Online, so weit machbar

Die Logistik ist per Definition die Lehre der ganzheitlichen Planung, Bereitstellung, Durchführung und Optimierung von Prozessen, der Ortsveränderung von Gütern, Daten, Energie und Personen sowie der notwendigen Transportmittel selbst. Sie stellt für Gesamt- und Teilsysteme in Unternehmen und Netzwerken kunden- und prozessorientierte Lösungen bereit. Das muss insbesondere im modernen Fuhrparkmanagement größerer Flotten ab etwa 50 Fahrzeugen auch für Datentransfer, Verwaltung, Auswertungen, Analysen und Fuhrparksteuerung gelten, die ohne Online-Lösungen kaum noch denkbar und darstellbar sind.

Als ein Beispiel von vielen sei skizziert: Der Fuhrparkmanager einer größeren Servicetechniker- oder Transporterflotte kann unmöglich jederzeit wissen, wer mit welchem Fahrzeug zu einem beliebigen Zeitpunkt wo gerade unterwegs ist. Das Wissen darüber würde ihm aber ganz neue Koordinationsmöglichkeiten dahingehend bieten, dass er den Außendienstler kurzfristig dazu beauftragen könnte, bei einem anderen Kunden in der jeweiligen Region vorbeizuschauen.

Dennoch gibt es immer noch viele Unternehmen, die im Management ihres Fuhrparkbetriebs mit Standardprogrammen, wie beispielsweise Tabellenkalkulationsprogrammen, ihre Fahrzeuge erfassen. Doch diese Lösungen sind kaum noch als professionell anzusehen, da sie im Endeffekt ein effizientes Fuhrparkmanagement nicht wirklich erlauben. Von daher lohnt es sich auf jeden Fall, auf moderne Fuhrparkverwaltungsprogramme umzusteigen. Sie sind auf die Anforderungen der Unternehmen abgestimmt, so dass sich Prozesse beschleunigen lassen und der verantwortliche Fuhrparkmanager zu jedem Zeitpunkt den Überblick über seinen Fuhrpark hat. Inzwischen gibt es sogar Lösungen, die an ein GPS-Netz angeschlossen sind. So können Fuhrparkmanager zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich einzelne Fahrzeuge der Flotte zum aktuellen Zeitpunkt befinden.

Grundsätzliche Unterscheidung nach der Finanzierungsform des Fuhrparks
Welche Fuhrpark-Software oder welche Online- Lösungen sich letztlich für welche Einsatzzwecke eignen, hängt zunächst einmal grundsätzlich auch von der Finanzierungsform ab, Kauf- Fuhrpark, Leasing-Fuhrpark oder gar sowohl, als auch. Bei einem Kauf-Fuhrpark oder auch einem Fuhrpark mit vielen Spezialfahrzeugen, die in aller Regel ebenfalls gekauft sind, bleibt oft die freie Kauf-Software die einzige Möglichkeit, den Fuhrpark umfassend zu kontrollieren, einmal abgesehen von „selbstgestrickter“ Software oder anderweitig eingespielten, administrativen Routinevorgängen.
Bei Fuhrparks, die im Leasing oder Full Service- Leasing laufen, können die gelegentlich sogar ohne Aufpreis erhältlichen webbasierten Tools der Leasinggeber eine gute Alternative darstellen, die von den Anbietern nach aktuellen Kundenanforderungen aufmerksam und stetig auf neuesten Stand gebracht werden. Auf dieser Seite ist ohnehin ein großer Erfahrungsschatz im Hinblick auf den Facettenreichtum der Fuhrparkverwaltung bei großen Flotten vorhanden. Als Beispiele seien „FleetCom online“ (Arval), „ASL FleetPILOT“ (ASL Part of GE Capital solutions), „Athlonline“ (Athlon Car Lease), „xFleet“ (Daimler Services Fleet Management), „Fleet Information Tool“ (Deutsche Leasing Fleet), „FleetReporting“ (LeasePlan) oder „FleetControl“ (Sixt Leasing) genannt.

Neben den bekannten, standardmäßigen Reports zu verschiedenen Auswertungskriterien wie Vertragsbestand, Treibstoffkostenentwicklung, „Kilometer-Ausreißern“ und anderen zur frühzeitigen Erkennung des Optimierungspotenzials reicht das Angebot dieser Tools teils schon bis zu Schadensübersichten pro Fahrer oder einer Auflistung der anstehenden Termine HU/AU. Bei „Fleet Control“ beispielsweise, dem Online-Reportingtool der Sixt Leasing AG, kann der Fuhrparkmanager nun auch die CO2-Bilanz jedes einzelnen Fahrzeugs auf Basis des aktuellen Kilometerstands sowie der gesamten Flotte ablesen. Der Leasinggeber verweist darauf, dass ein verminderter Schadstoffausstoß beim Flottenbetreiber auch zu einer deutlichen Reduzierung des Steueraufwandes führe. Zudem stellen verschiedene Leasinganbieter zur weiteren Entlastung des Fuhrparkmanagers zusätzlich noch
Fahrer-Direktkommunikationssysteme zur Verfügung.

