Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Die Nutzung eines Dienstwagens für private Fahrten stellt für viele Arbeitnehmer einen attraktiven Vorteil dar. Allerdings ist diese private Nutzung steuerlich als geldwerter Vorteil zu betrachten und muss gemäß § 6 des Einkommensteuergesetzes (EStG) versteuert werden. Hierfür stehen zwei Methoden zur Verfügung: das Führen eines Fahrtenbuchs oder die Ein-Prozent-Regelung.

Das Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch, auch als Fahrbuch bezeichnet, dient dazu, die private und geschäftliche Nutzung eines Firmenwagens detailliert zu dokumentieren. Es bietet eine Möglichkeit, die Steuerlast individuell und präzise zu berechnen, indem die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs nachvollziehbar aufgezeigt wird. Die Einträge müssen ordnungsgemäß geführt werden: Das bedeutet, dass jede Fahrt mit Datum, Zweck, Ziel und Kilometerstand festgehalten werden muss.

Traditionell wird das Fahrtenbuch in gebundener Form geführt, da Excel-Dateien, lose Blätter oder PDF-Dokumente nicht als ordnungsgemäß anerkannt werden. Elektronische Fahrtenbücher, wie beispielsweise Apps mit GPS-Ortung oder Module mit OBD-Stecker, bieten jedoch eine moderne Alternative. Sie erfassen Bewegungsdaten automatisch und ermöglichen eine revisionssichere Speicherung. Fehlende Angaben, wie der Anlass der Fahrt, können bequem nachgetragen werden. Diese digitalen Lösungen sparen damit Zeit und minimieren Fehler, sind jedoch mit einmaligen oder laufenden Kosten verbunden.

Die Ein-Prozent-Regelung

Die Ein-Prozent-Regelung, auch als Listenpreismethode bekannt, ist eine pauschale Versteuerungsmethode. Hierbei wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert und dem monatlichen Gehalt hinzugerechnet. Dies führt zu einer Erhöhung des Bruttogehalts sowie der Lohnsteuer, während das Nettogehalt entsprechend sinkt. Der Bruttolistenpreis umfasst die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, die Umsatzsteuer und die Kosten für Sonderausstattungen, die bei der ersten Zulassung des Fahrzeugs vorhanden waren. Später eingebautes Zubehör bleibt unberücksichtigt.

Die Ein-Prozent-Regelung gilt unabhängig davon, ob der Firmenwagen importiert, gebraucht oder geleast ist. Sie bietet den Vorteil, dass keine detaillierten Nachweise über die tatsächliche Nutzung erbracht werden müssen. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten Sonderregelungen: Reine Elektroautos bis höchstens 70.000 Euro werden nach der 0,25-Prozent-Regelung versteuert, während Plug-in-Hybride und teurere reine Elektroautos der 0,5-Prozent-Regel unterliegen.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung

Die Entscheidung zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regelung hängt maßgeblich vom Verhältnis zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten ab. Wird der Firmenwagen zu weniger als 50 Prozent privat genutzt, ist das Fahrtenbuch häufig die kostengünstigere Option, da der geldwerte Vorteil entsprechend geringer ausfällt. Ab einer gleichmäßigen Nutzung für private und geschäftliche Zwecke kann auf die Ein-Prozent-Regelung zurückgegriffen werden.

Neben der möglichen Ersparnis spielt auch der damit verbundene Aufwand eine entscheidende Rolle. Das Führen eines Fahrtenbuchs erfordert eine sorgfältige und kontinuierliche Dokumentation, während die Ein-Prozent-Regelung keine speziellen Nachweise verlangt. Allerdings kann die pauschale Versteuerung finanziell nachteilig sein, insbesondere wenn der Dienstwagen selten privat genutzt wird oder einen hohen Listenpreis aufweist. Es ist wichtig zu beachten, dass die Art der Versteuerung nur einmal im Jahr geändert werden kann; ein Wechsel während des laufenden Jahres ist nicht möglich.