Volle Kontrolle

Ob Reifenkosten, Abweichungen bei Werkstattabrechnungen, Laufleistungsabweichungen vom Leasingvertrag, Tanken eines unerlaubten Kraftstoffs oder gar ein unerklärbarer Anstieg des Spritkonsums: Für den Fuhrparkmanager zählt jeder Kostenfaktor. Denn der Druck zum Sparen steigt stetig – andererseits sollen aber oft dabei die grundsätzlichen Dienstwagenregelungen nicht angetastet werden. Die Lösung aus diesem Dilemma für den Fuhrparkleiter heißt: Optimieren. So wird das Spielen mit den Zahlen zur „Lieblingsbeschäftigung“ des Fuhrparkleiters. Schön, wenn er da professionelle Hilfe in Anspruch nehmen darf. Eine Fülle von Anbietern verspricht dem Fuhrparkleiter volle Kontrolle über seine Kosten. Aber welches Tool ist geeignet

Wichtig für die Frage, mit welcher Art Fuhrparkmanagement- Software Sie sich beschäftigen wollen oder müssen, ist zunächst: Welche Fuhrparkart haben Sie? Bei einem Kauffuhrpark oder auch einem Fuhrpark mit vielen Spezialfahrzeugen bleibt in der Regel die freie Kauf-Software die einzige Möglichkeit, den Fuhrpark ordentlich zu kontrollieren, wenn wir mal von „selbstgestrickter“ Software und Routinen absehen wollen. Setzen Sie hingegen einen voll geleasten Fuhrpark ein, womöglich noch mit dem immer beliebteren Full-Service-Leasing, können die gelegentlich sogar ohne Aufpreis erhältlichen webbasierten Auswertungstools des Leasinganbieters eine gute Alternative darstellen. Schwieriger wird es bei Mischfuhrparks, die aus geleasten und gekauften Fahrzeugen bestehen: Optimal ist in diesem Fall sicher eher die unabhängige Kaufsoftware, günstiger sind oft jedoch die Online-Tools des Leasinganbieters. Hier sollte die Frage im Mittelpunkt stehen, wohin der künftige Weg des Fuhrparks gehen soll – in Richtung Kauf oder in Richtung Leasing.

Auch bei einem via Fullservicevertrag geleasten Fuhrpark sollten einige Überlegungen vorab angestellt werden, um sich für eine freie oder eine anbietergebundene Software zu entscheiden. Denn sicher ist es oft kostengünstiger und einfacher, die im Paket enthaltenen Auswertungstools des Leasinganbieters zu nutzen. Andererseits macht das nur Sinn, wenn alle Fahrzeuge bei einem Anbieter geleast werden und auch eine langfristige Partnerschaft angestrebt wird. Denn die Datenübernahme in ein neues Auswertungssystem inklusive Einarbeitung ist nicht eben unaufwändig. Auch sollte vorab analysiert werden, ob in der anbietergebundenen Software alle gewünschten Funktionen implementiert sind.

Das wiederum hängt auch mit der Struktur des Fuhrparks und den weiteren Aufgaben des Fuhrparkleiters zusammen: Fällt in dessen Aufgabenbereich beispielsweise auch die Kontrolle und Auswertung der Handyrechnungen oder Flottensteuerung, scheiden die Online-Reportingtools der Leasinganbieter von vorneherein aus – das leisten sogar nur wenige freie Anbieter.

Herstellerunabhängige Software

Im freien Fuhrparkmanagement-Markt gibt es eine große Auswahl von Anbietern (siehe Tabelle „Anbieter unabhängiger Fuhrparksoftware“ auf den Seiten 62-63): Dabei reicht die Bandbreite für den Grundpreis der Software von 19 Euro bis hin zu 25.000 Euro, enthalten ist dabei die Verwaltung von 10 bis hin zu unendlich vielen Fahrzeugen. Die große Bandbreite des Angebotes zeigt: Offenbar ist der Preis oft nicht der entscheidende Faktor für die Auswahl des Produktes. Wichtig sind vielmehr die Features der Software, denn schließlich soll die Software ja Zeit und damit Geld einsparen. Und bei einem Fuhrpark von beispielsweise 500 Fahrzeugen kostet auch eine 25.000 Euro teure Software gerechnet auf 5 Jahre gerade einmal 83 Cent pro Fahrzeug und Monat. Aber der Basispreis allein ist für die Kosten auch noch nicht aussagekräftig: In der Regel kommt dazu noch eine jährliche Updatepauschale von bis zu 18 Prozent des Basispreises sowie ggf. Mehrkosten für zusätzliche Fahrzeuge hinzu. Vergleichen lohnt hier also.

