Gestaltungsmög in der Car Policy

Dienstwagenkategorien und Fahrzeugauswahl

Firmenfahrzeuge werden häufig in Kategorien unterteilt, die sich nach Hierarchieebene, Funktion oder geschäftlichem Bedarf richten. Führungskräfte erhalten oft Fahrzeuge einer höheren Klasse mit mehr Ausstattung, während Außendienstmitarbeiter oder Servicepersonal auf wirtschaftliche Modelle mit Fokus auf Effizienz und Betriebskosten zugreifen dürfen. Auch hier gilt es, die unterschiedlichen Hierarchieebenen zu berücksichtigen und abzugrenzen. Unternehmen beziehen inzwischen sehr häufig nachhaltige Aspekte ein, indem sie Elektro- oder Plug-in-Hybridfahrzeuge bevorzugt anbieten, was ja zusätzlich auch zu Steuervorteilen führt. Die Fahrzeugauswahl sollte anhand fester Kriterien erfolgen, etwa Budgetgrenzen, Leasingoptionen oder Nachhaltigkeitsrichtlinien. Manche Unternehmen erlauben den Mitarbeitern eine gewisse Auswahl innerhalb einer vorgegebenen Fahrzeugliste, um individuelle Präferenzen zu berücksichtigen, ohne das Budget zu überschreiten. Häufige Streitfragen drehen sich um SUVs, Cabriolets oder Sportwagen, und das völlig unabhängig davon, ob diese ins Budget passen. Auch die Frage nach einem höheren Fahrzeug bei individueller Zuzahlung ist ein häufiges Thema, sprengt dies dann doch oft die Hierarchiegrenzen.

Ausstattung und Betriebssowie Nebenkosten

Je nach Car Policy ist die Mindestausstattung der Fahrzeuge definiert. Beispielsweise können Navigationssysteme, Sicherheitsassistenten, Parkpiepser oder Klimaanlagen in der Pflichtausstattung vorgeschrieben werden. Zusätzliche Ausstattungswünsche der Mitarbeitenden können erlaubt, aber mit einer Eigenbeteiligung verbunden sein. Ebenso wird häufig die Fahrzeugart (Kombi, 4-Türer) oder die mögliche Farbpalette vorgegeben.
Die Übernahme der Betriebs- und Nebenkosten ist ein wichtiger Bestandteil der Richtlinien. Typischerweise werden Kosten für Leasingraten, Versicherungen, Wartung und Reparaturen vom Unternehmen getragen. Kraftstoffkosten können je nach Nutzungsszenario unterschiedlich geregelt sein – entweder übernimmt das Unternehmen alle Tankkosten oder es gibt eine Begrenzung, insbesondere bei privater Nutzung. Bei Hybrid- oder Elektrofahrzeugen kann zusätzlich eine Ladepauschale oder eine Erstattung für Wallbox-Installationen vorgesehen sein.

Vom Nutzer zu tragende Kosten

Mitarbeiter, die ein Firmenfahrzeug nutzen, können je nach Policy an bestimmten Kosten beteiligt werden. Typische Beispiele sind eine monatliche Eigenbeteiligung bei der Privatnutzung oder die Übernahme von Kosten für zusätzliche Ausstattung. Auch Strafzettel, Mautgebühren oder Parkkosten, die nicht im dienstlichen Kontext entstehen, werden in der Regel nicht vom Unternehmen übernommen. Geregelt werden sollten auch die Kraftstoffkosten im Ausland bei Privatfahrten, ebenso wie die Frage, welche Länder mit dem Dienstwagen befahren werden dürfen.

Bei Leasingrückgaben können zusätzliche Kosten für übermäßigen Verschleiß oder Schäden anfallen. Eine transparente Regelung zur Kostenübernahme verhindert Streitigkeiten bei der Rückgabe des Fahrzeugs. Beispielsweise könnte eine Obergrenze für Rückgabekosten festgelegt werden, die das Unternehmen trägt – die darüber hinausgehenden Kosten würden dann zu Lasten des Mitarbeiters gehen. Allerdings sind solche pauschalen Regelungen rechtlich schwierig.

Regelungen zu Fahrzeugschäden

Die Car Policy sollte klare Vorgaben enthalten, wie im Schadensfall zu verfahren ist. Mitarbeitende müssen Schäden zeitnah melden und dürfen Reparaturen in der Regel nur bei vom Unternehmen autorisierten Werkstätten durchführen lassen. Die Kostenübernahme kann je nach Schadensart variieren – während betriebsbedingte Schäden meist vom Unternehmen getragen werden, kann bei zumindest grob fahrlässigem Verhalten eine Beteiligung des Fahrers vorgesehen sein. Auch eine Regelung zur Selbstbeteiligung im Versicherungsfall ist sinnvoll, um Risiken für das Unternehmen zu minimieren.

Fazit: Eine gut durchdachte Gestaltung der Car Policy schafft einen fairen Ausgleich zwischen unternehmerischen Zielen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Klare Regelungen zu Fahrzeugkategorien, Kosten und Schäden sorgen für Rechtssicherheit und wirtschaftliche Effizienz. Durch eine regelmäßige Überprüfung der Richtlinien können Unternehmen sicherstellen, dass die Policy sowohl aktuelle betriebliche Anforderungen als auch die Erwartungen der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Kleine Checkliste für die eigene Car Policy 

• Berechtigtenkreis definiert 

• Hierarchieebenen berücksichtigt 

• Dienstwagenüberlassungsvertrag vorbereitet 

• Klare Vorgaben zu Herstellern, Modellen und Sonderfahrzeugen (Cabriolet, Sportwagen), Farben und Mindestausstattung 

• Klare Regelung zur Zulässigkeit von Zuzahlungsmöglichkeiten (Upgrade für das Fahrzeug oder privat gewünschte Anhängerkupplung, Dachbox etc.) 

• Entscheidung festgelegt oder freibezüglich Verbrenner vs. Plug-in-Hybrid vs. batterieelektrischer Fahrzeuge (ggf. nach Hierarchieebene und Einsatzzweck) 

• Budgetgrenzen festgelegt (Leasingrate, Kaufpreis, Gesamtbetriebskosten (TCO) usw.) 

• Klare Vorgaben zu Auslandsfahrten und Privatfahrten 

• Klare Regelung zur Mitnutzung durch Ehepartner, Kinder und weitere Nutzer 

• Klare Regelungen zur Rückgabe oder Aussetzung der Berechtigung bei langer Krankheit, Elternzeit, Kündigung und temporärem Führer scheinverlust 

• Klare Regelungen zur Kostenbeteiligung bei Unfällen oder Schäden bei leichter oder grober Fahrlässigkeit 

• Klare Regelungen zu Tankkarten (Verbrenner/Strom) und Gültigkeit (nur Kraftstoff oder auch Maut, Öl, Ersatzteile) 

• Bei Plug-in-Hybriden: Definition der maximal übernommenen Kraftstoff menge/zulässiger Durchschnittsverbrauch für den Verbrenner 

• Definition zulässige Reifen, Felgen, Servicepartner 

• Definition zulässiger Kraftstoffarten und ob an Autobahntankstellen getankt werden darf 

• Kostenübernahme und Konditionen für Wallboxen bei Mitarbeitern zu Hause