Neues vom steuerlichen Frühstücksbuffet
<p> Zu den neuen Regeln für das Frühstück bei Hotelübernachtung auf Dienstreisen</p>
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Bis zum 31.12.2009 betrug der Umsatzsteuersatz auf Hotelübernachtungen auf Dienstreisen neunzehn Prozent. Durch das Gesetz zur Beschleunigung des Wirtschaftswachstums vom 22.12.2009 (BGBl. I S. 3950) wurde § 12 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) um eine neue Nummer 11 ergänzt. Danach unterliegen seit dem 1. Januar 2010 die Umsätze aus der Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält, dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Diese Steuerermäßigung gilt aber nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn diese Leistungen mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind. Diese Regelung hat zwangsläufig Folgen für die Umsatz- und Lohnbesteuerung und führt in letzter Konsequenz zu Abgrenzungsschwierigkeiten für reisende Unternehmer, Angestellte und das Lohnbüro, da diese Steuertarifermäßigung insbesondere nicht für das Frühstück gilt. Nachfolgend werden die neuen Grundsätze für die Finanzverwaltung anhand des aktuellen BMFSchreibens vom 5. März 2010 dargestellt.
Aktuelles BMF-Schreiben vom 5. März 2010
Mit einem aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 5. März 2010 hat die Finanzverwaltung diese Umsatzsteuersenkung für Hotels praxistauglich gemacht. In dem neuen BMF-Schreiben werden neue Grundsätze für das Frühstück bei Auswärtstätigkeiten dargestellt.
Was ist jetzt bei den Frühstückskosten zu beachten?
Der Arbeitgeber kann dem Mitarbeiter die auf einer Dienstreise angefallenen Übernachtungskosten steuerfrei ersetzen. Die Kosten für das Frühstück sind jedoch nicht erstattungsfähig.
Für Hotelübernachtungen gilt seit Anfang 2010 der ermäßigte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Diese Regelung gilt aber nicht nur für das klassische Hotelgewerbe, sondern auch für kurzfristige Beherbergungen in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen.
Das Frühstück ist aber hiervon gerade nicht betroffen. Bislang war es vielfach üblich, dass die Hotelrechnung auch die im Übernachtungspreis enthaltenen Frühstückskosten umfasste. Diese in der Hotelleriepraxis häufig anzutreffende Praxis wird sich nunmehr wegen der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze für die Hotelunterkunft und das Frühstück zwangsläufig ändern. Hier werden künftig Übernachtung und Frühstück auf der Rechnung gesondert auszuweisen sein. Rein steuerlich gesehen gehören die Frühstückskosten jedoch nicht zu den Kosten der Übernachtung, sondern zu den Verpflegungskosten.
Sofern bei Übernachtungen das Frühstück nicht im Rechnungspreis enthalten sein sollte, dürfte ein handschriftlicher Zusatz des Dienstreisenden auf der Hotelrechnung genügen, mit dem zur Klarstellung vermerkt wird, dass die Kosten für die Übernachtung kein Frühstück beinhalten. Dann können auch die Verpflegungspauschale und die tatsächlichen Übernachtungskosten in voller Höhe abgerechnet werden. Normalerweise droht bei Verstößen eine Schätzung durch das Finanzamt: wird für Leistungen, die nicht von der Steuerermäßigung nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 1 UStG erfasst werden, kein gesondertes Entgelt berechnet, ist deren Entgeltanteil zu schätzen. Schätzungsmaßstab kann hierbei beispielsweise der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein. Die Finanzverwaltung wird es aber laut BMF-Schreiben aus Vereinfachungsgründen – auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers – nicht beanstanden, wenn folgende in einem Pauschalangebot enthaltene nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z.B. „Business- Package“, „Servicepauschale“) zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird: dies gilt für die Abgabe eines Frühstücks, die Nutzung von Kommunikationsnetzen, die Reinigung und das Bügeln von Kleidung beziehungsweise der Schuhputzservice, der Transport zwischen Bahnhof / Flughafen und Unterkunft, der Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs, die Überlassung von Fitnessgeräten sowie die Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen. Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt wird. Für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) gilt dies für den in der Rechnung anzugebenden Steuerbetrag entsprechend. Die Vereinfachungsregelung gilt aber nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird.
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Ab wann gilt die Steuerermäßigung und wie ist sie anzuwenden?