Wichtiger als der Preis ist jedoch die Funktionalität der Software. Da hier durchaus auch der subjektive Eindruck sowie die Benutzerfreundlichkeit eine Rolle spielen, bieten lobenswerterweise nahezu alle Anbieter herstellerunabhängiger Software Testversionen an. Mit zwei Ausnahmen sind alle aufgeführten Programme lokal zu installieren – das webbasierte Arbeiten, welches von den Leasinganbietern favorisiert wird, hat sich bei der aktuellen Kaufsoftware noch nicht durchgesetzt. Immerhin bieten die meisten Anbieter einen webbasierten Zugriff an oder bereiten diese Möglichkeit zumindest gerade vor.

Wichtige Kriterien für die Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung sind unserer Meinung nach auch die Fragen nach der Spezialisierung der Software, der Größe der bisher verwalteten Fuhrparks sowie die Frage, seit wann die Software bereits im Markt ist. Denn eine schon länger im Markt befindliche Lösung wird eher ausgereift sein; wer viele Installationen hat, wird regelmässig und intensiv an den Updates arbeiten, um die Anwender bei der Stange zu halten. Und für beispielsweise Taxiunternehmer und Kommunen ist es sicher sinnvoll eine Software einzusetzen, die bereits auf ihe spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet ist, gleiches gilt für die Größe der bislang bereits verwalteten Fuhrparks. Andererseits – wer mitentwickeln möchte und die Zeit dafür hat, der kann als Kunde mit neuer Anforderungsstruktur sicher eine günstige speziell auf ihn zugeschnittene Lösung bei einem jungen Anbieter erhalten, der die gemeinsam entwickelten Module dann im Markt anbietet. Die Chancen und Risiken müssen Sie hierbei für sich selbst entscheiden.

Die meisten Softwarepakete verfügen über eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung – das ist praktisch, weil die Berechnungen für die 1-Prozent- Regelung sowie das Eigenzubehör automatisch übernommen werden können, der unternehmensinterne Aufwand wird dadurch deutlich vermindert. Auch sind die meisten Softwarelösungen in der Lage, Daten von Tankkartenanbietern, Reifenketten und Leasinganbietern automatisiert zu übernehmen. Immer wichtiger werden für Unternehmen die TCO, die total-cost-of-ownership: Fast alle Lösungen bieten hier eine Auswertung an, ebenso wie die überaus praktische Serienbrieffunktion.

Anbietergebundene Reportingtools

Bei den Online-Reportingtools der Leasinganbieter ist die Preisspanne noch gewaltiger: Von der kostenlosen Verfügbarkeit für Kunden bis hin zu 40.000 Euro ist hier alles drin (siehe Tabelle „Anbietergebundene Fuhrpark-Software“ auf den Seiten 66-67). Aber, wie bereits erwähnt: Der Preis ist hier nicht wirklich entscheidend. Viel wichtiger sind auch hier die Erfahrungen des Anbieters in der Verwaltung von gleichartigen Flotten. Einige Anbieter geben die kleinste verwaltete Einheit mit einem Fahrzeug an, andere haben keine kleineren Fuhrparks als 100 bis 200 Einheiten im Programm – auf die entsprechende Anforderung dürfte die Software ausgerichtet sein. Anbietergebundene Fuhrparksoftware legt, wie der Name schon ausdrückt, den Fokus eher auf die Leistungen, die direkt mit der Verwaltung der Fahrzeuge zu tun hat. Weitergehende Funktionen wie Einbindung der 1-Prozent- Regelung, womöglich mit Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung, oder auch die Verwaltung von Mobilfunkverträgen sind hier überwiegend nicht üblich, ebenso wenig eine Serienbrieffunktion. Dafür verfügen die webbasierten Systeme in der Regel – ebenso wie die freie Softwarealternative – über ein umfangreiches Reporting, das auch individuell ergänzt werden kann.

Erfasste Merkmale

Je mehr Merkmale eine Softwarelösung erfasst, desto besser können Sie damit zumindest theoretisch arbeiten. In unserem Kasten „Erfasste Merkmale“ (siehe S. 68) haben wir eine Übersicht zusammengestellt, welche Merkmale für Sie wichtig sein könnten. Die meisten Merkmale werden von den Anbietern auch unterstützt, allerdings findet sich gelegentlich ein „nein“ bei der Erfassung der 1%-Regelung und dem Preis für Eigenzubehör, aber auch bei der Führerscheinkontrolle und der Bußgeldverwaltung – und zwar sowohl bei anbietergebundenen als auch bei freien Softwareanbietern. Bei den Softwarelösungen der Leasinggesellschaften fehlt häufiger die an sich wichtige Erinnerungsfunktion für Inspektionen – der Fahrer denkt eben nicht immer daran. Eine ausführliche Übersicht über die erfassten Merkmale der verschiedenen Fuhrpark-Management-Tools finden Sie im Web unter www.flottenmanagement-verlag.de im Anhang zur Online-Ausgabe des Flottenmanagement.

