Der Weg ist das Ziel

Der Fall liegt einige Jahre zurück. Seinerzeit verurteilte das Landgericht Nürnberg-Fürth einen Spediteur zu Haft ohne Bewährung, weil er die Routen seiner Fahrer so geplant hatte, dass sie von denen nur unter Verstößen gegen die vorgeschriebenen Ruhezeiten zu schaffen waren. Einer der Fahrer hatte unter diesen Gegebenheiten einen Unfall mit tödlichem Ausgang für einen der Unfallbeteiligten verursacht. Das Gericht maß ihm aber eine geringerfügige Teilschuld zu, er wurde im Gegensatz zu seinem Arbeitgeber lediglich zur Bewährung verurteilt (Az. 2 Ns 915 Js 144710/2003).

Hierbei handelt es sich sicher um ein Extrembeispiel, um zu belegen, wie wichtig Routenoptimierung im Fuhrpark sein kann, und es ist dann für die meisten Fuhrparkbetreiber nicht einmal das Hauptmotiv, sich mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Wichtigster Grund ist vielmehr, dass eine professionelle Routenoptimierung nicht nur zur eheblichen Kostenreduzierung, sondern auch zur Steigerung der Qualität des Kundenservice beitragen kann.

Außendienstmitarbeiter können durch den Einsatz einer Routenoptimierung, bei der die Aufträge flexibel und kostenoptimal auf die Touren verteilt werden, deutlich effektiver agieren. Gerade Außentermine erfordern eine gute Planung, da Zeit bekanntlich auch Geld ist. Außerdem bedeuten kürzere Reisewege weniger Benzinverbrauch, weniger Verschleiß am Fahrzeug, weniger Abgasemissionen, reduzierte Unfallgefahren und günstigere Versicherungsprämien. Die Kosteneinsparungen für den Fuhrpark können in Summe ganz erheblich ausfallen.

Und dennoch ist es immer noch so, dass nahezu 90 Prozent aller Betriebe, die regelmäßig zehn oder mehr Fahrzeuge disponieren, auch heute noch ihre Touren konventionell ohne Computerunterstützung planen, obwohl sie für andere Aufgaben schon seit langem ein EDV-Programm einsetzen. Diese Fuhrparkbetreiber beklagen häufig, es bliebe ihnen nur wenig Zeit für Wirtschaftlichkeitsüberlegungen, sie sähen sich gezwungen, sich an fixen, langfristig geplanten Rahmentouren zu orientieren und wären froh, wenn der Auftragsbestand vom Hof wäre. Das hat aber nicht selten ganz typische Planungsfehler zurfolge:
- Fahrzeugüberlastung ohne mangelnde Auslastung
- Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen
- Verletzung von Lieferterminen
- Einsatz von ungeeigneten Fahrzeugen und
- Teure Notfalltouren bei Reklamationen

Es herrscht dann oft auch die Irrmeinung vor, ein Navigationsgerät reiche bereits aus, um den besten Weg zum jeweiligen Ziel aufzuzeigen. Eine Grundproblematik besteht aber darin – und das klingt nur im ersten Moment banal –, dass mehrere Zielorte auch auf mehreren Routen angefahren werden können. Tatsächlich erhöht sich bei mehreren Haltepunkten die Anzahl der möglichen Routen dann sogar noch exponentiell. Das heißt, für vier Zielpunkte beispielsweise kann es schon 24 verschiedene Routen geben, für fünf Zielpunkte aber schon 120! Und das ist eine Aufgabenstellung, die nicht nur rein technologisch gelöst werden kann.
Vornweg sollte vielmehr ein Tourenoptimierungsprogramm stehen, das sich an den individuellen Fuhrparkanforderungen ausrichtet. Und das ist kein Routenplaner aus dem Computerladen, der lediglich die optimale Fahrtroute von einem Standpunkt zu einem Ziel ermittelt. Moderne Programme zur Tourenoptimierung erschließen auch gleich ein beträchtliches Rationalisierungspotenzial im Fuhrpark. Dabei hat der Planer oder/und der Fuhrparkmanager zunächst die beiden folgenden Aufgaben zu lösen:
- Zuordnung von Kunden und Sendungen zu Touren und Fahrzeugen (sogenannte Clusterbildung) und
- Fahrtroutenplanung für jedes Fahrzeug (Routing)

Dabei sind viele unterschiedliche Randbedingungen zu beachten. Eine optimale Lösung ist nur möglich, wenn beide Aufgaben nicht getrennt, sondern simultan bearbeitet werden. Dadurch jedoch wird diese Aufgabe auch sehr komplex. Denn es ergeben sich innerhalb der Tourenplanung drei Hauptaufgaben:
- die strategische Planung
- die operative Planung und
- die Simulation

Die langfristige strategische Planung erfolgt gewöhnlich auf Basis durchschnittlicher Liefermengen. Hierbei wird der Tourenplan während einer längeren Periode entweder als fester Fahrplan täglich unverändert durchgeführt oder dient als Fundament für die tägliche Feinplanung. Wesentliche Ziele sind die vollständige oder teilweise Reduktion des täglichen Planungsaufwandes. Die operative Planung (taktische und Ad-hoc-Planung) ist eine einmalige Tourenplanung für einen konkret vorliegenden Auftragsbestand. Sie erfolgt meist unter Zeitdruck. Die Simulation dient dann zur Analyse von „Was wäre wenn“. Hier geht es um die Optimierung der Fuhrparkstruktur, die Entscheidung über Eigen- und Fremdtransport, die Optimierung von Lieferfrequenzen und die Standort-Optimierung.

