Der Kreis der Berechtigten

Die Zuteilung von Firmenfahrzeugen kann an verschiedene Faktoren gebunden sein. Häufige Kriterien sind die Position im Unternehmen, die Art der Tätigkeit sowie betriebliche Erfordernisse. Führungskräfte und Mitglieder der Geschäftsleitung erhalten oft fast uneingeschränkte Auswahlmöglichkeiten, während für Außendienstmitarbeiter oder Servicepersonal das Fahrzeug primär an dienstliche Zwecke ausgerichtet ist, auch wenn es privat genutzt werden darf. Zusätzlich gibt es Mitarbeiter, die gelegentlich auf Poolfahrzeuge zugreifen dürfen. Auch für externe Dienstleister oder Werkstudenten kann eine zeitlich begrenzte Nutzung von Firmenfahrzeugen geregelt werden, wenn dies für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist.

Die feine Abstimmung der Berechtigten in den Hierarchieebenen ist die große Kunst. Denn natürlich sollte der Mitarbeiter in der jeweiligen Abteilung nicht das im Vergleich zum Abteilungsleiter „größere“ Auto haben.

Daneben stellt sich generell die Frage, welcher Mitarbeiter ein Dienstfahrzeug erhalten soll und wie es mit der Privatnutzung ausschaut. Dass Außendienstmitarbeiter ein Dienstfahrzeug benötigen, ist klar, und die Möglichkeit zur privaten Nutzung ist ein Motivationsinstrument. Bei Mitarbeitern im Service mit gegebenenfalls service-spezifischen Ausbauten und/oder Firmenbeschriftung ist die Frage schon etwas komplizierter. Bei den Mitarbeitern in der Verwaltung geht es dann meist nur noch um Motivationsfahrzeuge, die dann, wie oben beschrieben, auch noch nach Hierarchieebene differenziert werden.

Schließlich gibt es noch die Gehaltsumwandlung, bei der Mitarbeiter eigentlich gar keinen Anspruch auf einen Dienstwagen haben, im Wege der Gehaltsumwandlung aber gegebenenfalls zum beidseitigen Nutzen dennoch ein Geschäftsfahrzeug erhalten können.

Ebenfalls erwähnt werden sollte noch das Mobilitätsbudget, bei dem Mitarbeitern „unterer“ Berechtigungsstufen dennoch eine betriebliche Mobilität mit Steuervorteilen zur Verfügung gestellt werden kann, sowie das Dienstrad: Dieses ist nämlich als Zusatzleistung sogar steuerfrei zu haben und ebenfalls in vielen verschiedenen Preisstufen erhältlich.

Nutzungskategorien und Einschränkungen

Nicht jeder Anspruch auf ein Firmenfahrzeug bedeutet automatisch eine uneingeschränkte private Nutzung. Unternehmen definieren häufig unterschiedliche Kategorien. Dienstfahrzeuge, die ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden, unterliegen strikteren Vorgaben als Fahrzeuge mit Privatnutzungsoption. Bei einer erlaubten privaten Nutzung entstehen steuerliche Pflichten, die über die 1-Prozent-Regel oder die Fahrtenbuchmethode dokumentiert werden müssen. Zudem können weitere Einschränkungen festgelegt werden, etwa zur Nutzung von Poolfahrzeugen oder zur Überlassung an Familienangehörige oder gar Fremde. Wer im Voraus möglichst viele Sondersituationen mitdenkt, spart sich am Ende Diskussionen und Rechtstreitigkeiten.

Verantwortlichkeiten und Compliance

Alle berechtigten Personen müssen sich an die Vorgaben der Car Policy halten. Dazu gehört die Einhaltung von Regelungen zur ordnungsgemäßen Nutzung, Pflege und Rückgabe der Fahrzeuge. Verstöße, beispielsweise eine unzulässige Privatnutzung oder Verstöße gegen vertragliche Vereinbarungen, können zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen. Eine regelmäßige Überprüfung der Fahrzeugnutzung hilft, Compliance-Risiken zu minimieren und eine einheitliche Anwendung der Richtlinien sicherzustellen.

Fazit: Eine gut definierte Regelung zum Berechtigtenkreis und den Nutzungsbedingungen in der Car Policy sorgt für eine faire und wirtschaftlich sinnvolle Vergabe von Firmenfahrzeugen. Unternehmen profitieren von einer transparenten und rechtskonformen Nutzung der Fahrzeuge, während Mitarbeitende Klarheit über ihre Ansprüche und Pflichten erhalten. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Regelungen gewährleistet, dass betriebliche und rechtliche Anforderungen stets erfüllt bleiben.