Individualbetreuung

Flottenmanagement: Frau Prantl, seit wann ist die expert automotive gmbh auf dem Markt, worauf ist das Unternehmen spezialisiert und welche Lösungen bieten Sie Flottenbetreibern

Veronika Prantl: expert automotive wurde 2003 gegründet und ist als inhabergeführtes Unternehmen mit flachen Strukturen und kurzen Wegen seit über acht Jahren erfolgreich auf dem Flottenmarkt tätig. Das Unternehmen ist ein Zusammenschluss von Spezialisten aus dem Dienstleistungsbereich für Automobilhersteller und Flottenbetreiber, aus Experten für Prozesse und Qualitätsmanagement sowie IT-Lösungen. Mittlerweile beschäftigen wir rund 50 Mitarbeiter und betreuen Flotten mit insgesamt nahezu 60.000 Fahrzeugen. Die einzelnen Stufen des Dienstleistungsumfangs reichen von digitaler Rechnungserfassung mittels moderner OCRVerfahren über aktive Reparatursteuerung bis zur kompletten Übernahme aller notwendigen Aufgaben im Fuhrpark. Dabei kombinieren wir effizientes Instandhaltungsmanagement mit Wirtschaftlichkeitsberatung bei Funktions- und Serviceflotten auf mindestens vier Rädern.

Flottenmanagement: Wie sieht die Zusammenarbeit mit dem Kunden im Einzelnen aus, was macht expert automotive besonders

Benno Aul: Folgendes verstehen wir unter effizientem Instandhaltungsmanagement: Muss ein Fahrzeug zur Reparatur, bündeln wir proaktiv Reparaturanlässe, prüfen also, welche Aufgaben wie beispielsweise der Austausch von Öl oder Bremsflüssigkeit in Kürze routinemäßig anstehen. Dies vereinbaren wir in Absprache mit Kunden und Werkstatt gleich mit. Was für uns kein großer Aufwand ist, erspart dem Kunden viel Geld und Zeit. Das Fahrzeug wird entweder abgeholt oder mobile Reparaturen werden beauftragt. Wir erteilen die Reparaturfreigaben und stellen dem Kunden kurze Zeit später das reparierte Fahrzeug wieder zur Verfügung. Dieser Service und die Proaktivität sind unseres Wissens bisher in der Flottenbranche einmalig. Die Freigabe zwischen der Werkstatt und uns erfolgt systemgestützt, die Rechnungsprüfung, die wir im Anschluss für den Kunden vornehmen, ist in hohem Maß automatisiert. Alle Dokumente werden gescannt, Daten werden per OCR-Verfahren ausgelesen und nach Vorgaben des Kunden aus dem Financebereich kontiert, geprüft, verarbeitet sowie gebucht – und schließlich je nach gewünschtem Zeitpunkt und Format in die Buchhaltung des Kunden eingespielt. Das gesamte Zahlungsmanagement übernehmen wir auf Kundenwunsch ebenfalls.

Veronika Prantl: Kommen wir zu unserem zweiten Baustein, der Wirtschaftlichkeitsberatung. Dadurch, dass wir im ersten Schritt Transparenz schaffen, können wir mithilfe der Benchmarkdaten Einsparungspotenziale systemgestützt erkennen und dem Kunden entsprechende Vorschläge unterbreiten, wobei die Thematik gesamtheitlich betrachtet werden sollte – so sollten folglich nicht nur die Einkaufskonditionen im Blick behalten werden, sondern es sollte auch in Hinblick auf Nichtverfügbarkeitszeiten der Fahrzeuge sowie auf Prozess- und administrative Kosten agiert werden. Das kann so weit gehen, dass wir dem Kunden Hinweise geben, wie er Prozesse einfacher und kostengünstiger gestalten kann. Oder wir analysieren sein Servicenetzwerk und geben ihm Empfehlungen hinsichtlich geeigneter Partner.

Flottenmanagement: Wie viele Kunden betreut expert automotive zurzeit und wie setzt sich der Kundenstamm zusammen

Veronika Prantl: Momentan haben wir rund 30 Kunden. Dazu gehören Flotteninhaber, Autovermieter, Fahrzeughersteller und Versicherungen. Von den aktuell rund 60.000 von uns betreuten Fahrzeugen sind ungefähr 35 Prozent Lkw und Spezialtransportfahrzeuge sowie Bagger oder Gabelstapler.

