Geht nicht – gibt’s nicht!

Die Schaeffler AG entwickelt und fertigt mit ihren Produktmarken INA, LuK und FAG Präzisionsprodukte für alles, was sich bewegt – in Maschinen, Anlagen, Kraftfahrzeugen und in der Luft- und Raumfahrt. Als renommierter Zulieferer in der Automobilindustrie und Hersteller von Wälzlagern zählt die Unternehmensgruppe mit Sitz im fränkischen Herzogenaurach zu den größten europäischen Industrieunternehmen in Familienbesitz. Der umfangreiche Fuhrpark besteht bei Schaeffler ausschließlich aus Pkws und wird in Dienstwagen, Mitarbeiterfahrzeuge und Pool-Fahrzeuge unterteilt. Nutzfahrzeuge, die sich selbstverständlich auch beim Maschinenbaukonzern im Einsatz befinden, werden gesondert durch den Bereich Logistik, völlig losgelöst vom Fuhrparkmanagement, verwaltet. Im Fuhrparkbereich sind zahlreiche Automarken zu finden, da die Auswahl den Mitarbeitern nicht vorgeschrieben wird. Bei der Auswahl der Fahrzeuge werden mindestens Viertürer vorgeschrieben und Cabrios ausgeschlossen. Das bedeutet also auch, dass mehrere Leasinganbieter für die Bereitstellung der Fahrzeuge genutzt werden.

Die Basis
Hier kommt der Software-Service Easy+ von Carano ins Spiel. Dieser vereint die vielfältigen Angebote der verschiedenen Anbieter, stellt diese übersichtlich dar und bildet somit die Grundlage für die Umsetzung eines Multi-Bidding bei der Beschaffung aller Flottenfahrzeuge. Bevor die flexiblen Lösungen des Berliner Softwareexperten zum Einsatz kamen, wurden bei Schaeffler alle fuhrparkrelevanten Daten in drei voneinander unabhängigen Datenbanken, an drei unterschiedlichen Standorten verwaltet. „Dies war bedingt durch unsere Unternehmenshistorie. Denn zum Zeitpunkt der Konsolidierung gab es an den Hauptstandorten von INA, LuK und FAG jeweils einen eigenen Fahrzeugbestand und eine eigene Verwaltung“, erläutert Katrin Gabriel.

Aufgrund fehlender Konvergenz und einer aufwändigen Rechtevergabe mussten die Datenbestände mühsam bearbeitet und gepflegt werden. Teilweise mussten die Angebote der Leasinganbieter noch manuell abgefragt und erfasst werden. Dies war mit der Einführung der Produkte aus dem Hause Carano Geschichte. „Ziel war es, eine gemeinsame Datenbasis für den Konzern in Deutschland zu schaffen. Beginnend mit der Bestellung bis hin zur Verwaltung“, erklärt Rainer Morawietz. Die Umstellung bedeutet für Schaeffler eine enorme Optimierung der Abläufe und des Arbeitsaufwandes. In der Übergangsphase wurden die bereits vorhandenen Daten aus den drei Datenbanken Schritt für Schritt von den Softwareexperten in die neue Umgebung migriert und parallel dazu alle Neubeschaffungen bereits mit der neuen Portal-Lösung abgewickelt. In dieser Zeit konnten die alten Datenbanken ohne Funktionseinbußen genutzt und nach der Migration der Inhalte einfach abgeschaltet werden. Der Vorteil dieser Herangehensweise war, dass Carano somit auf alle Eigenheiten der bestehenden Datenbanken eingehen und diese in das neue Zielsystem implementieren konnte. Mit dem Beschaffungs-Tool Easy+ will Schaeffler die Verfahren transparenter und effektiver gestalten sowie flexible Kalkulationen erstellen und vergleichen.

Carano kann dabei das Know-how ausspielen, welches bereits bei zahlreichen individuellen Lösungen mit den unterschiedlichsten Partnern erlangt und ständig ausgebaut wurde. Vor allem die verschiedenen und speziellen Car-Policies der integrierten Unternehmen stellt das Softwareentwicklerteam vor Herausforderungen. Aber „Geht nicht, gibt es nicht“ sagt Hans-Joachim Guth. Und erläutert anschließend, dass es „Sinn und Zweck der Software ist die Automatisierung von Prozessen, die Einbindung von Lieferanten und Dienstleistern mit unterschiedlichsten Konditionen und Lieferzeiten auf einen Punkt zu bringen, und durch zusätzliche Informationen noch mehr Transparenz zu erzeugen.“

