Führerscheinkontrolle

Zu den Pflichten eines jeden Fuhrparkleiters gehört die regelmäßige Überprüfung der Führerscheine. Diese Kontrolle muss mehrmals im Jahr durchgeführt werden und ist mit erheblichem Aufwand verbunden: Die Fahrerlaubnisdokumente müssen bei jedem Kontrollgang direkt eingesehen und der Vorgang schriftlich dokumentiert werden. Dies ist zeitaufwendig, insbesondere bei dezentralen Fuhrparks, wo die Terminabsprache oft besonders langwierig ist. Ein elektronisches System zur Führerscheinkontrolle kann hier Vorteile bieten.

Vorteile

Die Kontrolle der Führerscheine kann jederzeit und überall erfolgen und sogar von den Fahrern selbst durchgeführt werden. Dies bietet den Fahrern eine hohe Flexibilität, da sie die Überprüfung unterwegs, am Arbeitsplatz oder im Homeoffice mithilfe ihres Smartphones vornehmen können. Für die Fuhrparkleiter entfällt hingegen die aufwendige Terminorganisation, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Sie müssen nur dann aktiv werden, wenn die Fahrer nicht reagieren. Jede Kontrolle wird dokumentiert und ist bei Bedarf abrufbar, was in Fällen von Unfällen oder rechtlichen Auseinandersetzungen entscheidend sein kann. Bei der Auswahl des geeigneten Systems sollten Flottenleiter jedoch auf einige Aspekte achten.

Dokumentation

Die Dokumentation der Führerscheinkontrollen sollte revisionssicher und automatisiert erfolgen. Die Kontrolle des deutschen EU-Führerscheins wird in der Regel ohne zusätzliches Prüfmerkmal ausschließlich auf einem Endgerät durchgeführt. Ein Kontrollalgorithmus verifiziert die optische Abtastung sowie die Sicherheitsmerkmale des Führerscheins, ohne dass Bilddaten zur Auswertung an Server oder Personen gesendet werden. Darüber hinaus sollte das System zusätzliche Funktionen wie die Erfassung von Daten für den Führerscheinumtausch und die Verwaltung von Führerscheinklassen beinhalten. Ein Dashboard sollte dem Fuhrparkleiter schließlich einen umfassenden Überblick über alle Führerscheinkontrollen ermöglichen: Sowohl erfolgreiche als auch überfällige Kontrollen werden angezeigt. Dies befähigt ihn, schnell Handlungsoptionen zu erkennen und umzusetzen.

Erinnerungen und Eskalationsstufen

Ein umfassendes Erinnerungs- und Eskalationsmanagement vereinfacht den Arbeitsalltag der Fuhrparkverantwortlichen erheblich und sollte daher stets im System integriert sein. Es gewährleistet, dass alle Fahrer ihre Kontrollen fristgerecht durchführen. Fahrer mit bevorstehenden Prüfungen werden wiederholt per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung erinnert. Der Zeitraum von der ersten Aufforderung zur fälligen Kontrolle beträgt in der Regel vier Wochen; innerhalb dieses Zeitraums werden bis zu drei Erinnerungen vor dem Stichtag versendet, wobei die E-Mails in regelmäßigen Abständen verschickt werden. Darüber hinaus können Flottenleiter individuelle Eskalationsstufen festlegen, einschließlich der Häufigkeit der Erinnerungen, der Abstände zwischen den Erinnerungen und der Empfängerkreise, die benachrichtigt werden sollen. Durch dieses Erinnerungs- und Eskalationsmanagement wird sichergestellt, dass keine Prüfung übersehen wird und alle Fahrer ihre Führerscheinkontrollen rechtzeitig durchführen.

Datenschutz

Neben der Halterhaftung stellt der Datenschutz eine weitere bedeutende Herausforderung dar. Verstöße gegen das Datenschutzrecht können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere im Hinblick auf das Sammeln von Kundendaten. Anbieter von elektronischen Führerscheinkontrollsystemen sind daher verpflichtet, höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten, um die gesammelten Daten zu schützen. Alle
im System gespeicherten Daten sollten daher durch verschiedene Maßnahmen vor Datenverlust, unberechtigtem Zugriff, Missbrauch und Manipulation geschützt werden. Die Lösungen sind so konzipiert, dass sie datenschutzrechtliche Verstöße verhindern und Rechtssicherheit gewährleisten, indem beispielsweise Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Darüber hinaus werden Aufnahmen umgehend und automatisch gelöscht, um die Datensicherheit weiter zu erhöhen.

UVV

Die Umsetzung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) kann durch ein elektronisches System schnell und unkompliziert erfolgen. Das zeitaufwändige Erstellen der Inhalte entfällt, und die Unterweisungen können unabhängig von Zeit und Ort durchgeführt werden, was den Terminaufwand erheblich reduziert. Das System sollte, ähnlich wie bei der Führerscheinkontrolle, Terminerinnerungen und automatische Eskalationen bieten, um eine lückenlose jährliche Unterweisung sicherzustellen.

Integration

Das Angebot zur Führerscheinkontrolle und UVV-Unterweisung ist grundsätzlich flexibel gestaltet und erfüllt die Anforderungen der Kunden. Es besteht die Wahl zwischen einer klassischen StandaloneLösung und einem Add-on, das in bestehende Systeme integriert werden kann. Für Dienstwagennutzer, die bereits eine Vielzahl unterschiedlicher App-Lösungen nutzen, bietet die Integration in digitale Lösungen der Partner zusätzliche Vorteile. Die Verwaltung und das Terminmanagement für Führerscheinkontrollen, UVV-Fahrzeugprüfungen und Unterweisungen können somit bequem über ein einziges System abgewickelt werden.

Fazit: Insgesamt kann die elektronische Führerscheinkontrolle, insbesondere in Verbindung mit der UVV-Unterweisung, zu einer effizienteren, transparenteren und rechtssicheren Verwaltung führen. Dies erhöht die Betriebssicherheit und trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Das unvermeidliche, jedoch wichtige Thema der Führerscheinkontrolle wird somit für den Fuhrparkleiter mit minimalem Arbeitsaufwand gelöst.