AUCH EINE KOSTENFRAGE: Intern oder Extern?

Denn letztlich ist es die Verwaltung des Fuhrparks, aus der noch der ein oder andere Prozentpunkt Kostenersparnis gequetscht werden kann. Die Preise der Autos sind meist ausgereizt oder durch Rahmenabkommen längerfristig vereinbart. Allenfalls ein Marken- oder Modellwechsel käme für eine weitere Kosteneinsparung, speziell bei Servicefahrzeugen, noch in Frage. Beim Motivationsfuhrpark indes stellt sich diese Frage nicht: Die Kosten des Fahrzeugs selbst sind politisch gewollt, allenfalls restwertrelevante Ausstattungsdetails können als Pflicht in der Car Policy festgeschrieben werden. Nur die Kosteneffizienz der Verwaltung steht hier also zur Disposition.

Dabei ist die Frage, was intern gehandelt und was extern vergeben werden soll, nicht nur eine Frage der Kosten: Langjährig aufgebautes Know-how, das Feeling für Trends – auch wirtschaftlich relevanter – und nicht zuletzt das interne Verständnis für die Prozessabläufe könnte durch exzessives Outsourcen verloren gehen. Dadurch würden unerwünschte Abhängigkeiten von externen Anbietern geschaffen, selbst das Know-how für die Gegenrechnung von Dienstleistungen würde langfristig verloren gehen. Außerdem bieten intern gewachsene Controllingprozesse und Abläufe oft die Vorteile des „Gewohnten“ im Gegensatz zu von außen hereingebrachten Tools und Mechanismen, die gegebenenfalls intern umständlicher im Handling sind. Outsourcing ist also nicht immer der Weisheit letzter Schluss.

Andererseits gilt es, Kostenvorteile zu realisieren – nicht zuletzt durch die schiere Einkaufsmacht eines großen externen Dienstleisters. Denn der Druck auf den Fuhrparkleiter nimmt ja nicht eben ab, sein Ressort so preisgünstig wie möglich zu organisieren. Es gilt daher, individuell für sein Unternehmen die Bereiche zu erkunden, für die ein Outsourcing ohne zu hohen Abfluss internen Know-hows (dabei bitte auch an den potenziellen Nachfolger denken; niemand bleibt ewig im Unternehmen!) möglich ist. Gegebenenfalls sollten dann sowohl-als-auch-Entscheidungen politisch durch die Geschäftsleitung getroffen werden.

Denn letztlich bietet geschicktes Outsourcing noch eine Fülle weiterer potenzieller Vorteile: So müssen im Unternehmen keine Unter- oder Überkapazitäten mitgeschleift werden, es muss kein gegebenenfalls unausgelastetes Fachpersonal für Spezialfragen bereitgehalten oder mit „Halbwissen“ an Sachverhalte herangegangen werden und auch die – für kleinere Fuhrparks – oft nebenbei erledigte, aber aufwändige Terminkoordination entfällt.

Aber welche Verwaltungsbereiche stehen nun zur Disposition? In unserer Tabelle finden Sie übersichtlich gegliedert die relevanten Verwaltungsarbeiten in drei Kategorien unterteilt: Die erste Kategorie setzt sich vornehmlich aus mit Grundsatzentscheidungen zusammenhängenden Tätigkeiten zusammen, die auf jeden Fall im Haus verbleiben sollten, also beispielsweise Fahrzeugauswahl/ Car-Policy-Anpassung, das allgemeine Kostencontrolling (durchaus mit vom Dienstleister aufbereiteten Zahlen) sowie Anforderungsprofil und Handling von Sondereinbauten. In der dritten Kategorie finden Sie all jene Verwaltungsarbeiten, die einfach Zeit fressen oder deutliche Vorteile bieten, wenn eine große Einkaufsmacht dahinter steht, beispielsweise Schadenmanagement und Reparaturkostenprüfung, Tankabrechnung oder auch die Fahrzeugaufbereitung am Laufzeitende sowie die Zulassung und Überführung zu Beginn.

Die zahlreichen Knackpunkte schließlich stehen symbolträchtig in der Mitte: Hier muss das Unternehmen, der Unternehmer oder auch der Fuhrparkleiter schlicht entscheiden, was er möchte. Denn ob beispielsweise das allgemeine Fleetmanagement inklusive Belegprüfung und -verbuchung bei einem externen Dienstleister besser aufgehoben bzw. unterm Strich effektiver und kostengünstiger ist als mit einer eigenen professionellen Fleet-Software ist im voraus schwer kalkulierbar und zunächst eine politische oder zumindest eine Glaubensfrage. Ebenso verhält es sich bei der Fahrzeugbeschaffung: Führt das – anteilige – Profitieren von der Großmenge zu niedrigeren Kosten als das eigene Verhandlungsgeschick? Mitunter ist der Geschäftsführer oder Vorstand ja auch mit dem lokalen Autohändler zur Schule gegangen und die Frage nach einem Wechsel stellt sich überhaupt nicht. Eine Frage des konkreten Bedarfs ist, ob Poolfahrzeuge angeschafft und verwaltet werden sollen, oder ein Rahmenabkommen mit einer Mietwagenfirma lukrativer ist.

Grundvoraussetzung, um über Outsourcing überhaupt nachzudenken, ist jedoch die genaue und umfassende Kenntnis über die internen Prozesse und Prozesskosten. Denn je nachdem, ob die eigene Aufstellung der TCO, der Total Cost of Ownership, auch wirklich „Total“ ist, erscheint eine Outsourcing-Lösung preiswert oder völlig überteuert. Interne Verwaltungs-, Controllingoder Buchhaltungskosten werden oft übersehen oder nicht mit den echten Kosten bewertet.