Wichtige Entscheidungskriterien

Grundsätzlich gilt: Sie arbeiten mit der Software; die Kontroll-Tools müssen Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen und entlasten. Daher sollte ein Hauptaugenmerk auf der Benutzerfreundlichkeit liegen. Das ist ein Merkmal, das wir zwar auch testen könnten, was aber wenig Aussagekraft hätte – denn hier gibt es kaum objektive Kriterien, da jeder anders denkt und arbeitet. Daher zählt hier: Laden Sie die Testversionen herunter, lassen Sie sich die Tools in der Praxis zeigen. Sparen Sie an diesem frühen Punkt nicht mit Zeit, auch wenn es Sie mitunter nervt, sich durch die verschiedenen Funktionen zu quälen. Denn die Zeit, die Sie hier einsparen, zahlen Sie in jahrelanger Praxisarbeit mit dem von Ihnen ausgewählten Produkt unter Umständen x-fach wieder drauf. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist der Funktionsumfang, den Sie für Ihre Arbeit benötigen. Grundsätzlich gilt: Je mehr eine Software kann, desto eher sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet und desto einfacher wird Ihre Arbeit. Ist beispielsweise die Verwaltung von 1-Prozent-Regelung oder Eigenzubehör nicht integriert, verursacht das im Tagesgeschäft einen Mehraufwand für Sie. Überhaupt sind Schnittstellen sowohl für den Import von Daten anderer Tools – wie Tankkarten- oder Reifenketten – sowie Schnittstellen zur Unternehmenssoftware, beispielsweise SAP, zu empfehlen: Hier wird richtig Zeit gespart, sind die Verknüpfungen erst einmal gemacht. Andererseits kann ein Zuviel an Funktionen auch dazu führen, dass man viel Zeit mit unnötigen Tools verschwendet oder eine – womöglich teure – Software kauft, um dann hinterher doch nur 10 Prozent der Funktionen zu nutzen. Man kennt das vom Office-Paket. Der Preis schließlich ist aus unserer Überzeugung relativ: Gesparte Zeit im Tagesgeschäft, bessere Reportings, die Missverhältnisse bei Reifen-, Werkstattkosten oder bei Tankvorgängen einfach aufzeigen ist mehr wert, als ein paar gesparte Euros in der Einmal-Investiton.

Als Entscheidungshilfe haben wir in unseren Übersichten die wichtigsten Daten für Sie zusammengetragen. Sie finden auf den beiden Doppelseiten die Hauptmerkmale der freien bzw. anbietergebundenen Lösungen. Nochmals sei darauf hingewiesen, dass diese Features zwar wichtig sind, Ihr Hauptaugenmerk aber in der Bedienbarkeit und Praxistauglichkeit für Ihren persönlichen Bedarf liegen sollte. Daher gibt es diesmal auch von unserer Seite kein Ranking.

Erfasste Merkmale

Fabrikat

Anschaffungsdatum

Laufleistung

Preis

Leasingkosten

Abschreibung (bei Kauffuhrpark)

Preis für Eigenzubehör

1% Regelung

Fahrer

Kennzeichen

PS

Hubraum

Vertragsnummer

Terminverwaltung Hauptuntersuchung / ASU

Instandhaltungskosten

Erinnerung & Überwachung

Inspektionen

Treibstoffkosten

Autobahngebühr

Reifenverwaltung

Terminverwaltung

Leasing

Führerscheinkontrolle

Bußgeldverwaltung

Unfalldaten & Kosten

Kontaktdaten 

ALADIN Fuhrpark

EDV-Service Kinner

Herr Kinner, Frau Scholz

Tel.: 05201/4684

Fax.: 05201/4298

info@edv-service-kinner.de;

