Was lässt sich outsourcen?

Gundsätzlich ist das Management des Fuhrparks eine hoheitliche Aufgabe des jeweiligen Unternehmens und kann nicht ausgelagert werden. Der Begriff „managen“ umfasst neben Planen, Delegieren, Steuern und Kontrollieren vor allem das Treffen von Entscheidungen. Diese Entscheidungen im Fuhrparkmanagement können nicht an einen Dienstleister übertragen werden. Es ist jedoch durchaus möglich, bestimmte Aufgaben, die im Rahmen des Fuhrparkmanagements anfallen, auszulagern und von Dritten durchführen zu lassen.

Inhouse-Fuhrparkmanagement

Das Inhouse-Fuhrparkmanagement bezieht sich auf die interne Verwaltung und Organisation eines Fuhrparks innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst die Planung, Beschaffung, Wartung und Verwaltung von Fahrzeugen, die für betriebliche Zwecke genutzt werden. Ziel ist es, die Effizienz und Kostenkontrolle zu optimieren sowie die Sicherheit und Verfügbarkeit der Fahrzeuge zu gewährleisten.

Ein effektives Fuhrparkmanagement kann durch den Einsatz moderner Technologien, wie beispielsweise Telematiksystemen, unterstützt werden. Diese Systeme ermöglichen eine präzise Überwachung der Fahrzeugnutzung, die Analyse von Fahrverhalten und die rechtzeitige Durchführung von Wartungsarbeiten. Darüber hinaus spielt die Schulung der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Richtlinien und Verfahren des Fuhrparkmanagements verstehen und einhalten.

Wenn ein Unternehmen beschließt, sämtliche Aufgaben des Fuhrparkbetriebs in eigener Verantwortung zu übernehmen, sollte berücksichtigt werden, dass die Anforderungen an die Fuhrparkverwaltung äußerst komplex sind. Der Flottenverantwortliche oder das entsprechende Team sollte die Kompetenzen eines Kaufmanns, Steuerberaters, Gebrauchtwagenverkäufers, Rechtsanwalts, Einkäufers und Kfz-Meisters vereinen, was in der Praxis jedoch selten der Fall ist. Üblicherweise haben Fuhrparkverantwortliche einen dieser Hintergründe beruflich vertieft und Erfahrungen in den anderen Bereichen gesammelt. Daher kann es manchmal wirtschaftlich nicht sinnvoll sein, Aufgaben, die im Rahmen des Fuhrparkmanagements zu erledigen sind, selbst zu übernehmen. Outsourcing, also die Vergabe von Aufgaben an externe Partner, kann eine sinnvolle Überlegung darstellen, um beispielsweise die Kapitalbindung zu reduzieren und die eigenen Mitarbeiter sowie Betriebsmittel effizienter einzusetzen.

Externes Fachwissen

Viele Unternehmen nutzen die Dienstleistungen von Leasinggesellschaften oder anderen externen Partnern, die sich auf das Fuhrparkmanagement spezialisiert haben und ihre Services in Form von modularen Bausteinen anbieten. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen. Jedes Unternehmen sollte jedoch vor dem Outsourcing die Prozesskosten sorgfältig analysieren und die erforderlichen Prozessschritte genau prüfen und definieren. Zudem ist es wichtig, die Leistungsanforderungen gegenüber externen Partnern klar festzulegen, um spätere Reibungen im Ablauf zu vermeiden.

Die Dienstleister können neben sämtlichen fahrzeugbezogenen Tätigkeiten, wie beispielsweise Wartung oder Reifenwechsel, auch die Beschaffung und Verwertung sowie die umfassende Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung mit allen Kontrollaufgaben, Statistiken und kontinuierlichen Wirtschaftlichkeitsberechnungen übernehmen. Die Dienstleistungstiefe kann so weit reichen, dass beim Kunden – abgesehen von einem Entscheidungsträger oder einer Kontrollinstanz – keine Mitarbeiter für die Verwaltung des Fuhrparks erforderlich sind.

