Denkanstöße

Das Thema kommt immer wieder auch dann auf, wenn es um Halterhaftung, mehr noch die Delegation derselben vom Flottenbetreiber auf seinen Fuhrparkmanager, geht. Plötzlich muss Letzterer aus einem gegebenem Anlass heraus, „weil ein Kind in den Brunnen gefallen ist“, feststellen, dass in seinem Arbeitsvertrag nicht alles oder nicht alles sauber geregelt ist. Es fehlt nicht selten an einer klar definierten Arbeitsplatzbeschreibung oder speziellen, ergänzenden Vereinbarungen, die das Tätigkeitsfeld eines Fuhrparkmanagers, seine Kompetenzen, Weisungsbefugnisse und Pflichten in vollem Umfang erfassen. „Dieses Thema ist hoch spannend“, antwortete ein befragter Fuhrparkmanager. „Bei mir ist es nämlich so wie bei vielen meiner Kollegen im Amt; irgendwann ist der Fuhrpark bei uns ‚hängen geblieben’ nach dem Motto: Ach ja, wir brauchen natürlich jemand, der den Fuhrpark macht.“

In diesem Umstand steckt auch schon eine der Hauptursachen für die Problematik. Für den Vorstand einer Aktiengesellschaft, den Geschäftsführer einer GmbH oder den Inhaber eines Unternehmens, die für den Flottenbetreiber oder als Flottenbetreiber in der Halterhaftung stehen, ist der Fuhrpark oft nicht mehr als eine Ansammlung von Fahrzeugen, die optimal zu funktionieren haben. Und es gehört üblicherweise nicht zu den Kernkompetenzen dieses Personenkreises, den alltäglichen Betrieb der Flotte zu managen. Dafür ist auf diesen Etagen auch kein Zeitfenster offen. Da sie sich aber gewöhnlich nicht intensiv mit der Thematik auseinandersetzen müssen, wissen sie auch nicht, was insbesondere vor dem Hintergrund der Delegation der Halterhaftung auf den Fuhrparkmanager, zu dessen Wohl und damit nicht zuletzt zum Wohle des Unternehmens, vertraglich geregelt werden sollte.

„Aufbau eines Netzwerkes von profunden Beratern“
Es gibt immer noch etliche Firmen, in denen das, aus welchen Gründen auch immer, so nicht stattfindet und eine sehr weit gefasste Arbeitsplatzbeschreibung für einen Fuhrparkmanager im Hinblick auf Aufgaben und Funktionen den eher vagen Titel „Fuhrparkverwaltung und Bereithaltung eines einsatzbereiten Fuhrparks“ tragen kann. In diesem Fall gibt der Fuhrparkmanager zu, dass es bezüglich seiner Kompetenzen gegenwärtig keine besonderen Vereinbarungen zwischen ihm und der Leitung des Unternehmens gäbe. Dann kann aber auch die Firma nur darauf setzen, das hier ein erfahrener Mann am Werk ist.

„Jeder sollte sich darüber bewusst sein, dass der Job des Fuhrparkmanagers eine verantwortungsvolle Aufgabe ist, zu deren optimaler Erfüllung eine ganze Menge an Spezialwissen vonnöten ist“, so der Betroffene weiter. „Meine Philosophie ist es, nicht alles wissen zu können und nicht alles wissen zu müssen, aber im Bedarfsfall immer die Leute mit ins Boot holen zu können, die zum jeweiligen Thema die Experten sind. Das erfordert im Laufe der Jahre beispielsweise den Aufbau eines Netzwerkes von profunden Beratern.“ Es gäbe auch keine Delegation der Halterhaftung auf dem Papier. „Es bleibt einfach wichtig, sich der Gefahren aus einem solchen Job, der bisweilen auch ein Ritt auf dem Pulverfass sein kann, bewusst zu sein. Dazu gehört zumindest, dass der Arbeitgeber über den Abschluss entsprechender Haftpflicht- und Rechtschutzversicherungen dafür Sorge trägt, so weit wie möglich aus der Betriebsgefahr heraus zu kommen. Ein gewisses Restrisiko bleibt immer, da wir es mit Menschen zu tun haben, die nicht hundertprozentig kalkulierbar sind.“