Flottenmanagement: Ein erklärtes Ziel von expert automotive ist es, die TCO – Total Cost of Ownership – zu senken. Mit welchen Maßnahmen erreichen Sie dies

Veronika Prantl: Wir gehen noch einen Schritt weiter und sprechen über TOC, Total Ownership of Costs. Durch transparente Messung der einzelnen Prozessschritte im Rahmen des gesamten Instandhaltungs- sowie Schadenmanagements reduzieren wir Standzeiten beziehungsweise Ausfallzeiten. Wir prüfen steuerlich, sachlich sowie rechnerisch die Rechnungen, reklamieren und fordern Gutschriften ein. Dabei entsteht zunächst Transparenz und infolgedessen Kostenersparnis. Und schließlich beraten wir den Kunden wirtschaftlich dort, wo Prozesse besser und damit auch effizienter organisiert werden können. Wichtig ist unseren Kunden, dass wir potenzielle Optimierungsmaßnahmen in Workshops besprechen und sowohl die Umsetzungsschritte gemeinsam definieren als auch den Fuhrpark bei der Umsetzung begleiten.

Flottenmanagement: Das Thema Fahrerzufriedenheit spielt eine zunehmend wichtige Rolle im Unternehmen. Wie erreichen Sie es, dass mit der Senkung der TCO nicht gleichzeitig eine Senkung der Fahrerzufriedenheit einhergeht

Benno Aul: Von der eigentlichen TCO-Senkung bekommt der Fahrer selbst wenig mit. Sobald es notwendig wird, sein Fahrzeug in die Werkstatt zu geben, muss er sich selbst um nichts kümmern. Dank IT-gestützter Wiedervorlage kommen wir auf ihn zu, vereinbaren mit ihm, wann wir das Fahrzeug zum gewünschten Termin von der Werkstatt abholen oder vor Ort im Rahmen eines mobilen Services reparieren lassen können. Abends erhält der Fahrer das Fahrzeug repariert zurück – so kann gar keine Fahrerunzufriedenheit aufkommen.

Flottenmanagement: Von Fuhrpark zu Fuhrpark variieren Anforderungen und Bedürfnisse, wenn es um die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten wie expert automotive geht. Inwiefern setzen Sie individuelle Anforderungen der Kunden um, wie werden Sie den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht

Veronika Prantl: Wie in jeder Branche gibt es bestimmte Bereiche, die weitestgehend standardisierbar sind – und dann andere Bereiche, die komplett oder sehr weit individuell zu gestalten sind. Im Instandhaltungsmanagement sind bestimmte Prozesse vorgegeben. Die Werkstatt arbeitet mit einem von uns entwickelten System, um Freigabeanfragen und Kostenvoranschläge automatisiert abzuwickeln. Die Individualität startet in der direkten Zusammenarbeit mit dem Kunden. Wir klären im Vorfeld einer Zusammenarbeit alle wichtigen Details und definieren ein gemeinsames Regelwerk, das in der prozessbasierten Kundenplattform hinterlegt wird und nach dem wir die operativen Prozesse für den Kunden durchführen.

Flottenmanagement: Welchen veritablen Kundenvorteil bieten Sie Flottenbetreibern, wodurch heben Sie sich von der Vielzahl der Anbieter ab

Benno Aul: Die drei großen Kundenvorteilsbereiche sind Effizienz, Sicherheit und Flexibilität. Der Fuhrparkmanager gewinnt Zeit, da für ihn kein Verwaltungsaufwand entsteht und wir die Ausfallzeiten optimieren. Zielsetzung bei der Reparatursteuerung auf Basis des Regelwerks des Kunden ist, aktiv den notwendigen Reparaturumfang festzulegen und mit den Werkstätten zu verhandeln. Hinzu kommt, dass der Kunde die Verträge mit den Lieferanten (wie Werkstatt, Reifen- und Glasdienstleister) selbst verhandelt – wir werden nur für unsere Serviceund Beratungsleistung bezahlt.

Veronika Prantl: In Sachen Sicherheit kann der Kunde darauf vertrauen, dass seine Fahrzeuge technisch auf einem hohen Standard und zu optimalen Kosten bearbeitet werden. Unsere Fachleute stellen die Funktionsnotwendigkeiten gemeinsam mit den Werkstattpartnern sicher, unsere Wirtschaftsfachleute garantieren wiederum, dass kein Euro zu viel ausgegeben wird. Die Kosten für die Instandhaltung sind so aufbereitet in der Buchhaltung des Kunden zu finden, wie das Wirtschaftsprüfer und Finanzamt fordern. Transparenz ist einer der wichtigsten Punkte, die uns ausmachen. Der Kunde kann jederzeit via Internet in der Kundenplattform nachsehen, wie weit der Reparatur- / Wartungsstatus seines Fahrzeuges zum gegenwärtigen Zeitpunkt vorangeschritten ist. Er hat jederzeit Einsicht in die digitale Fahrzeugakte und kann seine Entscheidungen systemgestützt mitteilen.

