Einfach und rechtssicher

Es passierte auf einer dieser Fuhrparkveranstaltungen und beweist mal wieder die Wichtigkeit der Branchentreffs für beide Seiten, Fuhrparkentscheider und Dienstleister. Denn dort trafen und besprachen sich Melanie Schmahl, Fuhrparkleiterin der GEG Gebäudedienste GmbH in Lonsheim, und Ralph Ebbinghaus, Geschäftsführer der DigiCore Deutschland GmbH. Stein des Anstoßes war die Unzufriedenheit mit dem bis dato genutzten elektronischen Fahrtenbuchsystem eines anderen Anbieters und der Wunsch nach Verbesserung, vor allem, um die Anerkennung vor dem Finanzamt zu gewährleisten.

Die GEG Gebäudedienste GmbH nutzt 50 Firmenfahrzeuge hauptsächlich für die Ausführung von Reinigungsarbeiten, technische Gebäudedienste und infrastrukturelle Dienste wie Post-, Transport-, Hausmeister-, Pförtner- oder Winterdienste. Um die Fahrten lückenlos und auch für das Finanzamt rechtssicher dokumentieren zu können, griffen Melanie Schmahl und Prokurist Holger Weiser vor acht Jahren erstmals auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurück.

Doch technische Probleme und Unzufriedenheit mit dem Service des alten Anbieters bewogen die Fuhrparkverantwortlichen in 2006 dazu, einem neuen Dienstleister die Chance zu geben, denn die Anerkennung der elektronischen Fahrtenbücher durch das Finanzamt stand auf dem Spiel. Auf keinen Fall kamen der Rückschritt auf manuelle Fahrtenbücher noch die pauschale Versteuerung gemäß der 1-Prozent Methode in Frage. Nicht unschwer zu erraten ist hierbei, dass die Zusammenarbeit seit dem fruchtbar funktioniert.

„Etwa zwei Drittel der Fahrzeuge haben wir auf einmal mit dem C-Track ausgestattet, das heißt, DigiCore verbaut eine GPS-Blackbox, die sämtliche Fahrdaten registriert und per GPRS an den Server meldet, auf den wir dann zugreifen können. Neu hinzukommende Fahrzeuge im Fuhrpark werden sukzessive ebenfalls mit CTrack ausgestattet. Ein Techniker von DigiCore übernimmt den Einbau beziehungsweise dann auch wieder den Ausbau vor Ort oder wo wir ihn hinbestellen“, beschreibt Melanie Schmahl das Prozedere. Eine umfangreiche Einweisung, Software-Schulung und Begleitung gehört ebenso zum DigiCore-Service wie eine ständige Telefonbereitschaft zur Lösung von möglichen Problemen. „Nach vier bis sechs Wochen hat der Kunde ein komplett lauffähiges System“, so Ralph Ebbinghaus.

„Ein guter Service macht viel aus in der Kundenbindung“, weiß der Geschäftsführer, „denn kein Kunde setzt ein solches System zum Spaß ein, er benötigt es für die Ausübung seiner Tätigkeit. Problemlösung ist dabei sehr entscheidend: zu 80 Prozent können wir umgehend per Telefon Hilfestellung leisten, auch per Webzugang zum Server. Die restlichen 20 Prozent betreffen Hardware-Probleme, bei denen wir einen Techniker zum Kunden schicken. Aber auch in solchen Fällen beheben wir ein Problem innerhalb von etwa einer Woche.“

Die umfangreichen Funktionen des C-Tracks bieten viele Möglichkeiten der Fuhrparksteuerung. So zeichnet das System via GPS neben dem aktuellen Standort des Fahrzeugs die aktuellen Fahrdaten auf, also Kilometerstand, Geschwindigkeiten, Bremsvorgänge, Ereignisse wie beispielsweise Türöffnung oder Betrieb von Nebenantrieben. Über einen Schalter unterscheiden die Fahrer zwischen Dienst- und Privatfahrten, wobei Privatfahrten bei den meisten Fahrzeugen nur in Ausnahmefällen gestattet werden.

„Schon bei der Einführung des ersten Systems haben wir die Mitarbeiter umfassend informiert. Anfänglicher Widerstand legte sich schnell, und mittlerweile ist jedem klar, dass die Fahrten aufgezeichnet werden. Über 90 Prozent der Mitarbeiter begrüßen sogar die Einführung des Systems, denn Pauschalverdächtigungen hören auf, und Beschwerden, die zu Unrecht eingehen, beispielsweise über Unpünktlichkeit, können widerlegt werden. Wesentlich wird dies besonders, wenn es um Winterdienste geht, die bis zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt sein müssen und bei denen Fehlverhalten versicherungsrechtliche Konsequenzen hätte. Die Fahrer profitieren zudem von C-Track, weil sie kein manuelles Fahrtenbuch mehr führen müssen“, weiß Holger Weiser. Vor allem lässt sich die Einsatzwechseltätigkeit unkompliziert, manipulationssicher und rechtsgültig für das Finanzamt belegen.

 In der Fuhrparkverwaltung machen sich Melanie Schmahl und Holger Weiser außerdem das C-Track zunutze, indem sie sich die Inspektionsfälligkeiten anzeigen lassen. Jedoch sei es nicht nötig, jeden Fahrer darauf hinzuweisen, dass er das Fahrzeug bitte zur Inspektion bringt, sondern es genügt, bei Überschreiten, ohne dass eine Werkstattrechnung vorliegt, sie darauf anzusprechen. Aufgrund der vierjährigen Nutzdauer der Firmenfahrzeuge fallen in dieser Zeit zudem HU und AU an, auf deren Fälligkeiten C-Track aufmerksam macht.

