Travel Management 2011 - Veränderungen, Trends, Meinungen

Allgemeine Trends und Prognosen

Geschäftsreisen 2011:
Kostenanstieg

Einkäufer von Geschäftsreiseleistungen müssen 2011 mit etwas höheren Kosten für die Geschäftsreise rechnen. Zu diesem Schluss kommt Advito, die unabhängige Beratungssparte von BCD Travel, in der Branchenprognose 2011 Industry Forecast. Advito gibt jedes Jahr eine Prognose für den Geschäftsreisemarkt heraus, die auf den aktuellen Wirtschafts- und Transaktionsdaten basiert und Vorhersagen für Flug, Hotel, Meetings, Mietwagen und Bahn, die wichtigsten Entwicklungen der Geschäftsreisebranche und ihren Effekt auf das Travel Management beinhaltet. Einkäufer finden außerdem wichtige Strategien zur Optimierung ihrer Verhandlungen mit Anbietern.

Laut Advito steigen die Flugpreise 2011 um zwei bis sieben Prozent an, während die durchschnittlichen Tagesraten für Hotelzimmer um 2,5 bis sechs Prozent anziehen werden. Die Preiserhöhungen variieren von Region zu Region beträchtlich. Die Gesamtnachfrage nach Geschäftsreisen wird nur im einstelligen Bereich ansteigen. Der Motor für das Wachstum liegt in der Asien-Pazifik-Region. Besonders China und Indien treiben die Nachfrage in die Höhe.

Nachfrage versus Vertrauen
Die Faktoren, die die Preisentwicklung 2011 beeinflussen, sind ausgewogen. Die wachsende Nachfrage führt sicher zu einem Preisdruck nach oben. Außerdem sind die Budgets der Unternehmen durch den größeren Bedarf an Langstreckenflügen nahezu ausgereizt. Auch die andauernde Konsolidierung im Geschäftsreisemarkt und neue Steuern und Gebühren können die Kosten in die Höhe treiben. Die Anbieter werden sich allerdings hüten, die Preise zu sehr anzuheben. Das Vertrauen in den wirtschaftlichen Aufschwung ist noch nicht gefestigt, insbesondere in Europa und den USA. Deshalb geht Advito davon aus, dass die Preise 2011 zwar ansteigen werden, aber nur um wenig mehr als die Inflationsrate.

Air Travel 2011:
Weniger Plätze im Niedrigpreis-Sektor
Für 2011 prognostiziert Advito moderate Flugpreis- Steigerungen für alle Regionen, jedoch wird der Anstieg nicht so hoch ausfallen wie im Jahr 2010. Der Anstieg der Kosten wird begünstigt durch eine stetig steigende Nachfrage, die eher vorsichtige Kapazitätenerhöhung durch die Anbieter, kürzere Verfügbarkeit und schärfere Restriktionen für günstige Tarife sowie den anhaltenden Trend zu Zusatzgebühren und Leistungen, die aus dem Gesamtpreis herausgelöst wurden.

BCD Travel-Tipps für Einkäufer
Wählen Sie sorgfältig aus, mit welchen Anbietern Sie Vereinbarungen schließen und sorgen Sie durch Reiserichtlinien und Pre-Trip-Kontrollen für Buchungen bei den bevorzugten Airlines.
Verdoppeln Sie nochmals die Kommunikationsmaßnahmen, um ihre Reisenden dazu zu bewegen, ihre Flüge früh zu buchen.

Bestehen Sie auch bei Mitgliedern von Joint Ventures auf individuellen Verträgen mit einzelnen Airlines. So vermeiden Sie negative Konsequenzen aufgrund von Konsolidierungen auf dem Airline- Markt.

Entwickeln Sie Richtlinien für den Umgang mit Dienstleistungen, die aus dem Gesamtpreis herausgenommen wurden. Verpflichten Sie die Anbieter, Ihnen ein angemessenes Reporting zu liefern.