Wird das Flottenmanagement um eine (Leasing-)Finanzierung ergänzt, bezeichnet man diese Kombination aus Mittelbereitstellung und Fuhrparkverwaltung als Full-Service-Leasing.

Die Anbieter des Full-Service-Leasings lassen sich in herstellerabhängige (Captives) und herstellerunabhängige Leasinggesellschaften (Non-Captives) unterteilen. Die meisten Captives sind Tochtergesellschaften von Automobilherstellern, die vorrangig Serviceleistungen für Fahrzeugtypen der eigenen Marke anbieten. Im Gegensatz dazu offerieren Non-Captives eine markenunabhängige Fuhrparkbeschaffung und -unterhaltung. Sie agieren häufig als Tochtergesellschaften größerer Finanzinstitute.

Beide Formen haben ihre Vorteile: Viele herstellerabhängige Leasinggesellschaften werben mit attraktiven Konditionen, um den Absatz ihres eigenen Markenspektrums zu fördern. Die herstellerunabhängigen Gesellschaften hingegen bieten ein breites Mehrmarkenangebot und häufig auch günstige Finanzierungskonditionen.

Outsourcing: Eine Frage der Fuhrparkgröße

Im Fuhrparkmanagement zielt das Outsourcing kerngeschäftsfremder Tätigkeiten vor allem auf Kostensenkung ab. Allerdings erfordert es gründliche Recherchen und Überlegungen: Wie verwalte ich wachsende und heterogene Fahrzeugbestände in einem Unternehmen mit weniger Personal, das sich an veränderte Strukturen anpassen und gleichzeitig den Fortschritt im Blick behalten muss? Und wie kann dies bei gleichbleibender Qualität und Effizienz umgesetzt werden

Der Grundgedanke des Outsourcings besteht darin, ein effizientes Fuhrparkmanagement zu gewährleisten, ohne zusätzliche Personalkapazitäten des Unternehmens zu beanspruchen. Outsourcing ist jedoch nur dort sinnvoll, wo der betreffende Bereich nicht direkt an der Wertschöpfung beteiligt ist.

Die Frage, ob die Fuhrparkverwaltung ausgelagert werden sollte, entspricht oft einer „Make-or-Buy“-Entscheidung. Dieser Begriff bezieht sich normalerweise auf Produkte, wobei die Entscheidung in der Regel in der Produktentwicklungsphase getroffen wird, bevor die Leistung im Unternehmen erbracht wird. Outsourcing hingegen betrifft Inhouse-Leistungen, also bereits vorhandene Angebote, was die Beurteilung erschwert.

Vorteile des Outsourcings

Die Senkung der Kosten pro Fahrzeug und in der internen Verwaltung ist ein zentrales Einsparpotenzial, das durch Outsourcing realisiert werden soll. Das Unternehmen profitiert von den Einkaufsund Rabattmöglichkeiten des Dienstleisters, die dieser umfassend weitergibt. Zudem sollen personelle und administrative Erleichterungen sowie allgemeine Einsparmaßnahmen in der Verwaltung durch das Outsourcing erzielt werden.

Auch die Fahrzeugnutzer profitieren von einem Rundum-Paket an Hilfeleistungen, die meist rund um die Uhr verfügbar sind, während die Fuhrparkverantwortlichen nicht eingreifen müssen.

