Fuhrpark- versus Reisemanagement?

Per Definition bezeichnet das betriebliche Mobilitätsmanagement die gezielte Gestaltung der Rahmenbedingungen für jegliche durch das Unternehmen ausgelöste Mobilität der Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten. Ziel ist es, die betriebliche Mobilität effizienter, umweltund sozialverträglicher, gesünder und attraktiver zu gestalten, indem Fuhrpark, Geschäftsreisen und Mitarbeitermobilität integriert werden. Dabei sind jedoch bestimmte Rahmenbedingungen zu beachten: Einerseits muss das optimale Mobilitätsangebot auf die Mobilitätsbedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Das bedeutet, dass der Angebotsmix aus einer individuell passenden Kombination von zwei- bis vierrädrigen Verkehrsmitteln unterschiedlicher Art, Größe und Motorisierung – vom Fahrrad bis zum Pkw – in jeweils bedarfsgerechter Besitz- und Zuordnungsform bestehen sollte. Andererseits sind auch die öffentlich zugänglichen Verkehrsmittel, wie Taxis, der öffentliche Personennahverkehr (ÖPNV), sowie Bahn und Flugzeug zu berücksichtigen.

Prozessgestaltung

Die Ausgestaltung der Prozesse sollte zudem so erfolgen, dass sie effizient ablaufen und das gewünschte Mobilitätsverhalten sowie den optimalen Mobilitätsmix fördern. Das heißt, die Nutzung der vom Unternehmen bereitgestellten Mobilitätsformen darf für die Beteiligten keinesfalls aufwendiger sein als die Nutzung herkömmlicher Verkehrsmittel. Es ist zu beachten, dass Unternehmensrichtlinien zwar eine gewisse Lenkungswirkung auf die Prozesse ausüben können, jedoch ohne eine entsprechend angepasste Prozessgestaltung selten zum gewünschten Mobilitätsverhalten führen. Darüber hinaus kann die Effizienz durch Softwarelösungen sowohl für die Prozesse als auch für die Datengenerierung im Controlling gesteigert werden, was die kontinuierliche Weiterentwicklung des Mobilitätssystems unterstützt. Die Effizienz zeigt sich sowohl in einer benutzerfreundlichen und schnellen Bedienung als auch in optimalen Ergebnissen bei der Auswahl des geeigneten Verkehrsmittels. Zudem sollte über die Gestaltung eines begleitenden Changemanagements nachgedacht werden. Dies umfasst ein System, das aus einem einheitlichen Anreizsystem, einem durchdachten Kommunikationskonzept und der Vermittlung von Mobilitätswissen besteht, um alle Beteiligten zu motivieren und zu befähigen, einen optimalen Mobilitätsmix zu nutzen.

Spezialisierte Unternehmenseinheiten

Die bewusste Gestaltung der Rahmenbedingungen für die durch den Betrieb ausgelöste Mobilität ist je nach Unternehmensgröße sehr komplex und wird häufig in spezialisierte Abteilungen oder Bereiche wie Fuhrpark- und Travelmanagement untergliedert. Das Travelmanagement bezieht sich auf Unternehmenseinheiten, die mit der Organisation und Buchung von dienstlichen Reisen betraut sind. Die Aufgaben des Travelmanagements sind vielfältig und umfassen beispielsweise die Erstellung von Reiserichtlinien in Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen sowie die regelmäßige Überprüfung ihrer Einhaltung. Dazu gehören auch der Einkauf von Reisedienstleistungen, die Reisekostenabrechnung und -kontrolle, das Fuhrparkmanagement für Miet- und Carsharingfahrzeuge, die Organisation und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen sowie die Beratung der Mitarbeiter zu Themen wie Auslandsreisen, Versicherungen, erforderlichen Bescheinigungen und Führerscheinbedingungen im Ausland. Im Vergleich dazu umfasst das Fuhrparkmanagement im Wesentlichen die Planung, Verwaltung, Steuerung und Überwachung des Fuhrparks beziehungsweise aller Firmenfahrzeuge. Dies geschieht unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ist geprägt von Kosten- und Prozessoptimierung.

Der Wandel hin zu einem ganzheitlichen betrieblichen Mobilitätsmanagement führt dazu, dass sich Bereiche wie das Fuhrparkmanagement nicht nur mit der betrieblichen Mobilität rund um den Dienstwagen befassen, sondern zunehmend auch andere Aspekte der betrieblichen Mobilität in ihr Aufgabenspektrum integrieren. Umso wichtiger ist die Abstimmung und Vernetzung zwischen Fuhrpark- und Travelmanagement. Die daraus resultierenden Synergieeffekte können einerseits zu einer Effizienzsteigerung und andererseits zu einer Kostenreduktion führen. So kann beispielsweise zusätzlicher Fahrzeugbedarf über Poolfahrzeuge, die im Fuhrparkmanagement bereits zur Verfügung stehen, anstelle von externen Mietfahrzeugen gedeckt werden. Durch diese Zusammenarbeit ist das Fuhrparkmanagement zudem darüber informiert, welche Mitarbeiter mit den Firmenfahrzeugen unterwegs sind. Dies hat für das Travelmanagement den Vorteil, dass auf bestehende Prozesse für die Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung zurückgegriffen werden kann.