„Der Fuhrpark ist und bleibt C-Kategorie“
Es kann kein Zweifel darüber bestehen, dass nur eine solche, angemessene Einstellung zum Thema den Boden dafür bereiten kann, was letztlich besser in schriftlicher Form vorliegen sollte. Die konkrete Anfrage, ob es zwischen Arbeitgeber und Fuhrparkmanager im Hinblick auf seine Tätigkeit spezielle schriftliche Vereinbarungen gäbe, die darüber hinausgehen würden, was üblicherweise im Rahmen eines Arbeitsvertrages geregelt sei, erntete differenzierte Antworten. „Eine juristische Abfassung“, merkte ein weiterer Fuhrparkmanager an, „bekommen Sie in einem so großen Betrieb wie dem unseren allerdings nie durch. Der Fuhrpark ist und bleibt C-Kategorie, wenn er auch jährlich mehrere Millionen Euro verschlingt.“

Immerhin gibt es in seinem Fall neben dem normalen Arbeitsvertrag eine von beiden Seiten unterzeichnete Stellenbeschreibung, von beiden Seiten unterzeichnete Zielvereinbarungen sowie Unterschriftsberechtigungen für die externe Kommunikation und Unterschriftsberechtigungen für Rechnungen und Budget. Es würde hier auch immer wieder Handlungsbedarf gesehen, diese Vereinbarungen auf aktuellen Stand zu bringen. „Das ist bei uns beispielsweise beim Zukauf von anderen Firmen und der Übernahme deren Fuhrparks, bei nationalen und internationalen Fuhrpark-Erweiterungen der Fall und war auch so bei der Einführung des Car Sharing Systems.“ Sicher ließe sich nicht jeder Fall, der im Zusammenhang mit dem Fuhrparkbetrieb eintreten könne, vorhersehen. Auch sei „Delegation der Halterhaftung“ schnell gesagt, während die Umsetzung nicht immer praktikabel und manchmal nur schwierig umsetzbar sei. „Das wichtigste in dieser Position ist meiner Meinung nach, immer ein wenig mehr zu machen als gefordert ist.“

Darunter versteht er im einzelnen beispielsweise:
• regelmäßige Fahrerschulungen,
• Infoveranstaltungen für Fahrer,
• Fahrtauglichkeitsuntersuchungen G25, etwa bei einem Werksarzt,
• Übernahme und Rücknahmeprotokolle mit sämtlichen Hinweisen zum Führerschein und zur UVV,
• bei Poolfahrzeugen digitale Fahrtenbücher,
• Schlüsselaufbewahrung in Tresoren,
• Die Anschaffung wirklich geeigneter Fahrzeuge, die den Fahrern auch Spaß machen,
• elektronische Führerscheinkontrolle über LAPID,
• Kundendienste und Reparaturen direkt beim Hersteller,
• Augenmerk auf komplette Ausrüstung der Fahrzeuge (Warnweste, Feuerlöscher, Trenngitter, Spanngurte, Antirutschmatten etc.) sowie
• Allgemein gültige Verfahrensanweisungen.

Zudem hält er ständige Schulungen und Weiterbildungen des Fuhrparkmanagers für unerlässlich.

„Vollmacht und Weisungsbefugnis gegenüber allen Mitarbeitern“
Es kommt nicht selten vor, dass das Fuhrparkmanagement den Tätigkeiten eines Leiters Einkauf angegliedert ist. In einem solchen Fall beantwortete der Verantwortliche die Anfrage insoweit, als er mit dem Vorstand des Konzerns einen Sondervertrag abgeschlossen habe, der unter anderem Folgendes beinhalte:
• Der Vorstand erteilt mir Vollmacht und Weisungsbefugnis gegenüber allen (!) Mitarbeitern, Vorgsetzten und Geschäftsführern, wenn es sich um Angelegenheiten des Fuhrparks handelt.
• Ich unterstehe in meiner Funktion als Fuhrparkmanager lediglich dem Vorstand.
• Sollte ich in meiner Eigenschaft als Fuhrparkmanager straf-, zivil-, arbeits- oder sozialrechtlich verfolgt werden, trägt mein Arbeitgeber sämtliche daraus resultierenden Kosten und Folgekosten (Anwalts-/ Gerichtskosten etc.).
• Der Arbeitgeber zahlt mein Gehalt weiter, auch wenn ich in Untersuchungshaft sitzen sollte. Zur Rückzahlung bin ich nur verpflichtet, wenn ich wegen Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit verurteilt werde.

Sicher wird nicht jeder Fuhrparkmanager mit seinem Arbeitgeber einen solchen Vertrag aushandeln können. Aber eine gewisse Rückendeckung in schriftlicher Form für den Fall des Falles im Sinne von mehr Handlungssicherheit sollte doch zumindest besprochen und vereinbart werden können.