Beim Outsourcing ergeben sich Vorteile in der Kostentransparenz, da Dienstleister durch professionelle Rechnungskontrolle höhere Einsparpotenziale bei variablen Fahrzeugkosten, abhängig von der Laufleistung, identifizieren können. Ebenso wichtig ist, dass man sich rechtlicher Risiken und Verpflichtungen entledigt, etwa im Garantie- und Kulanzbereich sowie von persönlichen Überwachungsmaßnahmen wie regelmäßigen Führerscheinkontrollen und der Einhaltung technischer Vorschriften. Auch unangenehme Aufgaben, wie arbeitsrechtliche Maßnahmen, entfallen. Diese Vorteile gelten ebenso für die Erhöhung der Liquidität und die Reduzierung finanzieller Belastungen, beispielsweise durch steigende Kosten bei einer Aufstockung des Fuhrparks oder anderen wesentlichen Änderungen im Unternehmen.
Das Unternehmen profitiert vom Knowhow des Fuhrparkdienstleisters und dessen Spezialisten, das über jahrelange Erfahrung erworben wurde. Dies betrifft insbesondere Fahrzeughersteller und -typen, deren Zuverlässigkeit, Wartungsfreundlichkeit und Restwertverhalten (letzteres ist entscheidend für die Höhe der Leasingrate) sowie den professionellen Umgang mit Herstellern in Bezug auf Kulanz bei Mängeln kurz nach Ablauf der Gewährleistungsfrist.

Der Hauptvorteil liegt neben den Kostenund Personaleinsparungen darin, dass das Unternehmen den notwendigen Spielraum für unternehmerische Entscheidungen im Kerngeschäft behält. Dies ist besonders wichtig, wenn personelle und finanzielle Ressourcen übermäßig in der Verwaltung gebunden sind, während sie in anderen Bereichen dringend benötigt werden und die Mittel zur Beschaffung fehlen.

Nachteile des Outsourcings

Den Vorteilen des Outsourcings stehen einige Nachteile gegenüber, die zu beachten sind: Es entsteht eine Abhängigkeit von Dritten, was besonders problematisch ist, wenn der Outsourcing-Partner in Konkurs geht oder seine Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt. Zudem hat das Unternehmen oft nicht die volle Kontrolle über Betriebsmittel und Kosten des ausgelagerten Prozesses. Wenn der Kunde seine Prozessstrategie ändert oder neue Anforderungen definiert, kann der Dienstleister möglicherweise mit überhöhten Kostenforderungen reagieren.

Aus einer anderen Perspektive kann Outsourcing zu Teilstilllegungen oder Betriebsschließungen führen, da interne Prozesse an Dienstleister übergeben werden. Dies führt zum Verlust von Personal mit Fachkenntnissen und damit auch zu einem Know-how-Verlust. Daher fehlt es oft an Akzeptanz gegenüber dem Outsourcer bei den eigenen Mitarbeitern. Ein weiterer Grund für diese mangelnde Akzeptanz könnten erschwerte Kommunikationswege sein.

Die Einführung eines effizienten Fuhrparkmanagements und der Umfang des Outsourcings administrativer Aufgaben bestimmen, in welchem Maße das Unternehmen Tätigkeiten abgeben möchte, ohne die Leistungsfähigkeit seines Kerngeschäfts zu gefährden, und welche Bereiche es weiterhin selbst übernehmen wird.

Outsourcing mit mehreren Dienstleistern

Bei sehr großen Flotten ab mehreren hundert Fahrzeugen wird häufig die Strategie des Multi-Supplier-Outsourcings angewendet. Diese Strategie, ursprünglich aus dem IT-Bereich stammend, kombiniert die Kernkompetenzen mehrerer Dienstleister, um die Effizienz zu steigern. Im IT-Sektor wurden durch gezielte Outsourcing-Vereinbarungen Konfrontationen und Konflikte zwischen Anbietern minimiert und stattdessen wechselseitiges Vertrauen gefördert. Diese Vorgehensweise lässt sich auch auf das Management großer Fahrzeugbestände übertragen: Trotz eines höheren administrativen Aufwands können durch die sinnvolle Kombination von zwei ähnlich strukturierten Fuhrparkdienstleistern Kostenvorteile erzielt werden. Ab einer bestimmten jährlichen Fahrzeugbeschaffungsgröße gibt es zudem bei einer Verdopplung der Bestellungen keine progressiv steigenden Rabatte mehr auf den Einkauf von Fahrzeugen, Zubehör sowie Wartungs- und Reparaturservices.