Müssen mehrere Termine koordiniert oder neue Aufträge direkt an den nächsten freien Mitarbeiter vergeben werden, helfen spezielle Software- und Telematiklösungen. Damit kann der Fuhrparkleiter die aktuelle Position des Fahrzeugs bestimmen und zusätzliche Daten wie den Status der Auftragsbearbeitung abrufen. Bei einer Kopplung mit dem Bordcomputer ist es in der Zentrale außerdem möglich, Geschwindigkeit und Verbrauch des Fahrzeugs einzusehen oder ein Fahrtenbuch zu erstellen. Ist das Telematiksystem mit einem Navigationsgerät verbunden, kann die Zentrale direkt die Zieldaten Zieldaten des neuen Auftrags einspeisen. Auch Tourenplanungssoftware und Telematik können miteinander kombiniert werden, neueste Systeme berücksichtigen auch Faktoren wie Kundenzeitfenster und Pausenregelungen.

Der Einsatz von Telematik und softwaregestützter Tourenplanung lohnt sich grundsätzlich vor allem für Unternehmen, die mehrere Außendienstmitarbeiter haben oder Waren verteilen und viele Termine verknüpfen müssen. Dazu zählen beispielsweise der Vertrieb, der technische Außendienst, der Handel sowie Kurierund Lieferdienste. Unnötige (Leer-)fahrten und teure Standzeiten werden so vermieden, die Arbeitseffizienz wird erhöht, darüber hinaus kann der Fuhrparkbetreiber schneller auf Kundenwünsche reagieren. Seine Mitarbeiter profitieren ebenfalls, da sie dank der guten Planung weniger unter Zeitdruck stehen. Nicht zuletzt können die Kosten für die einzelnen Aufträge besser kalkuliert und der Verwaltungsaufwand verringert werden. So amortisieren sich die Systemkosten relativ schnell.

Es gibt allerdings, je nach Einsatzzweck, eine Vielzahl verschiedener Systeme, weshalb der Fuhrparkbetreiber zunächst einmal die Prozesse bestimmen sollte, die er optimieren möchte. Will er die Einsatzplanung bei täglich wechselnden Routen verbessern, sollte er in eine Tourenoptimierungssoftware investieren. Die Preise hängen von der Art des Systems sowie von der Zahl der Disponenten und Fahrzeuge ab. Es sind insofern keine pauschalen Kostenaussagen möglich. Mobile Einsteigerlösungen zur Fahrzeugortung und -navigation sowie für einfache Kommunikation mit der Zentrale kosten in etwa bis zu 500 Euro netto. Kommen weitere Module hinzu, können die Kosten des Gerätes durchschnittlich um netto 200 bis 300 Euro steigen. Außerdem muss der Fuhrparkbetreiber eine monatliche Nutzungsgebühr für das Portal und die Datenübertragung einkalkulieren.

Es gibt auch Anbieter, die ähnliche Angebote wie Mobilfunkunternehmen im Programm haben, hier entrichtet der Fuhrparkbetreiber dann monatliche Beträge für Gerät und Nutzung. Dabei wiederum sollte er außerdem berücksichtigen, dass möglicherweise Kosten für den Geräteeinbau sowie für die Verknüpfung der Telematiksoftware mit der Unternehmenssoftware und Schulungsgebühren für die Mitarbeiter anfallen. Da sich die Angebote teilweise deutlich unterscheiden, sollte der Fuhrparkbetreiber die Anbieter um eine aussagefähige Testberechnung bitten, die seine Anforderungen und Auftragsdaten berücksichtigt.

Ein auf den Einsatzbereich zugeschnittenes Tourenplanungsprogramm unterstützt den Disponenten bei der täglichen Routenerstellung: Das Programm ordnet die Aufträge den einzelnen Mitarbeitern beziehungsweise Fahrzeugen nach festgelegten Kriterien zu und bestimmt die Reihenfolge, in der die Aufträge abzuarbeiten sind. Das bringt Zeitersparnis für den Mitarbeiter durch computerunterstützte Besuchsplanung, den einfachen Umstieg von fixen zu dynamischen, bedarfsgesteuerten Routen und mehr Umsatz durch bevorzugte Betreuung von erfolgversprechenden Kunden.

Es gibt Anbieter, die ihrem System eine durchschnittliche Reduktion der gefahrenen Kilometer sowie Fahrzeiten von 15 Prozent attestieren.