www.fuhrparkwelt.de

Aral FleetXpert

Aral Aktiengesellschaft

European Fleet Services

Thomas Römermann

Telefon: 0234/315-2940

Fax: 0234/315-64-2940

thomas.roemermann @de.bp.com

Athlonline

Athlon Car Lease Germany

GmbH & Co. KG; Sales Support

Tel. 02159/698-200

salessupport @athloncarlease.de

Budget Leasing Intelligence

BUDGET Car and Van Rental ALAG

Auto-Mobil AG und Co. KG

Tel. 06103/4000-0

Fax 01805/244 388

info@budget.de

www.budget.de

DataCarLeasing

GFH Datensysteme GmbH

Klaus Gewinner

Tel. 0941/783950,

Fax 0941/789405

www.gfh-net.de

k.gewinner@gfh-net.de

DB Fleet und Fleet Plus

DB FuhrparkService GmbH / DB Rent

GmbH / BwFuhrparkService GmbH

E. Unnold

Tel. 069/ 265-29375, Fax -40553

www.dbfuhrparkservice.de

DiFpM

Dresden Informatik GmbH

Wolfgang Treydel

Tel. 0351/8266540, Fax 8266551

w.treydel@dresden-informatik.de

FAS Fleet Administration System

ast.ag Automotive Software and

Telematic Services AG,

Werner Müller/ H.F. Peter Pöppelmann

Tel. 0821/74 77 29 74

www.ast.ag; info@ast.ag

FIMS – Fuhrpark Informations

Management System

BTC Traffic Systems GmbH

Walther Bernard

Tel: 030/634 02 311 Fax 634 02 319

bernard@btc-gmbh.de

www.btc-gmbh.de

Fleet Profile

LHS Leasing- und Handelsgesellschaft

Deutschland mbH

Uwe Hildinger (Vertriebsleiter Nord)

Telefon 030/24 754-2600

Fax 030/2 47 54-27 00

FLEET+ / FLEET+compact

Hiepler + Partner GmbH

Herr Marc-Oliver Prinzing

Tel.: +49 (0)7023/74 94 88

Fax: +49 (0)7023/74 95 85

mop@hiepler.com

www.hiepler.com

fleetCARS

Volkswagen Leasing GmbH

Großkunden/Flotten

Tel. 0531/2 12 4554

Fax 0531/2 12 3876

grosskunden@vwfsag.de

www.vw-leasing-fleet.de

FleetCom online

Arval Deutschland GmbH

Werner Fromari

Tel. 089/90 477 136

Fax 089/90 477 33 136

werner.fromari@arval.de

FleetCompany VIEW

FleetCompany GmbH

Herr Roland Vogt, GF

Tel. 089/63 89 82-10

Fax 089/63 89 82-60

Roland.Vogt@fleetcompany.com

FleetControl

Sixt Leasing AG

Verkaufsleiter Deutschland

Matthias Vogel

Tel: 089/74444-0

matthias.vogel@sixt.de

FLEETMASTER

DELTA proveris AG

Dr. Uwe Landmann

Tel. 03722/717050

Fax 03722/717051

info@fleetmaster.de

FleetOffice

ArndtSiehl management consultants

Tel: +49 (30)/34 54 02 70

Fax: +49 (30)/34 54 02 71

stephan.siehl@arndtsiehl.de

FleetOne

Celerity Systems GmbH

Torsten Schulz

Tel. 069/900 295-90

Fax 069/900 295-89

mail@celsystems.com

FPControl

FUHRPARK Software GmbH

Tel. 03723/47135

Fax 03723/7944

post@fuhrpark-software.de

www.fuhrpark-software.de

Fuel Management Services

euroShell Deutschland GmbH

Tel. 040 /694 09-0

Fax 040 /51 31 90 -90

kundenservice@euroshell.de;

Fuhrpark 2006

K-SOFT iT Center

Michael Kombüchen

Tel. 02104/803565

info@k-soft.de

www.flottenmanager.net

Fuhrpark/Fuhrpark on demand

AOL EDV-Lösungen GmbH

Tel. 09306/99166

ulrich@aol-edv-loesungen.de

www.edv-loesungen.de

Fuhrparkexperte

Doll + Leiber GmbH

Albert J. Doll

Tel. 08134/92611

info@dollundleiber.de

www.dollundleiber.de

FuhrparkManager-SQL

Soloplan GmbH

Martin Glöckner

Tel. 0831/57404300

info@soloplan.de / www.soloplan.de

Mobility concept Online Portal MCOP

Mobility Concept GmbH

Andrea Aicher

Tel. 089/63266-132

aa@mobility-concept.de

www.mobility-concept.de

MPF-Fleetmanagement

Manß & Partner GmbH

Peter Stursberg

Tel. 02196/84384

peter.stursberg@manss-und-partner.de

www.manss-und-partner.de

Online Key

GE Commercial Finance, Fleet Services;

GE Capital Services GmbH

Cornelius Günther

Tel. 06102/361207

cornelius.guenther@ge.com

www.ge.com

Oscar

Automobile Konzepte e.V.

Berthold Schäfer

berthold-schaefer@automobilekonzepte.de

www.automobile-konzepte.de

XFleet

DaimlerChrysler Fleet Management

Knut Jahns

Tel. 0711/2574-7123

www.xfleet.de

www.daimlerchryslerfleetmanagement.de