Hotels 2011:
Ausgeglichene Verhandlungssituation
Die Prognose für den Hotelsektor fällt ähnlich aus. Viele Jahre waren die Anbieter in der besseren Verhandlungsposition. Nachdem in den letzten zwei Jahren dann die Einkäufer die Oberhand hatten, präsentiert sich 2011 ein sehr ausgeglichenes Bild. Advito prognostiziert die größten Preissteigerungen in den Schwellenmärkten, angeführt von Lateinamerika (6 Prozent) und dem Asien-Pazifik- Raum (5 Prozent). Direkt dahinter folgen der Nahe Osten (4,5 Prozent) und Afrika (4 Prozent), während die reiferen Märkte Nordamerika (3,5 Prozent) und Europa (2,5 Prozent) das Schlusslicht bilden. Die wichtigsten Märkte und Städte haben allerdings weitaus höhere Preiserhöhungen als der regionale oder nationale Durchschnitt zu erwarten. In Hongkong und New York beispielsweise werden die Steigerungen niedrige zweistellige Werte erreichen (10 bis 13 Prozent).

BCD Travel-Tipps für Einkäufer
Wer sichergehen will, dass er 2011 keine höheren Raten zahlt, muss sich in den Verhandlungen dazu verpflichten, ein höheres Volumen abzunehmen und Marktanteile zum bevorzugten Anbieter zu verschieben. Schließen Sie die Verhandlungen für 2011 frühzeitig ab. Je länger die Verhandlungsperiode dauert, umso günstiger entwickelt sich die Position für die Anbieter.

In einigen Märkten können Einkäufer von der Einführung weiterer Häuser im Portfolio profitieren, beispielsweise neue Hotels, die Geschäftskunden gewinnen wollen.
Es kann sich lohnen, über kostenfreie oder preisreduzierte Extras wie Parkplätze und W-LAN zu verhandeln.

Für Einkäufer, die in einer weniger guten Verhandlungsposition sind, kann es lohnenswert sein, auf eine preisreduzierte ‚best available rate‘ umzusteigen.

Meetings 2011:
Vorsicht vor 2012!
Obwohl die stetig wachsende Nachfrage zweifellos die Raten nach oben treiben wird, fallen die Preiserhöhungen voraussichtlich klein aus. Wenn die Nachfrage aber bis zum Ende des Jahres 2011 hoch bleibt, sollten Sie sich auf einschneidende Preiserhöhungen für das Jahr 2012 einstellen.

BCD Travel-Tipps für Einkäufer
Buchen Sie früher. Die Veranstaltungsorte werden viel früher ausgebucht sein als in den Jahren 2009/2010. Planen Sie voraus. Da die Preise 2012 voraussichtlich stark anziehen werden, lohnt es sich, wiederkehrende beziehungsweise jährlich stattfindende Veranstaltungen so früh wie möglich zu buchen.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten schon bei der Auswahl der Veranstaltungsorte. Es gibt günstige Alternativen.

Mietwagen 2011:
Knallharter Wettbewerb
Der starke Wettbewerb im Mietwagen-Sektor hindert die Anbieter besonders in den USA daran, ihre Preise um mehr als vier Prozent anzuheben. Einkäufer mit guten Mietwagen-Programmen sollten deshalb versuchen, Preiserhöhungen in den Verhandlungen ganz auszuschließen. In Europa steigen die Preise voraussichtlich in Anlehnung an die Inflationsrate.

Bahn 2011:
Hohe Geschwindigkeit, hohe Preise
In Europa werden die Preise für Fahrten mit Hochgeschwindigkeitszügen voraussichtlich steigen, da die Anbieter ihre Investitionen wieder hereinbekommen und den wachsenden Marktanteil ausnutzen wollen. Vor 2012 gibt es so gut wie keinen Wettbewerb. In China entstehen Hochgeschwindigkeitsstrecken als Alternative zum Flugverkehr.

Die Branchenprognose für den Geschäftsreisemarkt 2011 Industry Forecast ist auf www.bcdtravel. de unter Media&Newsroom, Downloads, White Papers erhältlich.

