Organisation des Fuhrparks
Trotz der Tatsache, dass die betriebliche Mobilität, insbesondere die Verwaltung eines Fuhrparks, zu den größten Kostenfaktoren in einem Unternehmen zählt, wird das professionelle Management dieses Kostenbereichs häufig vernachlässigt.

PDF Download
Die Verantwortung für die Fahrzeugflotte eines Unternehmens ist anspruchsvoll und erfordert vielfältige Kompetenzen für ein professionelles Handling. Es gilt, einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse rund um die Fahrzeuge und deren Nutzung durch die Fahrer sicherzustellen. Zudem umfasst der Verantwortungsbereich eines Fuhrparkmanagers oder des Teams für betriebliches Mobilitätsmanagement weitere wichtige Aufgaben, wie bespielsweise das Einhalten der zahlreichen gesetzlichen Vorgaben von Führerscheinkontrolle über Fahrerein- und unterweisung, UVV-Prüfung und vieles mehr.
Es muss ebenfalls sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter, der ein Firmenfahrzeug für seine beruflichen Aufgaben benötigt, auch pünktlich eines erhält. Dies erfordert eine strategische Planung, dass die Ersatzfahrzeuge regelmäßig pünktlich zur Verfügug stehen und widrigenfalls Übergangsfahrzeuge geordert werden. Zudem sind regelmäßige Überprüfungen der Fahrzeuge erforderlich, was auch die Verantwortung für Wartungen und Reparaturen umfasst. Darüber hinaus ist das Management bei der Beschaffung und Finanzierung neuer Fahrzeuge gefordert.
Wie können Fuhrparkoptimierungen durchgeführt werden? Wie führe ich einen Kostenvergleich durch und erstelle aussagekräftige Berichte? Qualifizierte Flottenmanager sind mit diesen Themen sowie den Vorschriften zur Unfallverhütung und dem Management von Kraftstoff- und Ladevorgängen vertraut. Denn nicht nur die Anschaffung der Fahrzeuge ist kostenintensiv; auch die administrative und technische Wartung des Fuhrparks hat eine erhebliche wirtschaftliche Bedeutung für das Unternehmen.
Integration in die Unternehmensstruktur
Eine eindeutige Zuordnung des Fuhrparkmanagements zu einem spezifischen betriebswirtschaftlichen Bereich oder einer Abteilung ist in der Praxis nur bei größeren Fuhrparks zu finden. Dies liegt an den vielfältigen Aufgaben des Fuhrparkmanagers. Je nach Gewichtung der Teilaufgaben und den internen Strukturen des Unternehmens wird die Verantwortung für den Fuhrpark unterschiedlichen Organisationseinheiten zugewiesen. In einigen Unternehmen liegt diese Verantwortung bei der Einkaufsabteilung, in anderen bei der Personalabteilung, dem Controlling oder dem Travelmanagement.

