Auf Vertrauensbasis

Die Münsteraner zeb/rolfes.schierenbeck.associates gmbh, eine auf die Finanzdienstleistung spezialisierte Unternehmensberatung, kooperiert im elften Jahr erfolgreich mit BCD Travel Germany, dem deutschen Marktführer für Geschäftsreise-Management. Ein wichtiger Meilenstein in der Zusammenarbeit der beiden Unternehmen: Die Implementierung der Firmenkreditkarte und die Nutzung des BCD Travel Reisestellenkontos von American Express bei zeb/.

1992 in Münster gegründet, kann zeb/ stetiges Wachstum in sämtlichen Bereichen verzeichnen. Aus fünf Mitarbeitern sind mit der Zeit 683 geworden; der Umsatz liegt heute bei 103 Millionen Euro. Der Branchenfokus des Unternehmens liegt auf dem Finanzdienstleistungssektor; Banken und Versicherungen zählen zu den Hauptkunden. Innovative und wissenschaftliche fundierte Beratung und Umsetzung erarbeiteter Lösungen, die Entwicklung und Implementierung von Software zur Unternehmenssteuerung, branchen- und funktionsspezifisches Know-how und Seminarveranstaltungen zur Orientierungshilfe und professionellen Weiterbildung zählen zu den Angebotsschwerpunkten der zeb/.

Nach Gründung des Unternehmens in Münster folgten Büros in Frankfurt und Berlin sowie in Zürich, Wien, München und Warschau, um nur einige der Standorte zu nennen. Mittlerweile werden in ganz Deutschland, Österreich, der Schweiz, Luxemburg, Liechtenstein und Osteuropa Projekte und Lösungen der zeb/ umgesetzt.

Parallel zum stetigen Wachstum des Unternehmens und damit einhergehend auch zur wachsenden Mitarbeiterzahl stellte sich die Frage, inwiefern das Reisemanagement des Unternehmens optimiert werden kann. Von den mittlerweile knapp 700 Mitarbeitern reisen mehr als 90 Prozent. „Der Projektalltag unserer Berater sieht so aus, dass sie von Montag bis Donnerstag oder sogar permanent unterwegs sind. Dadurch, dass so viele Berater ständig und in verschiedenen Ländern reisen, haben wir ein erhebliches Reisevolumen, was wiederum nach sich zieht, dass das Reisemanagement von einem professionellen Anbieter übernommen werden muss – gerade auch zur Entlastung der Mitarbeiter. So können diese sich ausschließlich auf ihren Job konzentrieren“, erklärt Dr. Christian Spieker, Leiter interne Dienste bei zeb/. Dieser Anbieter, der dafür sorgt, dass die komplette Reisevor- und Nachbereitung mit sämtlichen involvierten Prozessen reibungslos und einfach abgewickelt wird, ist BCD Travel.

Seit 1999 hat BCD Travel ein eigenes Implantbüro direkt vor Ort. „Dieser persönliche Bezug ist uns sehr wichtig; die Zusammenarbeit findet nicht anonym oder über eine Telefon-Hotline statt, sondern unsere Berater haben Ansprechpartner vor Ort. So können beispielsweise auch Tickets für sehr kurzfristig stattfindende Reisen direkt im Haus abgeholt werden“, erläutert Christian Spieker einige der Vorteile, die die enge Zusammenarbeit beider Unternehmen mit sich bringt.

