Mietwagen im Fuhrpark einsetzen – aber richtig!

Unabhängig von der Frage, ob der eigene Firmenfuhrpark gekauft, geleast oder gemietet ist, stellt sich – egal wie groß der Fuhrpark ist – regelmäßig die Frage, ob in die bestehende Fuhrparkstruktur weitere Mietfahrzeuge eingebunden werden sollen oder können.

Die Nutzung von Mietfahrzeugen kann sich unter diversen Gesichtspunkten anbieten oder geradezu aufdrängen. Die wichtigste Überlegung beim Einsatz von Mietfahrzeugen aus Sicht des Fuhrparkleiters ist die Sicherstellung der Mobilität der Mitarbeiter, die gegebenenfalls auch kurzfristig wiederhergestellt werden muss, sowie die weitere Überlegung, dass Mietfahrzeuge eine durchaus sinnvolle Ergänzung zur bestehenden Fuhrparkstruktur darstellen können.

Der in der Praxis am häufigsten vorkommende Fall ist sicherlich der Einsatz des Mietwagens als vorübergehendes Ersatzfahrzeug eines verunfallten Fuhrparkwagens. Hierbei ist es gleichgültig, ob es sich um den Ersatz für ein auch zur Privatnutzung überlassenes individuell zugeordnetes Dienstfahrzeug oder um ein Poolfahrzeug handelt. Jedenfalls stellt sich regelmäßig die Frage, unter welchen Voraussetzungen die Anmietung eines Mietwagens und zu welchem Tarif (Streitpunkt sind in der Regel die sogenannten Unfallersatztarife) diese erfolgen darf.

Die wichtigste Grundregel in diesem Fall ist die, dass es beim Einsatz von Mietwagen als Ersatzfahrzeug um Schadensersatz geht, weshalb es notwendig ist, vor der Anmietung eines entsprechenden Unfallersatzfahrzeuges mehrere Angebote von (zumindest drei!) verschiedenen Mietwagenunternehmen einzuholen, um den günstigsten Tarif wählen zu können. Ist aus geschäftlichen Gründen einmal die sofortige Fortsetzung der Fahrt durch den Mitarbeiter nötig, weil ansonsten ein Geschäftstermin zu platzen droht mit entsprechendem Ausfall eines Geschäfts, so kann gegebenenfalls auch ein teurer Tarif gewählt werden, wenn dabei zugleich auch sichergestellt wird, dass dies nur kurz und übergangsweise erfolgt, um einen ansonsten drohenden entgangenen Gewinn abzusichern. Nach Wahrnehmung eines solchen Termins ist jedenfalls ein umgehender Fahrzeugtausch mit Wechsel in einen günstigeren Miettarif anzuraten, weil es ansonsten in der nachfolgenden Schadenregulierung mit dem Kraftfahrzeughaftpflichtversicherer des Unfallgegners zu Problemen kommen kann. Bei Poolfahrzeugen stellt sich regelmäßig die zusätzliche Frage, ob das verunfallte Poolfahrzeug nicht durch ein anderweitiges Poolfahrzeug ersetzt werden kann, statt ein teureres Mietfahrzeug anzumieten.

Eine demgegenüber eher planbare Situation ist der Umstand, dass Mitarbeiter, denen kein individueller Dienstwagen zugewiesen wurde, einen geschäftlichen Termin für das Unternehmen wahrzunehmen haben. Üblicherweise sollte man in den Arbeitsverträgen, Ergänzungsverträgen zur Dienstwagennutzung sowie in der Car Policy insoweit vorsehen, dass und unter welchen Voraussetzungen der jeweilige Mitarbeiter auf Anordnung des Unternehmens entweder sein Privatfahrzeug zu dienstlichen Zwecken einzusetzen hat oder unter welchen Voraussetzungen dies gegebenenfalls sogar zur Vermeidung von Haftungsproblemen ausdrücklich untersagt werden soll.

Die Mietwagenfrage stellt sich in diesen Fällen immer dann, wenn Mitarbeitern die Benutzung des Privatfahrzeugs zu dienstlichen Zwecken entweder ausdrücklich untersagt wurde oder wenn nicht mehr ausreichend Poolfahrzeuge zur Verfügung stehen, um einen dringenden geschäftlichen Termin wahrnehmen zu können. Um auch in diesen Fällen die Mobilität des jeweiligen Mitarbeiters sicherstellen zu können, sollte das Fuhrparkmanagement rechtzeitig Überlegungen anstellen, wie durch Regelungen beispielsweise in der Car Policy ein praxisgerechtes Prozedere geschaffen wird, einen Mietwagen für dienstliche Zwecke auch nur interimsweise einzusetzen.

Hier bietet es sich regelmäßig aus betriebswirtschaftlichen Gründen an, eine Zusammenarbeit mit ausgewählten Mietwagenunternehmen bereits frühzeitig in Angriff zu nehmen, sodass im Bedarfsfalle konkrete Ansprechpartner und Bestellprozeduren vorhanden sind, die eine zügige Abwicklung einer Mietwagenbestellung zu vorhersehbaren und damit planbaren Konditionen sicherstellen. Hierzu gehört sicherlich der Abschluss von Rahmenvereinbarungen oder Rahmentarifen, damit die Kosten im Fuhrpark innerhalb der Unternehmensvorgaben und des Fuhrparkbudgets bleiben können. Sinnvolle Vorgaben zum Einsatz von Mietwagen in diesen Fällen sind zum Beispiel die Festlegung von Fahrzeugtypen und Leistungsklassen, um eine klare Kostenbegrenzung zu ermöglichen. Ein wichtiger zentraler Aspekt ist hierbei auch die Frage, wer über einen entsprechenden Bedarfsfall, also die Anmietung eines Mietwagens, zu entscheiden hat – der Mitarbeiter selbst oder das Fuhrparkmanagement – und wer die eigentliche Bestellung durchführt. Will sich das Fuhrparkmanagement weder die Entscheidung noch die Kontrolle über den Bestellvorgang aus der Hand nehmen lassen, sollte beispielsweise die Car Policy eine klare Regelung beinhalten, in wessen (zentrale) Zuständigkeit die Regelung von Mietwagenfragen fällt. Die Entscheidung hierüber kann allerdings nur dann sinnvoll getroffen werden, wenn auch die übrigen Arbeitsabläufe im Unternehmen hierbei berücksichtigt werden. Bei dezentralen Unternehmensstrukturen ist es mitunter für das Fuhrparkmanagement eher eine Erschwerung als eine Erleichterung, sich an allen Standorten in die kurzfristige Anmietung von Mietfahrzeugen einzumischen. Hier sollte das Fuhrparkmanagement auf die Praktikabilität der Mietwagenregelung achten, nicht zuletzt, um eine unerwünschte Mehrbelastung des Fuhrparkmanagements durch die Abwicklung von Mietwagenangelegenheiten zu vermeiden.

Rechtsanwalt Lutz D. Fischer, Lohmar
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