Aktuelles Magazin
Ausgabe 2/2025

Sonderausgabe Elektro
Das neue Jahresspecial Elektromobilität.
Die Anforderungen an Fuhrparkverantwortliche variieren und ein breiter Erfahrungshorizont ist wünschenswert. Mit zunehmender Flottengröße steigen auch Verantwortung und Bedeutung dieser Position im Unternehmen.
Erfahrung erforderlich
Das Aufgabenspektrum der Fuhrparkverantwortlichen erweitert sich kontinuierlich. Ein wesentlicher Grund dafür ist die zunehmende Spezialisierung und Professionalisierung in allen Bereichen des Kraftfahrzeugbetriebs. Mit der Ausweitung dieser Themen sind auch die Anforderungen an Fuhrparkmanager gestiegen. Obwohl es derzeit keine einheitliche Ausbildung zum Fuhrparkmanager gibt, bieten unabhängige Bildungseinrichtungen wie Verbände (BBM, BEM), Akademien sowie Institutionen wie TÜV und DEKRA zahlreiche Qualifizierungsangebote an. Die steigende Nachfrage zeigt, wie wichtig es für Fuhrparkverantwortliche ist, ihre Kenntnisse in verschiedenen Disziplinen zu vertiefen. Ziel ist es, die Kompetenzen von Kaufleuten, Steuerberatern, Gebrauchtwagenverkäufern, Rechtsanwälten, Einkäufern und Kfz-Meistern für ein effizientes Inhouse-Fuhrparkmanagement zu bündeln, wie bereits im Artikel „Was lässt sich outsourcen?“ (S. 20 ff.) festgestellt wurde.
Kaufmännische Kompetenzen
Fundierte kaufmännische Kenntnisse sind entscheidend für eine effiziente Fahrzeugbeschaffung und den Unterhalt des Fuhrparks. Bei der Anschaffung von Fahrzeugen müssen die optimale Laufzeit, Laufleistung und die passende Finanzierungsform gewählt werden. Zur Verfügung stehen Optionen wie Kauf, Darlehensfinanzierung, Leasing oder Miete. Die Auswirkungen auf Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie Cashflow variieren erheblich. Daher sollte die Finanzierungswahl sorgfältig auf die individuellen Ziele und Rahmenbedingungen abgestimmt werden. Insbesondere bei großen Fuhrparks handelt es sich um erhebliche Investitionen, über die die Geschäftsführung möglicherweise selbst entscheiden muss – oder es wird ein Budget vorgegeben.
Steuerliche Expertise
Die Wahl zwischen Kauf und Leasing hat unterschiedliche steuerliche Konsequenzen. Zudem beeinflussen praktische Aspekte des Fuhrparkmanagements die steuerliche Situation und erfordern steuerrechtliche Expertise. Dies zeigt sich besonders bei der Gestaltung der Dienstwagennutzung, etwa hinsichtlich der Entfernungspauschale, der Ein-Prozent-Regelung, der Gehaltsumwandlung oder der emissionsabhängigen Kfz-Steuer.
Bei der Nutzung von Fahrzeugen in verschiedenen Ländern müssen die nationalen steuerlichen Vorschriften beachtet werden. Diese Vorschriften können stark variieren und bieten dem Fuhrparkmanagement unterschiedliche Handlungsspielräume, die die Fahrzeugauswahl oder das Flottenmanagement beeinflussen können.
Marketing und Corporate Social Responsibility
Es gibt verschiedene nicht monetär erfassbare Einflussfaktoren, die bei der Fahrzeugwahl eine wichtige Rolle spielen. Jedes Firmenfahrzeug vermittelt eine Marketingbotschaft. Unternehmen fragen sich, welche Fahrzeuge ihre Außenwirkung fördern oder schädigen. Dabei sind Größe und Herstellerwahl entscheidend, aber auch Faktoren wie Farben und akzeptierte Modelle (beliebtes Streitthema in Unternehmen sind beispielsweise SUV und Cabriolets). Auch der ökologische Fußabdruck gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Fahrzeugauswahl kann als Ausdruck der Haltung des Unternehmens zur Corporate Social Responsibility (CSR) interpretiert werden, also der sozialen Verantwortung gegenüber der Gesellschaft. Zudem ist die Nutzung der Fahrzeuge als Motivationsinstrument für Mitarbeiter und Bewerber im Rahmen der erlaubten Privatnutzung oder Gehaltsumwandlung ein wichtiger Aspekt.
Marktwirtschaftliche Kompetenzen
