beschäftigten: zum Beispiel arbeitsvertragliche Regelungen über den Zugriff auf den Fuhrpark
• im Verhältnis zu Dritten: zum Beispiel Haftung im Schadensfall
• im Verhältnis zum Staat: zum Beispiel Ord - nungswidrigkeiten und Straftaten durch Verantwortliche
• Risikoanalyse
• Maßnahmendefinition
• Prävention und Entdeckung
• elektronische Führerscheinkontrolle, UVV im Fahrzeugnutzungszeitraum, demnach viermal in 3 Jahren
• Nachhaltigkeit

Als Bestandteil guter und effektiver Unternehmensführung geht es darum, den Fuhrparkverantwortlichen die Instrumente an die Hand zu geben, um geltendes Recht, bestehende Verträge und unternehmensinterne Vorschriften einzuhalten. Dazu sind Strukturen und Mechanismen zu entwickeln und vorzuhalten, die helfen, integres Verhalten zu gewährleisten. Und natürlich vorsätzlichen Zuwiderhandlungen vorzubeugen und die Verstöße unmittelbar oder zumindest im Nachhinein aufzudecken und zu sanktionieren. Zuwiderhandlungen betreffen dabei gleichermaßen das Management, die Fuhrparkleitung und die Fahrer als Nutzer eines Unternehmensfahrzeuges. Ein Fahren ohne Führerschein, eine Nichtbeachtung der Unfallverhütungsvorschriften ist auf allen Ebenen nicht akzeptabel und führt früher oder später zu enormen rechtlichen, aber auch ökonomischen Unternehmensrisiken. Nur durch klar formulierte Verhaltensrichtlinien, Beachtung einschlägiger rechtlicher Rahmenbedingungen und konkrete Handlungsanweisungen (Code of Conduct; Policies & Procedures) wird eine verbindliche Basis und Akzeptanz für Fuhrpark-Compliance geschaffen.

Die wachsende Bedeutung der Datenverarbeitung über alle Prozessstufen und des Datenschutzes stellt insbesondere das Fuhrpark-Compliance vor große Herausforderungen. Datenschutz und ausreichende Auftragsdatenverarbeitungsregelungen (ADV), Informationssicherheit und -verfügbarkeit sind zu gewährleisten.
Merke: Konsequente Regelungen und Sanktionen verstärken regelkonformes Verhalten. Fuhrpark- Compliance muss deshalb im Unternehmens- Compliance fest verankert werden.

Es ist daher notwendig, ein internes Kontrollsystem mit technischen und organisatorischen Prüfverfahren zu installieren. Zu den Themen „Halterhaftung vermeiden – Risiken minimieren“ stehen Seminare und bewährte Instrumente der TÜV Card Services zur Verfügung, die allen Fuhrparkverantwortlichen effektive Hilfestellung geben. Dabei ist es wichtig, Auffälligkeiten zu erkennen, zu dokumentieren und angemessen den Verantwortlichen eines Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Ungesicherte oder gar gegen einschlägiges Recht verstoßende Prüfverfahren sind abzulehnen! Im Rahmen unserer Rechtsseminare zeigen wir die zulässigen Verfahren auf, denn Fuhrpark-Compliance beginnt bereits bei der Auswahl der Dienstleister!

Schlussfolgerung: Die Geschäftsführung des Unternehmens muss unternehmensinterne Regelungen und Prozesse schaffen, um gesetzlichen Anforderungen als Halter des Fuhrparks zu entsprechen. Andernfalls haftet die Geschäftsführung für die Verletzungen der Halterpflichten gegenüber dem Unternehmen und gegenüber dem Staat. Daher ist umfassendes Fuhrpark-Compliance erforderlich!

Thomas Krüger, Geschäftsführer TÜV Card Services GmbH