Sparen an allen Ecken und Enden

Es ist so schlimm, wie alle befürchtet haben. Die Wirtschaftskrise hat die Geschäftsreisebranche voll erwischt. Was sich aus den Quartalszahlen der Branchenunternehmen bereits herauslesen ließ, bringt die Geschäftsreiseanalyse 2010 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) in ganzer Breite ans Licht: Der Markt ist 2009 im Vergleich zum Vorjahr geschrumpft, zum Teil sogar eingebrochen.

Das zeigt sich allein an der Zahl der Reisen in den deutschen Unternehmen. Der VDR legt seiner Analyse alle Unternehmen in Deutschland zugrunde, einschließlich die des öffentlichen Sektors. Die 800 über computergestützte Telefoninterviews befragten Firmen stellen die Situation also auf einzigartige Weise repräsentativ dar – und zeigen einen dramatischen Rückgang der Geschäftsreisezahl im Vergleich zum Vorjahr um elf Prozent auf 145,1 Millionen.

Den stärksten Rückgang verzeichneten dabei nicht die Konzerne, sondern mittelständische Unternehmen, entweder, weil durch sinkende Aufträge nicht mehr so viele Reisen nötig waren, oder weil nur die dringendsten Reisen genehmigt wurden. Der öffentliche Sektor dagegen war der einzige Bereich, in dem 2009 die Zahl der Reisen wuchs – unter anderem eine Folge der Konjunkturpakete.

Die reine Zahl der Geschäftsreisen ist aber nur die eine Seite der Medaille. Gleichzeitig sparen die deutschen Unternehmen an jeder Ecke und an allen Enden an den Leistungen. Insgesamt sanken 2009 die Geschäftsreisekosten um fast zwölf Prozent oder 5,5 Milliarden Euro auf 41,1 Milliarden Euro, hauptsächlich bei Flügen, Hotelübernachtungen und Mietwagen.

Beispiel Flug
So wurde 2009 rund zwei Milliarden Euro weniger für Flüge ausgegeben (10,9 Milliarden Euro) als im Vorjahr. Dabei setzte sich der Trend weiter fort, die Mitarbeiter zum Komfortverzicht aufzufordern und ihnen First und Business Class zu verweigern. 2009 beherrschte die Economy Class auf innerdeutschen, innereuropäischen wie auch Interkontinentalflügen ganz klar das Buchungsbild.

Im Vergleich von 2005 zu 2009 wird deutlich, in welchem Maß die Business Class verloren hat: Im innerdeutschen Verkehr hat sie etwa die Hälfte ihres Anteils eingebüßt und selbst interkontinental ging ihre Vormachtstellung verloren – dort ist die Business Class auf dem Weg zu einem Anteil von einem Dritteln.

Beispiel Übernachtungen
Auch die Hotellerie bekam 2009 den Sparwillen der deutschen Unternehmen voll zu spüren. Der Anteil der Reisen ohne Übernachtungen stieg, der Anteil längerer Reisen von mehr als vier Tagen sank – und so wundert es nicht, dass die Zahl der Übernachtungen deutscher Betriebe 2009 um 5,4 Prozent unter dem Vorjahr lag (54,5 Millionen).

Gleichzeitig sanken die Übernachtungskosten um satte 16 Prozent (9,7 Milliarden Euro) – ein deutliches Zeichen dafür, dass die Travel Manager erfolgreich ihre Hoteltarife nach- oder neu verhandelt haben und dass die Hoteliers sich vor dem Hintergrund der sinkenden Nachfrage nicht lange bitten ließen und deutlich mit den Preisen herunter gegangen sind.

Das führte zu dem nur auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis, dass sich – im Gegensatz zum Flugverkehr – die gebuchten Servicekategorien wenig verändert haben. Die Drei-Sterne-Hotels machten 2009 im Inland knapp über die Hälfte aus, vier Sterne blieben bei etwas unter einem Drittel. Insgesamt zeigten die Buchungen sowohl im Inland wie auch im Ausland eine leichte Verschiebung von Drei-Sterne-Hotels zu anderen Kategorien.