Meinungen einiger Travel Manager zum Thema Trends 2011

Downgrading, beispielsweise also weniger Sterne und Economy statt Business im Flieger, ist diese Maßnahme sinnvoll beziehungsweise wird sie 2011 weiterhin betrieben werden? „Nicht unbedingt, wenn sich dadurch beispielsweise Anreisewege, -zeiten und -kosten erhöhen“, wie Roland Klatz von der Robert Murjahn Stiftung & Co KG findet – eine Meinung, der sich viele andere Travel Manager anschließen. „Auf das Thema Hotelbuchung bezogen, sind ausschließlich Preis und dafür vorgesehene regionale Hotelhöchstpreisgrenze entscheidend, Sterne spielen keine Rolle“, gibt Daniela Kronreif, Travel- und Veranstaltungsmanagerin bei der Fraunhofer Gesellschaft, an. Jörg Martin, unabhängiger Berater und Geschäftsführer von CTC Corporate Travel Consulting, findet, dass diese Frage differenziert zu sehen ist: „Wenn beispielsweise innereuropäisch noch Business geflogen wurde und nun alle Economy fliegen, handelt es sich um eine ökonomisch sinnvolle und auch zumutbare Veränderung. Das gleiche gilt für die Anschaffung von Flügen in der First Class. Anders sieht dies im interkontinentalen Bereich aus, wo die Rückstufung von der Business in die Economy eine erhebliche Beeinträchtigung auf das körperliche Befinden der Reisenden hat und zunehmend wieder rückgängig gemacht wird. Vom Prinzip her ist dies auch auf den Hotelbereich übertragbar. 5 Sterne weichen einer vernünftigen Vorgabe von Hotels in der gehobenen Mittelklasse. Hier ist allerdings sehr stark der jeweilige Markt zu betrachten, in dem die Übernachtung stattfinden soll, da die Standards eines Mittelklassehotels beispielsweise in Indien Lichtjahre von dem in Deutschland entfernt ist.“

Im Zuge der allgemeinen Sparmaßnahmen stellte sich die Frage, ob die Notwendigkeit von Dienstreisen generell mehr hinterfragt wird und inwiefern Videokonferenzen eine adäquate Alternative darstellen. Der Trend geht dahin, dass Videokonferenzen zunehmend eingesetzt werden, allerdings eher vorsichtig von Unternehmen umgesetzt akzepwerden. Daniela Kronreif erklärt, dass Videokonferenzen „im Haus immer beliebter werden, jedoch nicht bei Neukontakten eingesetzt werden können“ – eine Meinung, die viele Travel Manager teilen. Oft werden Videokonferenzen vor allem zur internen Kommunikation der Mitarbeiter untereinander genutzt – wenn diese sich beispielsweise an unterschiedlichen Standorten aufhalten und froh sind, nicht auch noch für interne Meetings reisen zu müssen. Roland Klatz erläutert, dass „Dienstreisen mehr nach Effizienz und Notwendigkeit hinterfragt werden und Videokonferenzen eine gute Alternative zur Reise darstellen, wobei sie keinen 100-prozentigen Ersatz darstellen und die Mitarbeiter sich nach und nach an das Medium gewöhnen müssen.“ Jörg Martin findet, dass Videokonferenzen eine „sinnvolle und mittlerweile nachhaltig implementierte Ergänzung der Unternehmensmobilität darstellen und die Nutzung mit der Professionalisierung der Marktlösungen signifikant steigt“.

Einsparpotenziale im Travel Management – inwiefern gibt es hier Möglichkeiten?
„Derzeit nur noch bei internen Prozessen“, wie Daniela Kronreif findet. „Durch sinnvolle Reisevermeidung lässt sich sparen“, gibt Roland Klatz an, „außerdem durch Verringerung und effizientere Nutzung der Reisezeiten, beispielsweise durch Reisen per Bahn, in der gewisse Arbeiten auch erledigt werden können. Gespart werden kann auch durch die Reduktion des Verwaltungsaufwandes im Zusammenhang mit den Reisen – Genehmigungsverfahren, Buchungswege, Abrechnung – und mithilfe von einfach zu handhabenden Planungstools für die Reisenden“, fährt er fort. „Im Einkauf, durch die Steuerung der Kaufentscheidung sowie das Controlling sind Einsparpotenziale vorhanden“, erläutert Jörg Martin. Auch das Heranziehen externer Berater wird immer beliebter und kann dazu beitragen, dass Kosten gespart werden können, hierin sind sich alle befragten Travel Manager einig. Allerdings sind Consultants im Travel Management in der Wirtschaft weitgehend unbekannt, wie Frau Kronreif erklärt.

