Geltungsbereich der Car Policy

In der Car Policy werden nicht nur die Dienstwagenberechtigten definiert, sondern auch die erlaubten Modelle, Preislimits, steuerliche und organisatorische Regelungen sowie banale Fragen, ob der Dienstwagenberechtigte das Fahrzeug auch für den Urlaub im Ausland verwenden oder an seine Familienangehörigen oder Dritte verleihen darf. Wichtig sind auch angeordnete Mindestausstattungen bepsielsweise (Sicherheitsfeatures wie Bremsassistenten, dynamischer Tempomat, Parkpiepser/ Kamera, automatisches Fernlicht und Abbiegelicht) und die Regelung für mögliche Zuzahlungen des Arbeitnehmers, wenn er also auf eigene Kosten sein Auto besser ausstatten möchte, als es eigentlich erlaubt ist. Auch die Regelungen zur Fahrzeugrückgabe bei dem Wechsel der Funktion im Unternehmen, Kündigung oder längerer Krankheit dürfen natürlich nicht fehlen.

Seit geraumer Zeit kommt auch noch die Frage nach der Nutzung von Plug-in-Hybriden oder Elektrofahrzeugen hinzu: 
Sei es, weil der Arbeitnehmer dies aus steuerlichen Gründen gerne möchte, oder sei es, weil der Arbeitgeber dies aus Umweltgründen fordert. Hier ergeben sich noch weitere Regelungsfelder, wie das Laden betrieblich oder zu Hause sowie die Frage, ob das berufliche Fahrprofil des Mitarbeiters zum Fahrzeug passt.

Berechtigte Personen und Fahrzeuge

Während die Geschäftsleitung und Führungskräfte oft über uneingeschränkte Privatnutzungsrechte verfügen, die meist auch unbegrenzte Auslandsfahrten und die Familienmitglieder einschließen sowie eine freie Modellwahl, geht es in den untergeordneten Berechtigungsstufen meist geordneter zu. Denn die Berechtigung für ein Dienstfahrzeug und das monatliche Kostenlimit sind auch der innerbetriebliche Ausweis der Wichtigkeit im Unternehmen. Meist wird darauf geachtet, dass Abteilungsleiter größere Fahrzeuge fahren dürfen als deren Mitarbeiter.

Manche Unternehmen setzen zusätzlich zu fest zugeordneten Dienstwagen Poolfahrzeuge ein, die flexibel von mehreren Personen genutzt werden oder von Unternehmensabteilungen für betriebliche Zwecke gebucht werden können. Auch externe Dienstleister oder Gäste können unter bestimmten Bedingungen Fahrzeuge erhalten.

Nicht alle Fahrzeuge im Unternehmen fallen automatisch unter die Car Policy. Meist gelten die Regelungen für fest zugewiesene Firmen- oder Leasingfahrzeuge, während Poolfahrzeuge und Mietwagen gesondert betrachtet werden. Manche Unternehmen erlauben auch die geschäftliche Nutzung privater Fahrzeuge, was genaue Regelungen zur Kostenerstattung und Versicherung erfordert und insbesondere bei Unfällen zu Streitigkeiten führen kann.

Nutzungsszenarien und Sonderfälle

Die Car Policy definiert, ob Fahrzeuge nur dienstlich oder auch privat genutzt werden dürfen. Bei erlaubter Privatnutzung entstehen steuerliche Pflichten, etwa die Versteuerung des geldwerten Vorteils. Alternativ kann das Führen eines Fahrtenbuchs bei stark überwiegender dienstlicher Nutzung günstiger sein. Auch der Arbeitsweg kann unterschiedlich behandelt werden, je nachdem, ob er als betriebliche oder private Fahrt gilt (hier ist die erste Arbeitsstätte wichtig). Ebenso sollte die Nutzung im Ausland geregelt sein, insbesondere hinsichtlich Versicherungsschutz, Haftung, Kraftstoff- und Mautkosten.

Definition des Geltungsbereichs der Car Policy

Vorteile einer klaren Definition:
• Klare Verantwortlichkeiten und transparente Regeln
• Vermeidung von Missverständnissen und Streitigkeiten
• Steuer- und versicherungstechnische Sicherheit
• Effiziente Verwaltung und Kostenkontrolle
Nachteile, wenn der Geltungsbereich nicht klar geregelt ist: 
• Unklare Zuständigkeiten und Unsicherheiten
• Steuerliche Risiken bei falscher Anwendung
• Erhöhter Verwaltungsaufwand durch individuelle Klärungen 
• Potenzielle Konflikte zwischen Mitarbeitenden und der Unternehmensleitung

Fazit: Ein klar definierter Geltungsbereich in der Car Policy sorgt für Transparenz und eine effiziente Verwaltung des Fuhrparks. Unternehmen profitieren von einer besseren Planbarkeit, während Mitarbeitende genau wissen, welche Regeln für sie gelten. Wer den Geltungsbereich frühzeitig festlegt und dokumentiert, minimiert steuerliche, finanzielle und organisatorische Risiken und schafft eine verlässliche Grundlage für die betriebliche Fahrzeugnutzung.