Benno Aul: Zudem ist der Kunde in der Wahl seiner Werkstätten frei, auch wenn es um eine Schadenreparatur geht. Wir geben ihm zwar bei der Zusammenstellung seines Servicenetzes Empfehlungen, die eigentliche Entscheidung trifft jedoch er; wir arbeiten mit jedem seiner Partner zusammen. Ferner bereiten wir die Daten aus den Gesamtprozessen nach Kundenwunsch im Rahmen des Reportings auf. Die Bereitstellung der Reports und Schnittstellendaten (beispielsweise Abrechnungsdateien) können per Webzugriff vom Kunden abgerufen werden oder per automatischem softwaregestützten Versand der definierten Reports per E-Mail erfolgen. Aufgrund des softwaregestützten Versands der Reports (insbesondere abgrenzungsrelevante Abrechnungsdateien) garantieren wir eine hundertprozentige Termineinhaltung.

Flottenmanagement: Sie bieten das Produkt XAdBlue an. Wie sind Sie darauf gekommen, eine solche Lösung zu entwickeln und weshalb ist es in Ihren Augen sinnvoll für Flottenbetreiber, sich dieses Produkt für ihre Fahrzeuge anzuschaffen

Veronika Prantl: Der XAdBlue ist ein Adapter zum Schutz vor Falschbetankungen, der verhindert, dass versehentlich Diesel in den AdBlue-Tank eingefüllt wird. Die durch die Falschbetankung bei unseren Kunden entstandenen Kosten haben uns die Notwendigkeit einer solchen Lösung vor Augen geführt. Durch den Einsatz des XAdBlue konnten wir bei unseren Kunden zum Teil mehrere hunderttausend Euro einsparen – bei einer Investition von 59 Euro pro Adapter eine kostengünstige Alternative zu hohen Reparaturkosten.

Flottenmanagement: Ab welcher Fuhrparkgröße wird eine Inanspruchnahme Ihrer Serviceleistungen für Fuhrparkbetreiber sinnvoll

Benno Aul: Bei reinen Pkw-Flotten liegt das bei 200 Fahrzeugen aufwärts, für Betreiber reiner Lkw-Flotten macht sich unsere Dienstleistung bereits ab ungefähr 100 Nutzfahrzeugen bezahlt, bei Mischflotten ab 100 Transportfahrzeugen. Allerdings ist es auch bei kleineren Flotten, die auf eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit angewiesen sind, immer sinnvoll, wenn die Flotte mit wenig Aufwand und hoher Flexibilität instand gehalten wird.

Flottenmanagement: Wie sehen Sie zum gegenwärtigen Zeitpunkt die Situation für Anbieter wie expert automotive auf dem Markt? Welche Entwicklung zeichnet sich Ihrer Meinung nach ab, wie sieht der Ausblick in die Zukunft aus

Veronika Prantl: In einem so gesättigten Markt wie dem deutschen Fuhrparkmarkt können Sie eigentlich nur noch dann wirtschaftlich sinnvoll tätig sein, wenn Sie entweder sehr spezialisiert oder sehr groß sind und deshalb mit einer weitestgehenden Standardisierung wirtschaftlich sein können. Wir bei expert automotive haben trotz hohem Standardisierungsgrad und maximalem IT-Einsatz die Möglichkeiten der Individualisierung für unsere Kunden immer offen gehalten. Wir persönlich denken, dass es in Zukunft weniger klassische Flottenfahrzeuge oder Privat-Pkw geben wird. Das scheinen auch die Hersteller so zu sehen, denn es gibt eine ganze Reihe von Car- Sharing-Projekten diverser Anbieter. Wir sehen die Zukunft in einer Mobilität, die sich folgendermaßen zusammensetzt: Auf der einen Seite aus einem Flottenfahrzeug beziehungsweise Car- Sharing-Fahrzeug, das flexibel an Knotenpunkten zu mieten ist, auf der anderen Seite aus der Kombination des Fahrzeugs mit Bahn, Flugzeug oder Mietwagen für die Dienstreise. Der Trend geht eindeutig von der Car-Policy zur Mobility- Policy – darauf sind wir heute schon vorbereitet.