Wird sich etwas tun in Sachen Nachhaltigkeit? Hier gibt es wieder große Unterschiede von Unternehmen zu Unternehmen. Jörg Martin kann nicht erkennen, dass Unternehmen hierfür Mehrkosten in Kauf nehmen würden und das Thema verstärkt in Angriff nehmen. Roland Klatz hingegen sagt, dass „Green Travel zwar derzeit aktiv keine Rolle spielt, in Zukunft aber im Rahmen der Neustrukturierung in dem Bereich Beachtung finden soll, wobei als Ziel geplant ist, ökonomisch und ökologisch sinnvoll zu reisen, ohne Mehrkosten zu produzieren“. Daniela Kronreif erklärt, dass Nachhaltigkeit „Präsidialauftrag im Haus wurde; beispielsweise sind, bezogen auf das Travel Management, im neuesten DB Bund Vertrag alle Reisen CO2-frei, und auch für den MICE-Bereich werden Möglichkeiten geprüft und umgesetzt.“

 

Statement von Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer Verband deutsches Reisemanagement e.V. (VDR), zum Thema Veränderungen im Travel Management 2011

DienstReisen-Management:
Economy statt Business Class, ein Stern weniger bei der Hotelbuchung – ist Downgrading in Ihren Augen sinnvoll? Wohin geht der Trend

H.-I. Biehl:
Geschäftsreiseverantwortliche in den Unternehmen haben ihre Leistungsfähigkeit bewiesen, indem sie kreative Konzepte und Strategien zur Kostensenkung umgesetzt haben. Einige Restriktionen der Reiserichtlinie werden mittlerweile wieder gelockert. Dennoch bleibt der Gürtel eng geschnallt: 60 Prozent der von der Krise Betroffenen glauben an die Nachhaltigkeit einiger Maßnahmen, die sie als Reaktion auf die wirtschaftliche Lage eingeführt hatten. Ein Teil der Maßnahmen ist durchaus sinnvoll und Vorstand beziehungsweise Geschäftsführung sowie die Reisenden haben die verschärften Reisebedingungen akzeptiert. Eine Rückkehr zum Stand vor der Krise wird es nicht geben.

DienstReisen-Management:
Hinterfragen Sie die Notwendigkeit von Dienstreisen generell mehr im Zuge des allgemeinen Sparkurses? Halten Sie Videokonferenzen für eine gute Alternative und wenn ja, nutzen Sie diese

H.-I. Biehl:
Die Wirtschaftsaussichten und damit die Hoffnung auf eine Erholung des Geschäftsreisemarktes stehen auf grün. Vorsicht vor Übermut ist dennoch geboten: Travel Manager müssen Ressourcen richtig einsetzen und Budgets vorausschauend planen. Ein professionelles Travel Management schließt intelligente Reisealternativen mit ein: Alternativen zu persönlichen Meetings wie Video-, Web- oder Telefonkonferenzen ersetzen teilweise den persönlichen Kontakt. Ihre hohe Qualität, weitere Innovationsschübe, der niedrige Preis von Hardware und Netznutzung, und die Affinität der jungen Generation führen dazu, dass ein Teil der realen Reisen durch virtuelle Alternativen ersetzt wird. Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse nutzten seit der Situation Ende 2008 über 60 Prozent deutscher Unternehmen die modernen Technologien. Besonders bei Anbahnung, Verhandlungen oder Abschluss von Geschäften wird die persönliche Präsenz in Zukunft jedoch nicht an Bedeutung verlieren.

DienstReisen-Management:
Wo sehen Sie Einsparpotenziale im Travel Management

H.-I. Biehl:
Weil es in der Branche wieder aufwärts geht, steigen auch die Preise. Besonders ist Zeiten wie dieser ist das Können der Travel Manager gefragt. Gerade jetzt gilt es, in der Krise entwickelte Instrumente wie klare Reiserichtlinien, Reportings, Kennzahlen und Steuerung effektiv einzusetzen. Als Geschäftsreiseverband rät der VDR, alle mit Mobilität behafteten Aufgabenfelder im Unternehmen – neben der Geschäftsreise auch Veranstaltungen, Fuhrpark, Reiseversicherung und mobile Kommunikation – unter dem Dach des Mobilitätsmanagements zusammen zu fassen. In dieser Bündelung liegt die Chance: Je mehr Volumen das Travel Management in die Waagschale der Reisedienstleister legen kann, desto besser die Argumente beim Verhandeln spezieller Firmentarife.

DienstReisen-Management:
Green Travel: Inwiefern spielt das Thema eine Rolle in Ihrem Unternehmen und sind Sie bereit, dafür höhere Ausgaben in Kauf zu nehmen

H.-I. Biehl:
Die Erholung der Branchensituation ist gleichzeitig eine Chance für neue Trends. Nachhaltige Mobilität war immer schon in den Hinterköpfen der Verantwortlichen – jetzt sollten die Ressourcen wieder vorhanden sein, um mehr CO2-Verantwortung zu übernehmen und Unternehmen für Nachhaltigkeit zu sensibilisieren.