Das ist die Ausgabenseite. Wie aber macht sich die Rezession im Travel Management der Unternehmen selbst bemerkbar? Sie ist gar nicht überall zu spüren – das ist eine der überraschenden Erkenntnisse der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010. 46 Prozent der Unternehmen bis zu 500 Mitarbeitern und 24 Prozent der Firmen mit zwischen 10 und 500 Beschäftigten sagten während der Befragung im Frühjahr 2010, die Krise habe „überhaupt keine Folgen“ für das Geschäftsreisemanagement. Zwar liegen beide Anteile spürbar niedriger als im Vorjahr, dennoch gibt es einen erklecklichen Anteil an Unternehmen, die unverändert reisen.

Das darf allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass die globale Rezession bis zum Befragungszeitraum im Frühjahr in rund 89.000 Unternehmen sehr wohl Folgen für das Travel Management hat – und die Zahl der Firmen, die „deutliche Folgen“ spüren, ist von 26.000 auf 43.000 stark gestiegen.

Diese betroffenen Unternehmen haben mit einem ganzen Bündel von Maßnahmen reagiert. 81 Prozent von ihnen haben seit 2008 das Reisevolumen reduziert, die Hälfte schränkte ihre Außenauftritte ein und fuhr nicht mehr so oft zu Messen oder Kundenveranstaltungen. Stattdessen haben sich elektronische Konferenzen endgültig durchgesetzt: 63 Prozent der Unternehmen wickeln ihre Meetings, Schulungen und Produktpräsentationen über Video-, Web- oder Telefonkonferenzen ab.

Wie wichtig diese Entscheidungen für die Unternehmen sind, lässt sich auch daran ablesen, wer sie trifft. 2009 kümmerten sich vor allem die Chefs persönlich um den Kostenblock Reisen: In 66 Prozent der befragten Unternehmen war die Geschäftsführung in die Kernaufgaben des Geschäftsreisemanagements involviert, eine Steigerung um zehn Prozentpunkte im Vergleich zu 2004. Auch Chefsekretariate und Geschäftsführungsassistenzen gewannen im Travel Management stark an Bedeutung (26 zu 16 Prozent) – ein starkes Indiz dafür, dass auch kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Travel- Management-Abteilung die Organisation ihrer Geschäftsreisen professionalisieren. Auch das klassische Travel Management gewann an Bedeutung.

Die Geschäftsreiseanalyse zeigt, dass sich diese Strategie lohnt, denn Unternehmen mit Travel Manager haben auch in schwierigen Zeiten besser gewirtschaftet als ihre Kollegen ohne.

So sanken von 2007 bis 2009 in Unternehmen mit zwischen 10 und 500 Mitarbeitern, von denen drei Fünftel ein Travel Management besitzen, das Geschäftsreisevolumen um neun, die Geschäftsreisekosten aber um 14 Prozent – das heißt, in diesen Firmen wurden nicht nur Reisen gekappt, sondern darüber hinaus Preise verhandelt und Sparmöglichkeiten gesucht. In mittelständischen Unternehmen dagegen (10 bis 500 Mitarbeiter), die nur zu etwa einem Fünftel ein eigenes Travel Management besitzen, sanken Volumen und Kosten in etwa gleich stark, nämlich um 20 Prozent.

Kurz: Travel Management wirkt. Travel Management sorgt auch dafür, dass die Regelungen, die der Finanzkrise entgegenwirken sollten, eingehalten und auch beibehalten werden: Immerhin 60 Prozent der von der Krise Betroffenen erwarten, dass die Geschäftsreise-Restriktionen dauerhaft sind. Daran ändern auch die positiven Erwartungen für das Jahr 2011 nichts – im Vergleich zum Vorjahr erwarten etwa doppelt so viele Befragte ein steigendes Reisevolumen.

 

Der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR) vertritt mit seinen mehr als 500 Mitgliedsunternehmen einen Gesamtumsatz im Geschäftsreisebereich von jährlich mehr als zehn Milliarden Euro und ist Ansprechpartner im Bereich der gesamten geschäftlichen Mobilität.

Kontakt: Darmstädter Landstraße 125, 60598 Frankfurt am Main Telefon: 0 69 / 69 52 29 0, Fax: 0 69 / 69 52 29 29 E-Mail: info@vdr-service.de, www.vdr-service.de

Präsidium: Dirk Gerdom (Präsident), Ralph Rettig (Vizepräsident), Bernd Ruttloff, Carsten Czub, Daniela Schade, Volker Huber, Hans-Ingo Biehl (gleichzeitig Hauptgeschäftsführer)