Die Steuerermäßigung ist zunächst nur auf solche Umsätze anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2009 ausgeführt werden. Beherbergungsleistungen werden mit ihrer Beendigung ausgeführt. Für die Dienstreisepraxis ist deshalb von Bedeutung, dass es für die Bestimmung des Umsatzsteuersatzes allein auf das Ende der Beherbergungsleistung ankommt, nicht jedoch auf den meist sehr viel früher liegenden Zeitpunkt der Buchung der Dienstreise, der Rechnungsausstellung oder gar der (Voraus-) Zahlung. Soweit also die jeweilige Beherbergungsleistung nach dem 31. Dezember 2009 endet, unterliegt sie dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Werden in einem Unternehmen im Voraus Reisen für Mitarbeiter zu verschiedenen Messen in verschiedenen Monaten im selben Hotel gebucht werden, kann beispielsweise relevant werden, dass damit Teilleistungen vereinbart werden. Hier ist dann der Zeitpunkt der Beendigung der jeweiligen Teilleistung maßgeblich. Beruht die nach dem 31. Dezember 2009 ausgeführte Beherbergungsleistung auf einem vor dem 1. September 2009 geschlossenen Vertrag, kann der Leistungsempfänger unter den Voraussetzungen des § 29 Abs. 2 UStG einen angemessenen Ausgleich der umsatzsteuerlichen Minderbelastung verlangen.
Was fällt nicht unter die Steuerermäßigung?
Keine steuerlich begünstigten Beherbergungsleistungen im Sinne von § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG sind:
• die Überlassung von Tagungsräumen;
• die Überlassung von Räumen zur Ausübung einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit;
• die gesondert vereinbarte Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen;
• die Überlassung von nicht ortsfesten Wohnmobilen, Caravans, Wohnanhängern, Hausbooten und Yachten;
• die Beförderungen in Schlafwagen der Eisenbahnen;
• die Überlassung von Kabinen auf der Beförderung dienenden Schiffen;
• die Vermittlung von Beherbergungsleistungen sowie
• unentgeltliche Wertabgaben (beispielsweise Selbstnutzung von Ferienwohnungen).
Welche Nebenleistungen sind ebenfalls nicht steuerbegünstigt?
Neben dem Frühstück gibt es in Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben zahlreiche Nebenleistungen, die zum – teils kostenpflichtigen – Serviceangebot gehören. Die Steuerermäßigung gilt gemäß § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG jedoch nicht für solche Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn es sich um Nebenleistungen zur Beherbergung handelt und diese Leistungen mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind (Aufteilungsgebot).
Hierzu zählen insbesondere:
• Verpflegungsleistungen (wie Frühstück, Halb- oder Vollpension, „All inclusive“)
• Getränkeversorgung aus der Minibar
• Nutzung von Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet)
• Nutzung von Fernsehprogrammen außerhalb des allgemein und ohne gesondertes Entgelt zugänglichen Programms („payper view“)
• Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbef inden steigern („Wellness-Angebote“). Die Überlassung
von Schwimmbädern oder die Verabreichung von Heilbädern im Zusammenhang mit einer begünstigten Beherbergungsleistung kann dagegen nach § 12 Abs. 2 Nr. 9 Satz 1 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.
• die Übererlassung von Fahrberechtigungen für den Nahverkehr, die jedoch nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können
• die Überlassung von Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen, die jedoch nach § 4 Nr. 20 UStG steuerfrei sein oder nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. a oder d UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können
• der Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs sowie
• die Überlassung von Sportgeräten und -anlagen
• Ausflüge
• Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice sowie „last but not least“
• der Transport zwischen Bahnhof / Flughafen und Unterkunft.
Wie sieht es mit Stornokosten aus?
Bei der Stornierung einer Dienstreise wird relevant, dass Stornokosten grundsätzlich nichtsteuerbaren Schadensersatz dar stellen. Wird also ein Übernachtungs- oder Reisevertrag vorzeitig gekündigt, so behält der Unternehmer zwar den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung; er muss sich jedoch sogenannte ersparte Aufwendungen oder dasjenige, was er durch anderweitige Verwendung seiner Arbeitskraft erzielt oder zu erwerben unterlässt, anrechnen lassen. Hier lohnt reiserechtlich schon vor Reiseantritt beziehungsweise vor der Buchung ein Blick ins Kleingedruckte der Reise- oder Buchungsbedingungen.
Steuerlich ist dabei zu berücksichtigen, dass nach § 10 Abs.1 Satz 2 UStG alles Entgelt ist, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten - jedoch abzüglich der Umsatzsteuer. Hierzu hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits durch Urteil vom 18.7.2007 (Rs. C – 277/05); entschieden, dass bei der Stornierung von Beherbergungsleistungen durch Vertragsrücktritt die vom Hotelier einbehaltenen Anzahlungen als pauschalierte Entschädigung zum Ausgleich des infolge des Vertragsrücktritts des Gastes entstandenen Schadens – also ohne direkten Bezug zu einer entgeltlichen Dienstleistung – und als solche nicht als mehrwertsteuerpflichtig anzusehen und damit auch nicht umsatzsteuerpflichtig sind.