„Die Grundlage der Kooperation ist eine sehr große Vertrauensbasis zwischen den beiden Unternehmen“, wie er weiter schildert. „Als wir uns nach einem professionellen Anbieter umgeschaut haben, spielte der persönliche Kontakt zu BCD Travel eine wichtige Rolle. Darauf hat sich die Zusammenarbeit aufgebaut und wurde nach und nach intensiviert.“ Viele der Prozesse, die zeb/ selbst intern nicht abbildet und die von Dritten nicht ohne weiteres übernommen werden können, sind an BCD Travel ausgelagert. Die Kontrolle der Reiseordnung beispielsweise ist komplett in der Hand von BCD Travel. Dies bedeutet auch, dass das Reise-Implant bevollmächtigt ist, den Beratern Weisungen zu erteilen, klar zu sagen, was erlaubt ist und was nicht – ob Anspruch auf ein bestimmtes Hotel besteht beispielsweise –, Reisen umzubuchen, dort zu handeln, wo es nötig ist und auch darauf aufmerksam zu machen, falls einmal etwas nicht reibungslos ablaufen sollte.

Die volle Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter ist da – dies ist wiederum die Garantie dafür, dass Reiserichtlinien eingehalten und Vorgaben nicht infrage gestellt werden. Flache Hierarchien und eine offene Kommunikation tragen auch zur guten Zusammenarbeit bei. BCD Travel ist mehr als ein reiner Dienstleister in Sachen Reiseabwicklung für die zeb/. Aufgrund des langjährigen persönlichen Kontaktes besteht ein enger Bezug zum Unternehmen, BCD Travel ist fester Bestandteil der Firma und fungiert auch als Consultant bei verschiedenen Themenstellungen und Prozessumsetzungen. Das Unternehmen ist „starker Partner, der berät, damit alles rundläuft; der da ist, beispielsweise bei Themen, die die aktuelle Marktsituation betreffen, bei Auswertungen, Branchenvergleichen und vielem mehr“, betont Christian Spieker. „Wir haben neben dem Implant auch ein Onlinebuchungstool, so dass für jeden Mitarbeiter sämtliche Reisedienstleistungen auf diesem Weg gebucht werden können, allerdings immer mit finaler Kontrolle durch das Implant – hier finden immer wieder Feinabstimmungen und Beratungsgespräche zur Prozessoptimierung statt“, ergänzt Jeremias Leuthen, Key Account Manager bei BCD Travel.

Für zeb/ spielt es eine wesentliche Rolle, dass die Mitarbeiter den bestmöglichen Service bekommen – vor, während und nach der Reise. Wer um die 200 Tage im Jahr reist, sprich mehr unterwegs als zuhause ist, der braucht einen gewissen Komfort, muss sich darauf verlassen können, dass wiederholte Flüge mit sämtlichen auf dem Markt vorhandenen Airlines und die fast tägliche Übernachtung in verschiedenen Hotelbetten nicht zur Qual wird. Hinzu kommt: Wer einen straffen Zeitplan hat, muss die Sicherheit haben, dass gewisse Abläufe schnell und einfach abzuwickeln sind – so zum Beispiel Check-in und Check-out im Hotel, auch zu ungewöhnlichen Zeiten, um nur ein Beispiel zu nennen. Hier ist also wieder das Know-how von BCD Travel gefragt, damit kleine, aber wesentliche Details stimmen, die letztlich darüber entscheiden, ob die Reise ohne Komplikationen stattfindet oder nicht.

Wie sieht BCD Travel die Zusammenarbeit beider Unternehmen? „Eng, offen, sehr positiv“, fasst Jeremias Leuthen zusammen. „Das Implant ist so fest ins Unternehmen integriert, dass viele Mitarbeiter gar nicht wissen, dass es sich um ein externen Anbieter handelt“, erklärt er, was Christian Spieker bestätigt. „Wir unterstützen zeb/ bei sämtlichen aktuellen Themen und sind immer darauf bedacht, die Zusammenarbeit auf einem konstant hohen Niveau zu halten“, wie Jeremias Leuthen betont. So wird beispielsweise auch immer wieder nachgehakt und kontrolliert, um zu überprüfen, ob die Prozesse so ablaufen, wie es sein soll, ob Verbesserungen am System vorgenommen werden können und inwiefern die Kooperation zwischen beiden Unternehmen optimiert werden kann.