„Einfach und schnell erhalte ich nun per Knopfdruck die Fahrzeugdaten, die ich regelmäßig benötige, in der Regel sind das die Laufleistungen. Im elektronischen Fahrtenbuch können wir stichprobenartig prüfen, ob sich kein Fehler eingeschlichen hat, sei es, dass ein Mitarbeiter vergessen hat, den Schalter auf Privat zu stellen, wenn er nicht dienstlich unterwegs war oder umgekehrt zurückzustellen. Denn für die Abrechnung der Privatnutzung brauchen wir eine genaue Dokumentation, ebenfalls gegenüber dem Finanzamt. Aber insgesamt ist das Verantwortungsgefühl der Fahrer sehr hoch, Versehen werden freiwillig und umgehend gemeldet“, erzählt Melanie Schmahl.

Die Vorteile der elektronischen Fahrtenbücher für die GEG sind mannigfaltig: Mit den C-Track- Daten fällt die Kontrolle der Fahrtenbücher und deren Einlagerung weg. Die Auswertung und Aufbereitung der Daten unterstützt die Fuhrparkplanung, wenn es um die Anpassung von Laufzeiten bei den Leasingverträgen geht. Und der Aufwand fällt gering aus: lediglich bei der Einsteuerung der Fahrzeuge müssen die genauen Fahrzeugdaten eingegeben werden. Seltener greifen die Fuhrparkverantwortlichen darauf zurück, ihre Fahrzeuge und Fahrer orten zu lassen, in solchen Fällen genügt der Griff zum Telefon. „Wir können die Pünktlichkeit unserer Mitarbeiter anhand von C-Track nachweisen, zudem minutengenaue Abrechnungen an unsere Kunden liefern“, fasst Holger Weiser zusätzliche Vorteile zusammen.
Dabei könnten sie noch viele weitere Funktionen, die durch C-Track verfügbar sind, verwenden. „Sämtliche Funktionen sind von Softwareseite aus nutzbar“, erklärt Ralph Ebbinghaus. „Dazu gehört ebenso die Deaktivierung eines Fahrzeugs bei einem Diebstahl wie die Kontrolle des CO2-Ausstoßes beziehungsweise die Ahndung spritfressender Fahrweise. Denn C-Track zeichnet Geschwindigkeiten, Bremsverhalten oder Leerlaufzeiten auf und liefert somit die Daten als Basis für eine spritsparende Fuhrparkpolitik.

„Auch wenn die Fahrtenbuchfunktionen von C-Track die Hauptargumente für den Einsatz der Software sind, planen wir, künftig weitere Funktionen für Kraftstoffeinsparungen anzuwenden. Denn bei einer Million Kilometer im Jahr bietet sich schon ein Sparpotenzial“, denkt Holger Weiser weiter. Und Ralph Ebbinghaus gibt Beispiele, wie man die Daten nach dem Ampelprinzip gewichten könnte. „Bei Transportern, die bei der Versicherung als Hochrisikofahrzeuge eingestuft werden, könnten Geschwindigkeitsbegrenzungen gesetzt und somit die Prämien verringert werden. Jede Überschreitung kann der Fuhrparkleiter ahnden. Dann kann das Bremsverhalten reglementiert werden, um vorausschauendes und umsichtiges Fahren zu fördern, zum Beispiel Bremsungen von 80 km/h auf 40 km/h werden in C-Track mit gelben Markierungen angezeigt, Bremsungen von 60 auf 0 sind rot, aber die Gewichtung lässt sich individuell festlegen. Die handfesten Daten liefern überzeugende Argumente, um Mitarbeiter für den umweltschonenden und kostensparenden Umgang mit Fahrzeugen zu gewinnen“, resümmiert Ebbinghaus.

Eine kleine, quasi unsichtbare Box im Fahrzeug kombiniert mit einer ausgearbeiteten Software eröffnet also einige Möglichkeiten, den Fuhrpark effizient zu managen. Das wissen auch Melanie Schmahl und Holger Weiser sehr zu schätzen. Auf etwa eine Stunde pro Fahrzeug im Monat beziffern die beiden die Zeitersparnis, die ihnen der Einsatz von C-Track einbringt. Dazu kommt die Zeit, die sich die Mitarbeiter sparen, weil sie kein Fahrtenbuch mehr ausfüllen müssen.

Die laufenden Kosten für C-Track betragen im Monat etwa 45 Euro pro Fahrzeug, also 8 Euro für den Machine to Machine-Mobilfunktarif sowie 37 Euro für das Vollamortisationsleasing der Blackbox. Mit Tilgung der letzten Rate gehen die Geräte in das Eigentum der GEG über. Die Fuhrparkverantwortlichen überlegen derzeit, die Geräte in den nachfolgenden Dienstwagen weiterzuverwenden, denn die Hardwaretechnik hat sich in dieser Zeit nicht gravierend entwickelt. Das bedeutet, dass lediglich einmalig Umbaukosten zu den laufenden monatlichen Mobilfunkkosten anfallen.

So unterstützt ein raffiniertes System die Fuhrparkarbeit der GEG und hält noch mehr Potenzial für eine weitere Effizienzsteigerung vor. Der offene und lockere Umgang beider Parteien miteinander beweist dazu, dass die GEG-Verantwortlichen gut mit C-Track arbeiten. Über einen Ausbau der Kooperation sprechen sie dann im Anschluss an unseren Termin.