Welche Angaben muss die Übernachtungsrechnung beinhalten?
Der Unternehmer ist gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung mit den in § 14 Abs.4 UStG genannten Angaben auszustellen. Für Umsätze aus der Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden sowie die kurzfristige Vermietung von Campingflächen besteht eine Rechnungserteilungspflicht jedoch nicht, wenn die Leistung weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht wird (vgl. Abschnitt 183 Abs.3 Satz 5 UStR).
Soweit eine Rechnungserteilungspflicht besteht, muss die Rechnung u. a. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG) enthalten. Wird in einer Rechnung über Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird (§ 32 UStDV). Wie bereits ausgeführt, wird die Finanzverwaltung hier aus Vereinfachungsgründen sowie für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers es nicht beanstanden, wenn bestimmte nicht begünstigte Leistungen, die in einem Pauschalangebot enthalten sind, in der Rechnung zu einem Sammelposten zusammengefasst werden.
Frühstück und Lohnsteuerliche Behandlung
Die bei vielen Arbeitgebern bei der Erstattung von Reisekosten gebräuchliche pauschale Kürzung der Frühstückskosten um einen Betrag von 4,80 Euro vom Rechnungsbetrag gemäß der Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Absatz 1 Satz 4 Nummer 1 LStR 2008, d.h. für das Frühstück 20 Prozent des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen, ist bei Abrechnung von Übernachtung und Frühstück in einem Rechnungsposten wohl nicht mehr möglich. Hier muss vielmehr der in der Übernachtungsrechnung für das Frühstück gesondert ausgewiesene Preis abgezogen werden. Der Arbeitgeber kann als Übernachtungskosten daher nur die verbleibenden Hotelkosten steuerfrei erstatten. Sofern der Preis für ein Frühstück oberhalb der steuerfrei ersetzbaren Verpflegungspauschalen liegt, stellen die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten überdies steuerund sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar.
Wer jetzt fürchtet, dass damit die arbeitnehmerfreundliche Abrechnung der Frühstückskosten passé ist, kann sogleich beruhigt werden. Die Finanzverwaltung hat nunmehr gleich zwei Vereinfachungsmöglichkeiten geschaffen, die auch künftig für dienstreisegeplagte Mitarbeiter eine günstige Abrechnung ermöglichen: Zum einen kann die Abzugspauschale von 4,80 Euro weiterhin vom Arbeitgeber angewendet werden, wenn die Frühstückskosten mit den weiteren Nebenleistungen der Übernachtung zu einem Sammelposten zusammengefasst und in einem Paketbetrag ausgewiesen werden. Gleiches gilt übrigens, wenn das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist oder gar kostenlos angeboten wird. Der Arbeitgeber kann dann aus einer Rechnung mit Beherbergungsleistung und einem Sammelposten einschließlich Frühstück das Frühstück selbst wieder mit 4,80 Euro herausrechnen. Der Restbetrag des sogenannten Sammelpostens ist kann dann als Reisenebenkosten erstattet werden.
Zum anderen ist die Anwendung dieser Regelung in vielen Fällen aber gar nicht mehr notwendig, weil die Finanzverwaltung im Regelfall von einer Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber ausgeht, so dass lohnsteuerlich ein Frühstücksansatz mit dem Sachbezugswert von 1,57 Euro zulässig ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit vor Reisebeginn bereits mit bestellt hat. Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist im Sinne des R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR 2008 grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn
• die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
• der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht (beispielsweise über das elektronische Buchungssystem des Hotels) und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt; die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen – beispielsweise in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle.
Davon ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt hat und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, gegebenenfalls auch über ein Travel-Management-System) vorgenommen wird, oder eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (beispielsweise spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.
Bei einer solchen Arbeitgeberveranlassung erfolgt die lohnsteuerliche Behandlung nach dem BMF-Schreiben vom 13. Juli 2009 (BStBl I Seite 771). Danach kann das Frühstück mit dem Sachbezugswert (nach der SvEV) angesetzt werden. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind (Höhe des Frühstückspreises oder Sammelposten für Nebenleistungen neben der Beherbergungsleistung).
Rechtsanwalt Lutz D. Fischer, Lohmar
Kontakt: kanzlei@fischer-lohmar.de
Internet: www.fischer-lohmar.de
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