Der generische Ansatz auf dem die Fuhrparksoftware basiert, macht die Abbildung und Integration von Abweichungen zum Standard relativ einfach und lässt somit die Implementierung der Anforderungen der Kunden sowie der verschiedenen Workflows problemlos zu. Strukturen der Software können dabei ebenfalls der Unternehmensstruktur angepasst werden und somit unterschiedliche Entscheidungswege berücksichtigen. Von diesen Individualisierungen macht Schaeffler auch gern Gebrauch und lässt Fleet+ beispielsweise für spezielle Freigabemechanismen unterschiedliche Dienstwagenberechtigungen und flexible Kalkulationen anpassen.

Um allen Parametern von Schaeffler gerecht zu werden, wurden die Individualisierungsfunktionen umfassend genutzt. Aber genau dafür sollen die Produkte von Carano ausgelegt sein, denn bereits zu Beginn der Unternehmensgeschichte lag der Schwerpunkt in der Entwicklung von Individualsoftware. Dies hat auch heute noch Einfluss auf die Gestaltung und Programmierung neuer Produkte, und obwohl Kunden verstärkt auf Standardlösungen zurückgreifen, werden immer wieder individuelle Lösungen benötigt. Das fängt bei Eingabemasken im unternehmensspezifischen Aussehen an und zieht sich durch jede individualisierbare Funktion des Aufgabenspektrums. „Hierbei ist die Flexibilität der Konditionsabfrage gegenüber den Leasinggesellschaften besonders hervorzuheben“, berichtet Hans-Joachim Guth, denn diese Lösung kann man als Referenzprojekt bezeichnen, welches sich gegenüber verschiedenen Leasinganbietern als praktikabel herausgestellt hat und gut funktioniert. Dabei hat der Fahrer während der Konfiguration seines Dienstwagens on demand Zugriff auf alle relevanten Konditionen und dies ohne zusätzlicher Interaktion der Leasinganbieter oder der Fuhrparkleiter. Dies spart sowohl Leasinganbietern als auch Fuhrparkleitern enorm viel Zeit.

Nach der abgeschlossenen Umstellung der Datenbanken, welche nun unabhängig vom Standort gleichermaßen abgefragt und gepflegt werden können, wurde ein weiteres Produkt von dem Berliner Unternehmen für die Verwaltung des Fuhrparks eingeführt. Hierbei handelt es sich um Fleet+, mit dessen Hilfe Einsparpotenziale im Fuhrpark aufgezeigt und die Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unterstützt werden sollen.

Mittel- oder langfristig soll über Fleet+ auch die Führerscheinkontrolle verwaltet werden, da diese Funktionen ohnehin von der Software unterstützt werden. Hierfür kommen auch die unterschiedlichen Führerscheinkontrollsysteme in Frage. Für diese Umsetzung müssen jedoch zuvor alle Anforderungen seitens Schaeffler erörtert werden, um auch hier individuelle Gegebenheiten einzubinden. Denn „oft hat man zwar Vorstellungen vom Funktionsumfang der Produkte, stellt aber erst in der Projektphase fest, welche zusätzlichen Features notwendig sind, um effektiv arbeiten zu können“, berichtet Katrin Gabriel und ergänzt, dass ihr in diesem Zusammenhang kein Beispiel einfallen würde, bei dem Carano keinen passenden Lösungsvorschlag anbieten konnte. Bei so einem langfristigen Prozess ergeben sich in der Umsetzung zahlreiche Veränderungen und Anpassungen zum Beispiel durch neue Gesetzesvorgaben oder andere nicht vorhersehbare Einflüsse. „Das ist ganz natürlich, da man mit dem Fortschreiten der Umsetzung immer wieder einen neuen Blickwinkel erhält. Hier konnten wir bereits im Vorfeld von den Erfahrungen von Carano profitieren“, verdeutlicht Rainer Morawietz.

