Prozesse ergänzen und unterstützen

Flottenmanagement: Seit wann gibt es Control€ xpert, wie und von welcher Basis hat es sich in den letzten Jahren entwickelt? Welches Know-how steht hinter Ihrem Unternehmen

Kallweit: Control€xpert besteht seit 2002 als unabhängiges Dienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt auf Bearbeitung von Schadenbelegen aus dem Kfz-Versicherungsbereich. Wir arbeiten aber auch für Flottenmanagementund Leasinggesellschaften sowie Flottenbetreiber, hier speziell in Bezug auf die Wartungsund Reifenvorgänge, und Kfz-Hersteller, bei denen wir Garantieabwicklungen überprüfen. Täglich bearbeiten unsere 180 Mitarbeiter rund 5.000 Vorgänge innerhalb kürzester Zeit. Zur Datenerkennung setzen wir OCR ein, sensible Daten werden von Datentypisten zusätzlich kontrolliert. Wir beschäftigen Kfz-Meister zur Überprüfung, aber auch Kfz-Ingenieure, die unsere Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln und die Marktüblichkeiten herausarbeiten.

Flottenmanagement: Welche Dienstleistungen bietet Control€xpert im Fuhrparkmanagement an, in welchem Umfang und womit können Sie Unterstützung und Arbeitserleichterung erreichen

Kallweit: Wenn wir die Belege erhalten, extrahieren wir die Daten, beispielsweise Positionsdaten oder Kontodaten aus den verschiedenen Medien, bringen sie in das gewünschte Datenformat. Nach der Aufbereitung werden die Daten dem Kunden in sein System zurückgeliefert, so dass er sie automatisiert weiterverarbeiten kann. Bei den Schadendaten prüfen wir auf Marktüblichkeit anhand von mathematischen Daten und Erfahrung. Das heißt, wir ermitteln Abweichungen von den Herstellerangaben. Bei Werkstattrechnungen gehen wir ähnlich vor, wir codieren sämtliche Rechnungsposten und prüfen diese auf Herstellervorgaben, damit der Flottenbetreiber unter anderem Total Cost of Vehicle-Analysen betreiben kann. Zusätzlich achten wir auf Sondervereinbarungen zwischen Kunde und Werkstatt. Wir machen auch auf Posten aufmerksam, die nicht zur üblichen Inspektion gehören. In Bezug auf Freigabeprozesse bei Inspektionen geben wir der Werkstatt einen Betrag an die Hand, innerhalb dessen sie sich bewegen darf.

Flottenmanagement: Sie bieten Schaden-, Wartungs- und auch Reifenmanagement an. Was darf sich der Fuhrparkmanager darunter vorstellen

Geers: Unsere Teilbereiche Schaden-, Wartungsund Reifenmanagement sind modular aufgebaut, dort können wir unterschiedliche Dienstleistungstiefen für Flottenbetreiber anbieten. Im Bereich Wartung übernehmen wir zum Beispiel die Freigabeerteilung, telefonisch oder per Internet, optional mit oder ohne Rechnungsprüfung. Bei unserem Produkt Fleet Control schauen wir mit dem Fuhrparkbetreiber zusammen an, wo bei ihm Bedarf besteht. Wir wollen ihm mit unserem Know-how und unseren technischen Voraussetzungen zuarbeiten, statt ein Outsourcing anzubieten. Vor allem da, wo es um Prüfprozesse in großer Zahl geht, die manuell nicht mehr darstellbar sind.

Unsere Leistung liegt insbesondere darin, dass wir Prozesskosten einsparen, Überprüfungswege übernehmen, die nicht zur Kernkompetenz eines Fuhrparkmanagers gehören, weil sie einfach zu komplex geworden sind. Beim saisonalen Reifenwechsel kommt es immer wieder zu Spitzen beim Rechnungseingang, welchen wir elektronisch über Schnittstellen übernehmen und so erheblich beschleunigen. Dies erledigen wir bereits für alle relevanten Reifenketten. Individuelle Rabattvereinbarungen und Dienstleistungspreise, aber auch vertragliche Parameter des Kunden werden vollautomatisch bei uns geprüft. Die Fälle, die nicht in Ordnung sind, geben wir an die Kunden weiter oder kümmern uns selber um die Reklamation. Somit sorgen wir für eine höhere Effizienz und eine Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung. Aber Gott sei Dank sind etwa 75 Prozent der Belege in Ordnung.