Ein wichtiger Punkt ist auch die Zusammenarbeit von BCD Travel mit American Express Cards – von der Kooperation profitiert im aktuellen Fall auch zeb/, welche die Produkte BCD Travel American Express Corporate Card und das BCD Travel American Express Reisestellenkonto (BTA) verwendet. Um die 600 zeb/-Berater nutzen die Karte und profitieren von schlanken Prozessen, intern und extern. „Wir wollten eine einheitliche Abrechnungssystematik hier im Haus implementieren“, erläutert Christian Spieker die Entscheidung für die Einführung der beiden Lösungen von American Express Cards, „gerade auch wegen unserer Expansion im Ausland, wo wir ebenfalls Karten brauchen – alles sollte über einen einzigen einheitlichen Prozess laufen, über nur ein System. Neben den Cards-Produkten von American Express verwenden wir keine weiteren, haben also keine Zweit- und Drittkarten von anderen Anbietern.“

Was die Zusammenarbeit von BCD Travel und zeb/ betrifft, steht bei zeb/ für 2011 ganz klar im Vordergrund, die Online-Buchungsquote im Unternehmen zu steigern, um so trotz vieler neu eingestellter Mitarbeiter die Auslastung im Implant konstant zu halten. Mit American Express Cards ist geplant, die Prozesse weiterhin schlank zu halten und Reports zu optimieren, sofern es dort Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Um mit Christian Spiekers Worten zu schließen: „Das Business bei zeb/ muss laufen.“ BCD Travel sorgt zusammen mit American Express Cards dafür, dass das der Fall ist.

 

zeb/rolfes.schierenbeck. associates gmbh
zeb/rolfes.schierenbeck.associates gmbh ist ein Beratungsunternehmen, das Finanzdienstleister in Deutschland und Europa unterstützt. 1992 gegründet, arbeiten mittlerweile 683 Mitarbeiter für zeb/. Projekte werden in Deutschland, der Schweiz, Österreich, Luxemburg, Liechtenstein und in Osteuropa umgesetzt. Mit einem Jahresumsatz von 103 Millionen Euro (Stand: 2009) und 42 Partnern hat sich zeb/ eine führende Position bei der Beratung von Kreditinstituten und anderen Finanzdienstleistern erarbeitet und zählt, gemessen am Umsatz in Deutschland, als größte spezialisierte Unternehmensberatung zu den Top 5 im FDL-Bereich.

 

BCD Travel Germany GmbH
BCD Travel ist deutscher Marktführer für globales Travel Management und weltweit das drittgrößte Unternehmen, das auf Geschäftsreisemanagement spezialisiert ist. BCD Travel vereinfacht und rationalisiert Geschäftsreiseprozesse für Unternehmen jeglicher Größenordnung. Schwerpunkte sind Reiseplanung und -buchung, Prozesskostenanalyse, strategischer Einkauf, Reisekostenabrechnung und Reisekostencontrolling. BCD Travel ist ein Tochterunternehmen der BCD Holdings N.V. In Deutschland gibt es 124 Geschäftsstellen, weltweit arbeiten mehr als 10.800 Mitarbeiter für BCD Travel, der vermittelte Umsatz des Unternehmens beläuft sich auf 14,6 Milliarden US-Dollar.

 

American Express
American Express wurde 1850 gegründet, ist seit 1898 auch in Deutschland vertreten und ist einer der weltweit führenden Anbieter von Reise- und Finanzdienstleistungen. In über 200 Ländern betreuen mehr als 58.000 Mitarbeiter rund 89 Millionen Kartenkunden und viele Millionen Geschäftsreisende. Über die Global Commercial Card Group vertreibt American Express Formenkreditkarten, Corporate Purchasing Solutions und weitere Dienstleistungen für das Ausgabenmanagement an mittlere, große und globale Unternehmen weltweit. Das Unternehmen gibt in 40 Ländern Firmenkreditkarten in entsprechender Landeswährung sowie in 100 weiteren Ländern auf US-Dollar laufende internationale Karten heraus.