Kommunikation ist alles
Sollte es doch mal zu dem Fall kommen, dass das System nicht so funktioniert, wie es sich der Benutzer vorstellt oder, ein anderes Problem auftritt, ist der Griff zum Telefon ein probates Mittel, um schnell eine Lösung zu finden. „Bereits bei der Umsetzung des Projektes entwickelte sich eine sehr intensive Arbeitsbeziehung zu dem Helpdesk-Team von Carano“, erklärt Rainer Morawietz. Deshalb gestaltet sich eine Kontaktaufnahme denkbar einfach, sodass Hilfestellungen zielgerichtet auf den Punkt gebracht werden und effektiv zur Lösung beitragen. Mindestens zwei Helpdesk-Mitarbeiter kennen sich explizit mit den fuhrparkrelevanten Vorgängen bei Schaeffler und den entsprechenden technischen Details aus und sind somit die ersten Ansprechpartner. Aber auch die etablierte Möglichkeit über ein Ticket-System steht im Bedarfsfall zur Verfügung. Die Direktkommunikation zwischen den Dienstwagenfahrern und dem Helpdesk ist nicht vorgesehen, da dies bei so einem großen Fuhrpark nicht zielführend umgesetzt werden kann und die Kanalisation einiger Interessen an dem Fuhrparkleiter vorbeigeht.

Ausblick
Die Einbindung einer Eigentankstelle in die Prozesse der Fuhrpark-Software ist ein Projekt, das man gemeinsam umsetzen wird. Ebenso denkt man über den Einsatz der Software in den Geschäftsstellen im Ausland nach. Eine Entscheidung darüber ist allerdings noch nicht gefallen. Zukünftig sollen mobile Services Fuhrparkleitern sowohl die Nutzung von Elektrofahrzeugen als auch den Fuhrparkalltag erleichtern. In einem Forschungsprogramm mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie sowie mit anderen Unternehmen will der Berliner Softwareexperte die Entwicklung eines ganzheitlichen Konzeptes zur Förderung des Nutzerkomforts und der Praxistauglichkeit der Elektromobilität vorantreiben. Das Programm namens Shared E-Fleet soll mit Hilfe der nahtlosen Integration von Verkehrs- und Energiesystemen Elektrofahrzeuge kosteneffizient in Unternehmensflotten einbeziehen und die Nutzung über Unternehmensgrenzen hinweg anhand mobiler Lösungen ermöglichen.

Der zweite Weg, den man bei Carano in diese Richtung geht, besteht aus drei Apps. Zum einen wird ein Fahrerinformationssystem angeboten, in dem der Fahrer alle nützlichen Informationen zur Fahrzeugnutzung findet. Hierzu zählt beispielsweise auch die Car-Policy. Eine weitere App stellt das elektronische Fahrtenbuch dar, welches auf Knopfdruck die Fahrt aufzeichnet und auf Wunsch die aufgezeichneten Daten über geeignete Schnittstellen exportiert. Die Daten könnten dann auch in der Fleet-Datenbank Anwendung finden und zum Beispiel für eine Routenoptimierung genutzt werden. Mit der dritten App, einem Barauslagentool, kann der Fahrer eine Vorabbearbeitung der Belege zum Beispiel bei Dienstreisen nutzen, um administrative Vorgänge zu beschleunigen und den Aufwand der Bearbeitung zu verringern. Auch diese Apps können an die individuellen Vorgaben der Fuhrparkbetreiber angepasst werden und auf die gemeinsame Datenbank zurückgreifen.

 

Carano

Getreu dem Motto „IT-Lösungen für schnelle Unternehmen“ entwickelt Carano seit über 20 Jahren innovative Software-Produkte. Dabei konzentrieren sich die IT- und Prozesskompetenzen auf Geschäftsprozesse rund um Fahrzeuge in Unternehmensfuhrparks, bei Leasing- und Servicegesellschaften sowie im Autohandel. Kunden profitieren dabei vom profunden Branchen-Know-how für CRM, Fuhrparkmanagement und Beschaffung sowie Web-Tools und mobile Anwendungen. Der Fokus besteht darin, Flotten-Lösungen mit den aktuellen Themen der „neuen Mobilität“ weiter zu entwickeln und mit entsprechenden Beratungspaketen in die Unternehmenslandschaft zu integrieren. www.carano.de

 

Schaeffler

Schaeffler entwickelt und fertigt Präzisionsprodukte für alles, was sich bewegt: in Maschinen, Anlagen, Kraftfahrzeugen und in der Luft- und Raumfahrt. Die Unternehmensgruppe mit Stammsitz im mittelfränkischen Herzogenaurach ist mit seinen drei Produktmarken INA, FAG und LuK in den Sparten Automotive und Industrie tätig. Mit rund 76.000 Mitarbeitern weltweit ist Schaeffler eines der größten deutschen und europäischen Industrieunternehmen in Familienbesitz. www.schaeffler.de