Differenzierung bei Full Service-Leasing-Fuhrparks und Misch-Fuhrparks
Bei einem Fuhrpark im Full Service-Leasing empfielt sich allerdings vorab die sorgfältige Prüfung der Entscheidung freie oder anbietergebundene Software. Sicher ist es oft kostengünstiger und einfacher, die im Paket enthaltenen Tools einer Leasinggesellschaft zu nutzen. Andererseits macht das aber nur dann wirklich Sinn, wenn alle Fahrzeuge bei einem Anbieter geleast sind, mit dem auch eine langfristige Partnerschaft angestrebt wird. Denn die Datenübernahme in ein neues System ist nicht eben unaufwendig.

Schließlich ist zu prüfen, ob in der anbietergebundenen Software alle gewünschten Funktionen implementiert sind. Das wiederum hängt auch mit der Struktur des Fuhrparks und den weiteren Aufgaben des Fuhrparkmanagers zusammen: Hat er sich beispielsweise auch um die Flottensteuerung oder die Kontrolle von Handyrechnungen zu kümmern, scheiden die Online-Reportingtools der Leasinggeber in aller Regel aus. Das leisten dann sogar nur wenige freie Anbieter.

Schwieriger wird die Betrachtung beim Mischfuhrpark aus gekauften und geleasten Fahrzeugen. In diesem Fall ist eher die unabhängige Kauf-Software zu empfehlen, während die Online-Tools der Leasinggeber kostengünstiger sind. Hier sollte die Frage im Mittelpunkt stehen, ob sich die Finanzierungsform künftig stärker in Richtung Leasing oder Kauf bewegt.

Freie Software-Lösungen sind ausbau- und anpassungsfähiger
Das Angebot an unabhängiger Fuhrpark-Software für den Kauffuhrpark ist derzeit noch nicht groß und auf den ersten Blick für den Laien im Hinblick auf die Relevanz und den Nutzwert für seine individuellen Fuhrpark-Gegebenheiten auch nur schwer durchschaubar. Hingegen sind die anbietergebundenen Versionen der Leasinggesellschaften zigfach getestet und können vom Fuhrparkbetreiber nahezu „blind“ übernommen werden.

Für die Entscheidung, welche Software-Lösung für den Kauffuhrpark in Frage kommen könnte, sollte auf jeden Fall ein Experte hinzugezogen werden. Andernfalls ist schnell einmal ein Produkt gekauft, das nachher noch durch den Zukauf weiterer Produkte ergänzt oder gar gänzlich ausgetauscht werden müsste. Das kann bei Basispreisen, die sich häufiger auch im vierstelligen Bereich bewegen, sehr ärgerlich werden.

Hochentwickelte freie Fuhrpark-Software-Lösungen bieten prinzipiell aber mehr als die für eine Vielzahl großer Fuhrparks standardiserten Systeme der Leasinganbieter, sind ausbaufähiger oder können sogar dem individuellen Fuhrparkbedarf angepasst oder mit ihm entwickelt werden. Das ist auch insofern notwen- Die Stamm-Akte rund um das Fahrzeug: Abbildung Kfz-Schein (ganz o.) Fahrzeugübersicht mit den Stammdaten: Laufleistungen und betriebsinterne Codes (o.) Detailinformationen zur Flotte: Belegsammlung zur Kostenübersicht (li.) dig und nachvollziehbar, als sich der Fuhrparkmanager eines Kauf-Fuhrparks nicht der deutlichen Entlastung von vielen Verwaltungsaufgaben etwa über ein Full Service Leasing-Modell erfreuen kann. So liefern die freien Software-Löungen in der Regel auch die automatische Integration von Daten der Tankkarten-Anbieter, der Reifenketten, die Fahrzeugbelegungsplanung, die Disposition von Fahrzeugen und Fahrern, die grenzüberschreitende Fuhrparkverwaltung, die Zuordnung und Verwaltung von Mobilfunkverträgen, die Erstellung eigen definierter Reports und die Einbindung sonstiger Funktionen.

Dabei sollte aber beachtet werden, dass hier bei etlichen Software-Lösungen die im Basispreis enthaltene Verwaltung von Kfz auf bis zu 40 Fahrzeuge limitiert ist und für mehr Fahrzeuge 10-stückweise oder 50-stückweise gestaffelte Aufpreise erhoben werden könnten.