Passende Partner finden

Zum täglichen Geschäft des Fuhrparkleiters gehört, dafür zu sorgen, dass die Dienstwagen fahren können. Um dies zu ermöglichen, müssen einige Schnittstellen geschaffen werden, denn die gesamte Prozesskette von der Bestellung über die Unterhaltung bis zur Aussteuerung hängt im Wesentlichen von externen Lieferanten ab. Für Mobilität ohne Verzögerung sorgt unter anderem eine gut auf einander abgestimmte Material- und Dienstleisterdisposition, denn auch der Einkauf stellt eine wichtige Komponente im Fuhrparkmanagement dar. So ist es keine Seltenheit, dass das Fuhrparkmanagement unter die Abteilung „Einkauf” fällt. Viele kaufmännische Regeln und Gepflogenheiten finden sich daher auch im Betrieb der Dienstwagenflotte wieder. Abhängig von der Größe des Unternehmens respektive des Fuhrparks und der Beschaffungsart (Full Service-) Leasing oder andere kommen dann mehr oder weniger komplexe Verfahren zur Lieferantenauswahl zum Tragen. Und auch keine kleine Zahl von Standard-Dienstleistern und -Lieferanten erbringt Arbeit für die beziehungsweise steuert Ware in die Flotte (siehe Kasten).

Als ein Mittel zur Bestimmung des Handelspartners eignet sich die Ausschreibung, die die wesentlichen Leistungsanforderungen beinhaltet. Der Entscheider sollte zwingend darauf achten, dass er vergleichbare Angebote erhält, denn nur auf dieser Basis kann er das passende bestimmen (siehe Seite 14). Wenn sich eine Ausschreibung beispielsweise aufgrund des Volumens oder einer geringen Anzahl von Anbietern nicht lohnt, müssen selbstständig Angebote eingeholt und Rahmenbedingungen sowie Konditionen verhandelt werden, die die Anforderungen des Unternehmens abdecken. Bestehen bereits zufriedenstellende Lieferantenbeziehungen, kann es trotzdem sinnvoll sein, aktuelle Angebote im Wettbewerb einzuholen, um eine neue Verhandlungsbasis zu schaffen oder um eine Transparenz des Marktes zu erhalten beziehungsweise die Preistendenzen zu kennen. Wer Dienstleistungen, die vorher inhouse erledigt wurden, outsourcen will, muss genau identifizieren können, wie er durch Freisetzen von eigenen Personalressourcen mit eingekauften Dienstleistungen trotzdem Einsparungen erzielt. Hier gilt es, die Parameter kaufmännisch vergleichbar zu machen.

Bei einer Flottenmanagement-Umfrage unter Fuhrparkmanagern kam heraus, dass Dienstleister wie Leasingunternehmen in größeren Fuhrparks oft per Ausschreibung bestimmt werden, denn hier steht neben einem gewaltigen finanziellen Volumen auch ein umfassender Dienstleistungsbedarf dahinter, der optimal erfüllt werden muss. „Die Entscheidung wird dann nach Preis, Dienstleistungsangebot und zu erwartender Dienstleistungsqualität getroffen, bei letzterer spielen dann Erfahrungswerte, eigene oder die von Branchenkollegen, durchaus eine Rolle”, gibt eine Fuhrparkleiterin zu Protokoll. In der Regel kommen mehrere Dienstleister zum Einsatz, auch, um stets auf eine durchgängige Versorgung bauen zu können, falls es bei einem zu unerwarteten Schwierigkeiten kommt, in welcher Hinsicht auch immer.

Stehen mehrere Dienstleister zur Auswahl beispielsweise, wenn die Leasinggesellschaften verschiedene Kooperationspartner im Reifenmanagement vorgeben, kann auch der Fuhrparkleiter mitbestimmen, welche vom Dienstwagennutzer angesteuert werden sollen. Bestimmte Servicekriterien, Öffnungszeiten oder auch langjährige Zufriedenheit und einfache Prozesse festigen die Zusammenarbeit. Kurze Wege gelten als weiteres Argument in einer Flotte, in der festgelegt ist, wer zu welchem der zwei regionalen Reifendienstleister fahren muss. Wenn es um die Werkstätten geht, spielt der zweijährige Garantiezeitraum eine Rolle, während dem der Dienstwagennutzer zwingend eine Vertragswerkstätte aufsuchen muss. Danach können die Flottenfahrzeuge auch in freien Werkstätten gewartet und instandgesetzt werden, in vorgenanntem Fuhrpark hat der Fahrer die Wahl zwischen verschiedenen Autohäusern. In einem weiteren Fuhrpark schränkt die Fuhrparkordnung aufgrund von Leistungsund finanziellen Obergrenzen ein, welche Dienstleister zur Verfügung stehen, ebenso existiert eine schwarze Liste, welche Anbieter dem Dienstwagennutzer untersagt sind aufzusuchen. Welche genauen Kriterien darüber bestimmt haben, wer auf die schwarze Liste kommt, ist uns leider nicht bekannt.

Zur Umstellungen bei den Handelspartnern kann es kommen, wenn ein Unternehmen aufgekauft wird. Hier hat der Fuhrparkleiter, der darüber Auskunft gab, unter anderem die Fahrzeugbeschaffung an seinen Kollegen übergeben, der diese über den beim Mutterkonzern ansässigen Autohändler organisiert. Durch die Bündelung ergeben sich weitere Vorteile wie bessere Verhandlungsposition und Rabatte. Die räumliche Distanz wird nun durch Überführung der Fahrzeuge seitens des Autohauses überbrückt, das dies zur vollsten Zufriedenheit des Fuhrparkleiters erledigt. Absprachen und Vertrauen unter den Fuhrparkleiter-Kollegen von Mutterkonzern und Tochterbetrieb spielen hierbei ebenfalls eine wichtige Rolle. Wenn eine Flotte überregional aufgestellt ist, kommen oft sehr viele Dienstleister in einem Aufgabenbereich in Frage, beispielsweise wenn es um die Inspektionen oder um den Reifenservice geht. Ein Flottenmanager gab zu Protokoll, dass er innerhalb bestimmter Einschränkungen und Vorgaben, nur Vertragswerkstätten aufzusuchen, den Fahrern freie Hand lässt mit dem Argument, sie kennen diese und deren Services einfach besser. Im Gegenzug sollte es selbstverständlich sein, bei Problemen in der Dienstleistung zeitnah Rücksprache mit dem Fuhrparkleiter zu halten, der sich um Lösungen kümmern kann.

Sicherlich sind die Kriterien genauso individuell, wie es die meisten Fuhrparks in ihren Eigenschaften sind. Am besten helfen Daten und Statistiken dabei, Fakten zu schaffen für Auswertungen. Mithilfe dieser Auswertungen lassen sich Rückschlüsse ziehen, ob die bisherigen Kriterien für oder gegen bestimmte Dienstleister noch Gültigkeit besitzen. Doch manchmal ist es mehr wert, für ein paar Euros mehr beim Jupp im Nachbardorf einzukaufen, als ständig neue Handelsbeziehungen aufzubauen, denn auch das kostet Zeit und damit Geld. Und letztlich steht der Fuhrpark nicht als einzige Einkaufsabteilung eines Unternehmens da, Geschäfte laufen wesentlich komplexer ab. Wenn ein Fuhrpark-Dienstleister ausgetauscht wird, fallen eventuell Gegengeschäfte oder Aufträge weg, die das Unternehmen auf anderer Ebene bei dem oder durch den ehemaligen Dienstleister akquiriert hatte.