Das Fuhrparkmanagement erfordert Kenntnisse über Märkte über das unmittelbare Unternehmensumfeld hinaus. Dies wird besonders relevant bei der Verwertung von Fahrzeugen am Ende ihrer Nutzungsdauer oder beim optimalen Zeitpunkt des Ersatzes. Angesichts der aktuellen konjunkturellen und geopolitischen Entwicklungen gibt es auch auf dem Gebrauchtwagenmarkt erhebliche Veränderungen, die der Fuhrparkmanager im Auge behalten muss. Das damit verbundene Verwertungsrisiko, sofern es sich nicht um geschlossene Leasingverträge handelt, liegt in seiner Verantwortung und kann die Betriebskosten erheblich beeinflussen. Zudem müssen die Restwerte revisionssicher dokumentiert werden. Auch beim Neuwagenkauf muss der Flottenverantwortliche als geschickter Einkäufer agieren und die Entwicklungen der Absatzmärkte in seine Kalkulation einbeziehen.
Technische Fähigkeiten
Ein kompetenter Fuhrparkmanager sollte grundlegende technische Kenntnisse besitzen, um Werkstattrechnungen richtig beurteilen zu können. Wichtig ist, die Unterschiede zwischen Garantie, Gewährleistung und Kulanz zu kennen und welche Leistungen von Werkstatt oder Hersteller in Anspruch genommen werden können. Ein solides Hintergrundwissen über verschiedene Fahrzeugtypen ist entscheidend, insbesondere bei der Auswahl von Reifen und Telematik, da Beschaffungsentscheidungen erhebliche Auswirkungen auf Wirtschaftlichkeit, Bedienbarkeit und Wartungsanfälligkeit haben können. KI-gestützte Dienstleister können zudem helfen, die Werkstatt-Verrechnungssätze zu überprüfen.
Rechtliche Kenntnisse
Ein Fuhrparkmanager sollte sich mit zwei rechtlichen Aspekten vertraut machen: Erstens sind die rechtlichen Verfahren für Vertragsabschlüsse mit Lieferanten oder Dienstleistern wichtig. Zweitens sind grundlegende Kenntnisse im Vertragsrecht sowie die relevanten Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs erforderlich.
Fuhrparkmanager sollten mit den Vorschriften vertraut sein, die an Halter
und den Betrieb gewerblicher Fuhrparks gerichtet sind. Die Missachtung dieser Vorgaben kann strafrechtliche Konsequenzen für die Mitarbeiter haben, denen die Geschäftsführung Halterpflichten übertragen hat. Bei Verletzung ihrer Obliegenheitspflichten haftet, je nach Haftungsdelegation, nicht das Unternehmen, sondern möglicherweise der Fuhrparkmanager persönlich. Die Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (insbesondere die DGUV Vorschrift 70) regeln die Anforderungen an den Fuhrparkverantwortlichen hinsichtlich des Fahrzeugbetriebs, einschließlich der regelmäßigen Durchführung von Fahrzeugkontrollen.
Zusätzliche Vorschriften des Versicherungsrechts sind zu beachten, um Ansprüche auf Haftung und Schadenregulierung durchzusetzen.
Qualifizierungsmöglichkeiten
Die Vielzahl an Kompetenzen, die ein Fuhrparkmanager oder sein Team mit bringen muss, zeigt, dass dieses Aufgabengebiet nicht unterschätzt werden sollte. Daher bieten Verbände, Akademien, Prüfgesellschaften und Industrieund Handelskammern umfassende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für Flottenverantwortliche an. Der Grad der Qualifizierung hängt oft vom Anbieter ab. Grundsätzlich ist die Weiterbildung zum Fuhrparkverantwortlichen sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen von großem Nutzen. Der Beruf des Fuhrparkmanagers bietet zudem gute Zukunftsaussichten, da ein funktionierender Fuhrpark für viele Unternehmen entscheidend bleibt.
In diesem Bereich sind Kompetenzen besonders gefragt, da der Übergang zur Elektromobilität zahlreiche Veränderungen mit sich bringt. Ein kompetenter Fuhrparkmanager kann helfen, die Vorteile der neuen Technologie optimal zu nutzen und den Wandel erfolgreich zu gestalten – und dabei die Mitarbeiter auch inhaltlich mitnehmen. Aus Unternehmenssicht ist ein Flottenverantwortlicher von großer Bedeutung, da der Fuhrpark zu den größten Kostenfaktoren zählt. Unqualifizierte Mitarbeiter haben oft nicht das notwendige Wissen, um alle Einsparmöglichkeiten auszuschöpfen, was dem Unternehmen unnötige Kosten verursacht.

Aktuelles Magazin
Ausgabe 2/2025

Sonderausgabe Elektro
Das neue Jahresspecial Elektromobilität.
Der nächste „Flotte!
Der Branchentreff" 2026
0 Kommentare
Zeichenbegrenzung: 0/2000