Fahrtenbuch leicht gemacht

Bei der Stellung von Dienstwagen greift der Staat regelmäßig üppig mit ab. Das Gesetz erkennt dabei grundsätzlich zwei Berechnungsmethoden für den geldwerten Vorteil an: Die sogenannte 1-Prozent-Regelung, zu der trotz des Namens faktisch ja noch einige 0,03-Prozentpünktchen hinzukommen und die Fahrtenbuchmethode. Doch beim Fahrtenbuch ist Vorsicht angesagt.

Fahrtenbuch leicht gemacht

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Fahrtenbuch leicht gemacht

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Grundsätzlich ist die 1-Prozent-Regelung für alle Beteiligten einfacher: Unternehmen wie Mitarbeiter haben eine feste Kalkulationsbasis, und auch durch die Betriebsprüfung geht ein auf diese Weise versteuertes Fahrzeug in aller Regel mühelos und ohne Beanstandungen durch. Einen großen Nachteil gibt es freilich: Die 1-Prozent-Regel ist teuer. Denn je weiter der Mitarbeiter von der Arbeitsstätte entfernt wohnt, desto höher fällt sein zu versteuernder geldwerter Vorteil aus. Bei 50 Kilometern bis zum Arbeitsplatz – heute keine Seltenheit mehr – werden aus der 1-Prozent Regel schnell mal 2,5 Prozent. Der Nutzen für den Arbeitnehmer ist dann fraglich (siehe auch Seite 22/23).

Anteil der Privatfahrten entscheidet

Wichtig für die Frage, mit welcher der Abrechnungsmethoden sich der Arbeitnehmer besser steht, ist auch der prozentuale Anteil der Privatfahrten mit dem Dienstwagen. Wird das Fahrzeug ohnehin weit überwiegend dienstlich genutzt, ist die 1-Prozent-Regel fast schon herausgeworfenes Geld. Den Fiskus freilich freut es.

Risikofaktor Fahrtenbuch

Jede Methode der Versteuerung hat ihre Vor- und Nachteile. Beim Fahrtenbuch liegt der Vorteil klar auf der Kostenseite, der Nachteil in der Rechtsunsicherheit. Die Finanz weiß auch, dass mit der 1-Prozent-Regel mehr zu verdienen ist, und so liegt die Latte für das Anerkennen der Aufzeichnungen des Dienstwagenfahrers entsprechend hoch. Nachträgliche Änderungen – für den Fiskus zunächst allemal Manipulationen – dürfen nicht möglich sein oder müssen zumindest automatisch und unveränderbar gekennzeichnet werden. Aber nicht nur das: Mangels bundesweit einheitlicher konkreter Ausgestaltungsvorschriften erkennt ein Finanzbeamter dies an, der andere etwas ganz anderes.

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Elektronische Fahrtenbücher helfen

Etabliert haben sich elektronische Fahrtenbücher. Diese zeichnen in der Regel alle Daten automatisch auf Basis von GPS-Signal, Bordrechner oder/ und Tachosignal auf; nachträgliche Manipulationen sind meist technisch ausgeschlossen. Da kann dann auch ein Finanzbeamter die Anerkennung schlecht verweigern. Dennoch sei hier ausdrücklich empfohlen: Wenn Sie als Fuhrparkleiter über die Einführung von Fahrtenbüchern – und sei es auch nur für ausgewählte Mitarbeiter, die sich damit finanziell wesentlich besser stehen würden – nachdenken, lassen Sie sich die gewünschte Lösung vor dem Ersteinsatz von Ihrem zuständigen Finanzamt schriftlich absegnen. Eine Übersicht über ausgewählte elektronische Fahrtenbücher nebst deren Kerndaten und Features finden Sie auf der nachfolgenden Doppelseite.

Der dritte Weg

Eine einfache Alternative, dem Finanzamt auszuweichen und die Kosten niedrig zu halten ist, dem Mitarbeiter die Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug über die Reisekostenabrechnung zu erstatten. Denn die entsprechende Kilometerpauschale wird steuerfrei an den Mitarbeiter ausgezahlt, ein geldwerter zu versteuernder Vorteil entsteht nicht – weder für den Arbeitnehmer noch für das Unternehmen. Die Nachteile hier: Zum einen muss der Mitarbeiter finanziell in Vorleistung gehen, zum anderen ist der Prüfungs- und Abrechnungsaufwand recht hoch. Und schließlich hat bei einem Privatfahrzeug das Unternehmen keinen Anspruch auf die Einhaltung einer Car Policy, die ja nicht nur aus Kosten-, sondern auch aus Imagegründen zwecks Außenauftritt geschaffen wurde.

 

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