Flottenmanagement: Wenn sich ein Fuhrparkleiter für eine Zusammenarbeit mit Control€xpert entschließt, welche Betreuung erwartet ihn zu Beginn, wie wird er fortlaufend betreut

Kallweit: Die Kunden haben einen Ansprechpartner in unserem Hause, der alle Prozesse und Vereinbarungen kennt. Wir nutzen gerne Standardprozesse, die wir eins zu eins beim Kunden anwenden, kleine Modifikationen natürlich eingeschlossen. Wir besprechen mit ihm die Art der Kommunikation, welche Daten er uns zur Verfügung stellt. Über die Zeit ergeben sich dann in Zusammenarbeit mit den Kunden neue Dienstleistungen. Unsere eigenen Prozesse stellen wir permanent auf den Prüfstand, damit wir schneller und besser werden können.

Flottenmanagement: Mit welchen Einsparungen könnte der Fuhrparkleiter rechnen, wenn Control€xpert Dienstleistungen übernimmt? Was kosten ihn diese

Geers: Aus Reportings erfährt der Kunde beispielsweise, welche reellen Ausgaben er für die Wartung der Marke XY tätigen muss, aber auch, welche Einsparungen ihm unsere Dienstleistungen einbringen. Der Fuhrparkleiter kann sich mit unseren Analysen neue Verhandlungspositionen beim Hersteller verschaffen, beispielsweise bestimmte Aufschläge herunterhandeln. Oder er kann sich einen Überblick über die unterschiedlichen Stundenverrechnungssätze der Werkstätten verschaffen, bei bestimmten Marken oder bei freien Werkstätten und darauf reagieren. Unsere Kosten bemessen wir per Transaktion beziehungsweise per Beleg. Wir trauen uns zu, die Prozesskosten im Wartungsbereich um 15 Prozent senken zu können. Das hat nichts mit Rechnungskürzungen zu tun, denn wenn 100 Prozent der Belege in Ordnung sind, sparen wir dem Kunden trotzdem Geld ein. Aber wir garantieren dafür, dass wir feststellen, ob Positionen auf der Rechnung stehen, die dort nicht hineingehören und ob diese Positionen laut Herstellervorgabe preislich OK sind. Im Übrigen werden wir nicht für die Kürzungen von Rechnungen, sondern pro abgewickelte Transaktion bezahlt.

Flottenmanagement: Was kann Control€xpert leisten in Bezug auf Risikomanagement beziehungsweise Schadenprophylaxe

Kallweit: Über unsere Prüfungen können wir Rückmeldungen geben an Werkstattkalkulationssysteme, wenn diese fehlerhaft arbeiten oder missverständlich aufgebaut sind. Genauso agierem wir als Frühwarner in Zusammenarbeit mit den Herstellern, wenn häufige Reparaturen auf einen Garantiefall oder Rückruf hindeuten. Ebenfalls registrieren wir, wenn sich die Kostensituation ändert. Anhand der Analysemöglichkeiten können wir dem Fuhrparkleiter Rückmeldung geben über Auffälligkeiten wie Schadenshäufungen, etwa im Bereich der Parkschäden.

Flottenmanagement: Wo sehen Sie das Alleinstellungsmerkmal von Control€xpert im Fuhrparkmanagement

Kallweit: Wenn man die zahlreichen Angebote an Fuhrparkmanager anschaut, so setzen wir deutliche Akzente bei der Effizienz der Rechnungsbearbeitung, bringen Transparenz bei der Wartungs- und Schaden-Performance und optimieren die Datenströme, was gerade mit Blick auf Steuerungsimpulse und Rentabilität entscheidend ist. Insofern sind wir ein natürlicher Partner der Fuhrparkmanager, weil unsere Datenkompetenz deren Betriebsprozesse optimal ergänzt und unterstützt.