Fuhrparksoftware

Vor 40 Jahren kam Excel auf den Markt, und dieses Programm leistet auch heute noch in vielen Flotten gute Dienste. Das Fuhrparkmanagement mit Excel ist jedoch zeitaufwendig, insbesondere wenn Papierbelege verarbeitet werden müssen und mehrere Mitarbeiter mit der Betreuung der Flotte betraut sind. Moderne Softwarelösungen bieten hier erhebliche Vorteile, wie beispielsweise die Möglichkeit, einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen und Aufgaben zu erhalten. In einer Zeit, in der immer mehr Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenfließen, ist es entscheidend, diese effektiv zu bündeln und zentral zu verwalten.

Eine solche Software ermöglicht es, alle relevanten Daten an einem Ort zu speichern und mit einem Klick abzurufen sowie auszuwerten. Zudem wird gezielt auf anstehende Termine oder Aufgaben hingewiesen, bevor höhere Kosten und mögliche Schäden entstehen. Elektronische Fahrzeugakten ermöglichen schließlich den schnellen Zugriff auf Verträge, Rechnungen und Berichte. Fuhrparkleiter werden so in ihrer täglichen Arbeit entlastet, wodurch mehr Zeit für das strategische Management der Flotte bleibt. Doch worauf sollten Flottenleiter bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung achten

Modular

Fuhrparkmanagementsoftware sollte eine modulare Struktur aufweisen. Das bedeutet, dass die Software nicht als Gesamtpaket angeboten wird, sondern es den Unternehmen ermöglicht, schrittweise einzelne Module zu testen und zu erwerben. Diese Modularität erlaubt es zudem, die Software an die spezifischen Anforderungen des Betriebs anzupassen und individuelle Servicepakete zu schnüren, die auf die besonderen Prioritäten des Unternehmens eingehen. Benötigte Module sollten dabei schnell und unkompliziert implementiert werden können, was eine reibungslose Integration in die Unternehmensumgebung ermöglicht. Unternehmen profitieren dann sofort von den Funktionen, ohne lange Wartezeiten für Installation und Konfiguration in Kauf nehmen zu müssen.

Zu den verfügbaren Modulen sollten neben der bereits erwähnten Fuhrparksteuerung auch die Abrechnung von Kraftstoffkosten, die Tourenplanung, das Wartungsund Schadensmanagement sowie das Fahrtenbuch und GPS-Tracking gehören. Ein besonders wichtiges Thema im Fuhrpark ist die Halterhaftung, zu dem die gewählte Software ebenfalls Unterstützung bieten sollte. Dies geschieht durch die Einhaltung der Pflichten, die durch verbesserte Dokumentation und Berichterstattung gewährleistet wird. Hierbei sind sowohl gesetzliche als auch firmeninterne Sicherheitsvorschriften zu berücksichtigen.

Schnittstellen

Neben dem modularen Aufbau sollte darauf geachtet werden, dass die Fuhrparkmanagementsoftware über Schnittstellen zu anderen Abteilungen sowie externen Serviceanbietern und Dienstleistern verfügt. Diese Schnittstellen tragen dazu bei, Systembrüche zu vermeiden, indem alle relevanten Daten in einem zentralen System gebündelt werden. Dies erleichtert die Steuerung der Lieferanten und ermöglicht eine schnellere Zuweisung von Aufträgen. Wenn die Softwarelösung zudem den Import und die Verarbeitung von Rechnungen, einschließlich Leasing- und Serviceabrechnungen, unterstützt, wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Auch Tank- und Mautdaten können durch die Integration von Tankstellensoftware automatisch abgerechnet werden, was die Kosteneingabe und -kontrolle vereinfacht und den Import der Belege automatisiert.

Markenunabhängige und herstellergebundene Software

Beide Varianten weisen ihre eigenen Vor- und Nachteile auf, die je nach den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens variieren können. Markenunabhängige Fuhrparksoftware ist nicht an einen bestimmten Fahrzeughersteller gebunden und kann für eine Vielzahl von Fahrzeugmarken und -modellen eingesetzt werden. Dies bietet Unternehmen mit einer heterogenen Fahrzeugflotte eine flexible Lösung. Zudem lässt sich die Software häufig leichter in bestehende Systeme und Prozesse integrieren, da sie nicht auf die spezifischen Anforderungen eines Herstellers zugeschnitten ist. Auch Systeme von Drittanbietern können in der Regel problemlos integriert werden. Allerdings bietet diese Variante möglicherweise nicht einige spezialisierte Funktionen, die ausschließlich für bestimmte Fahrzeugmarken oder -modelle verfügbar sind.

Dies ist der Vorteil der herstellergebundenen Fuhrparksoftware: Sie wird von den Fahrzeugherstellern entwickelt und ist aufgrund ihrer direkten Herkunft perfekt auf die Fahrzeuge abgestimmt, was eine nahtlose Integration ermöglicht. Daher sind häufig spezielle Funktionen und Diagnosetools vorhanden, die maßgeschneiderte Berichte und Analysen bereitstellen.

Diese Software lässt sich zudem direkt mit den Garantieund Serviceplänen des Herstellers verknüpfen, was die Verwaltung von Wartungsarbeiten und Reparaturen erheblich erleichtert. Darüber hinaus werden neue Funktionen und Verbesserungen des Fahrzeugherstellers zügig in die Software integriert, sodass diese Lösung optimal auf zukünftige Fahrzeugmodelle und Technologien abgestimmt ist. Im Gegenzug kann diese Variante jedoch weniger Flexibilität bieten.

Die Wahl zwischen markenunabhängiger und herstellergebundener Fuhrparksoftware hängt so von den spezifischen Bedürfnissen und der Struktur des Fuhrparks eines Unternehmens ab. Markenunabhängige Software bietet Flexibilität und Kosteneffizienz, während herstellergebundene Software tiefere Integrationen und spezialisierte Funktionen bereitstellt. Unternehmen sollten die Vor- und Nachteile beider Optionen abwägen, um die optimale Lösung für ihre Fuhrparkverwaltung zu finden.

Fazit: Fuhrparkmanagementsoftware kann den Alltag von Flottenleitern erheblich vereinfachen. Dennoch sollte das Unternehmen eine gründliche Analyse der spezifischen Anforderungen durchführen, um die passende Lösung zu finden. Anschließend ist es ratsam, eine Testphase mit der ausgewählten Softwarelösung durchzuführen.