Der Dienstwagen und die Steuer

Je nach Modell – klassischer Firmenwagen mit oder ohne Privatnutzung oder Gehaltsumwandlung – ergeben sich unterschiedliche steuerliche Konsequenzen. Während Firmenwagen mit Privatnutzung als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen, kann eine Gehaltsumwandlung steuerliche Vorteile bringen, hat aber auch Auswirkungen auf Sozialabgaben. Ein Überblick über die wichtigsten Unterschiede sowie Vor- und Nachteile hilft bei der Entscheidung für das passende Modell.

Firmenwagen

Firmenwagen können entweder ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt oder auch für private Fahrten freigegeben werden.

• Firmenwagen ohne Privatnutzung: Wird das Fahrzeug ausschließlich dienstlich genutzt, fällt keine Besteuerung als geldwerter Vorteil an. Voraussetzung ist jedoch ein striktes Verbot der privaten Nutzung, das dokumentiert und nachgewiesen werden muss. Eine unzulässige private Nutzung kann steuerliche Nachzahlungen in erheblicher Höhe nach sich ziehen. Die Beweislast liegt dabei beim Unternehmen.

• Firmenwagen mit Privatnutzung: Wird der Firmenwagen auch privat genutzt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Hierfür gibt es zwei Berechnungsmethoden:
1-Prozent-Regelung: Monatlich wird 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil angesetzt. Zusätzlich sind 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu versteuern.

Fahrtenbuchmethode: Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden, um die private Nutzung exakt zu erfassen. Dies erfordert eine detaillierte Dokumentation, kann aber steuerliche Vorteile bringen, wenn der private Anteil gering ist. Die Fahrtenbuchmethode führt immer wieder zu Diskussionen mit den Betriebsprüfern. Empfehlenswert ist es, ein rechtssicheres digitales Fahrtenbuch einzusetzen und sich dieses zusätzlich vorab vom eigenen Finanzamt genehmigen zu lassen.

Bei der 1-Prozent-Regelung gibt es Vorteile für Plug-in-Hybride und reine Elektrofahrzeuge, die sich allerdings regelmäßig ändern. Aktuell werden für Plug-in-Hybride nur 0,5 Prozent des Listenpreises angesetzt, sofern die rein elektrische Reichweite mindestens 80 Kilometer oder höchstens 50 Gramm CO₂ pro Kilometer nach WLTP beträgt.

Batterieelektrische Fahrzeuge kosten sogar nur 0,25 Prozent beim geldwerten Vorteil, sofern der Bruttolistenpreis unter 70.000 Euro liegt. Der gleiche 0,25-Prozent-Ansatz gilt auch für die Entfernungskilometer.

Gehaltsumwandlung

Beim Gehaltsumwandlungsmodell wird der Firmenwagen nicht vom Unternehmen gestellt, sondern durch eine Umwandlung eines Teils des Bruttogehalts finanziert. Dies bringt steuerliche Besonderheiten mit sich:

• Verminderung des Bruttogehalts: Da die Leasingrate aus dem Bruttogehalt abgezogen wird, reduziert sich das zu versteuernde Einkommen. Das bedeutet weniger Lohnsteuer und Sozialabgaben für den Mitarbeiter.
• Versteuerung des geldwerten Vorteils: Auch hier fällt bei privater Nutzung ein geldwerter Vorteil an, der nach der 1-Prozent-Regel oder per Fahrtenbuch berechnet wird.
• Achtung! Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge: Da das Bruttogehalt sinkt, verringert sich auch die Bemessungsgrundlage für Renten- und Sozialversicherungsbeiträge. Das kann langfristige Auswirkungen auf die Altersvorsorge haben.

Firmenwagen versus Gehaltsumwandlung

Die Wahl zwischen einem klassisch gestellten Firmenwagen und einem Fahrzeug im Rahmen der Gehaltsumwandlung hängt von verschiedenen Faktoren ab:
• Unternehmen haben bei einem direkt gestellten Firmenwagen volle Kontrolle über Kosten und Verwaltung, während sie bei der Gehaltsumwandlung keine direkten Leasingverpflichtungen eingehen.
• Mitarbeitende profitieren bei der Gehaltsumwandlung von steuerlichen Vorteilen, haben jedoch eine höhere finanzielle Eigenverantwortung und Abzüge bei der späteren Rente.
• Die private Nutzung eines Firmenwagens führt immer zu einer zusätzlichen Steuerbelastung, während ein reiner Dienstwagen steuerfrei bleibt.

Pro- und Contra Firmenwagen mit Privatnutzung (klassisches Modell)

Vorteile:
• Unternehmen tragen die vollen Kosten, haben die Kontrolle über den Fuhrpark 
• Keine Reduzierung des Bruttogehalts der Mitarbeitenden. 
• Attraktiver Benefit für Mitarbeiter 
• Mitarbeiter müssen sich quasi um nichts selbst kümmern. 

Nachteile: 
• Steuerliche Mehrbelastung für Mitarbeiter durch den geldwerten Vorteil 
• Hoher Verwaltungsaufwand für das Unternehmen 
• Eingeschränkte Flexibilität bei der Fahrzeugwahl 

Gehaltsumwandlungsmodell 

Vorteile: 
• Steuerliche Vorteile für Mitarbeiter durch Reduzierung des Bruttogehalts. 
• Unternehmen haben keine zusätzlichen Fuhrparkkosten. 
• Mitarbeiter haben mehr Flexibilität bei der Fahrzeugwahl. 

Nachteile: 
• Sinkende Sozialversicherungsbeiträge bedeuten weniger Rente. 
• Mitarbeitende tragen Leasingverpflichtungen selbst.

Fazit: Die Wahl zwischen einem klassisch gestellten Firmenwagen mit Privatnutzung und der Gehaltsumwandlung hängt von den individuellen Bedürfnissen und steuerlichen Rahmenbedingungen ab. Während Unternehmen bei der klassischen Variante mehr Kontrolle haben, bietet die Gehaltsumwandlung den Vorteil geringerer Fixkosten. Entscheidend ist, die steuerlichen Konsequenzen genau zu prüfen und eine Lösung zu wählen, die sowohl wirtschaftlich als auch administrativ sinnvoll ist.