So klappt die Anmeldung

Die Digitalisierung hat in vielen Bereichen unseres Lebens Einzug gehalten, und das Fahrzeugzulassungswesen bildet da keine Ausnahme. Das Projekt „i-Kfz“ (internetbasierte Fahrzeugzulassung), das vom Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) ins Leben gerufen wurde, hat das Ziel, die Fahrzeugzulassung in Deutschland einfacher, bequemer und effizienter zu gestalten. Seit dem 1. September des letzten Jahres können nicht nur private Fahrzeughalter ihre Zulassungsanträge digital abwickeln, seit diesem Datum ist es auch juristischen Personen möglich, die i-Kfz-Portale bei den Zulassungsbehörden zu nutzen. Besonders für juristische Personen des Privatrechts wie Autohäuser und Zulassungsdienstleister, die sehr viele Zulassungsanträge pro Jahr haben, bietet dies erhebliche Vorteile. Anträge können so bundesweit digital über eine einheitliche Schnittstelle beim Kraftfahrt-Bundesamt (KBA), die sogenannte zentrale Großkundenschnittstelle (GKS), in die i-Kfz-Portale eingesteuert werden. Übrigens können auch Versicherungsunternehmen mit der digitalen Zulassung beauftragt werden.

Auswirkungen auf den Flottenbereich
Das Projekt „i-Kfz“ hat auch für den Flottenbereich zahlreiche Veränderungen mit sich gebracht, wie Tanja Ebert, Director Sales & Marketing PS Team GmbH, ausführt: „Die internetbasierte Fahrzeugzulassung, bekannt als i-Kfz, hat ohne Zweifel großen Einfluss auf unsere Arbeit, der Prozess ist allerdings nicht durchgängig vollautomatisiert, wie vielleicht oft erwartet wird. Der Wandel durch die Digitalisierung bringt zwar Effizienz und Flexibilität, erfordert jedoch auch Anpassungen. Bestimmte Arbeitsschritte fallen weg, jedoch entstehen an anderer Stelle neue Aufgaben. Es wird auch spannend sein, wie die digitale Zulassung funktioniert, wenn bundesweit alle Behörden an die Großkundenschnittstelle angeschlossen sind und digitale Zulassungen verarbeiten können. Die digitale Transformation des Zulassungsprozesses bedeutet für uns, dass wir uns kontinuierlich an die neuen Gegebenheiten anpassen und sowohl digitale als auch traditionelle Zulassungen anbieten können.“ Die neue Kfz-Anmeldung kann 24/7 von überall aus erledigt werden, und die Antragsbearbeitung erfolgt innerhalb weniger Minuten. Außer der Zulassungsbescheinigung I (ZB I) und der ZB II werden keine physischen Unterlagen mehr benötigt. Zudem werden Zulassungsvorgänge nun vollständig automatisiert abgewickelt, wodurch die Fehlerquote minimiert und die Bearbeitungszeit weiter verkürzt wird. Dies sorgt darüber hinaus für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge. Einen weiteren Vorteil, den viele aus dem Tagesgeschäft kennen werden, die mit der Zulassung zu tun haben, nennt Markus Linde, Geschäftsführer MyDigitalCar GmbH: „Für Flottendienstleister ist die Durchlaufzeit im Rahmen der Auslieferung eines Fahrzeugs ein wesentlicher wirtschaftlicher Erfolgsfaktor und die Prozessschritte zur Auslieferung werden konsequent optimiert und teilweise minutiös geplant. Einzige Unbekannte ist – oder mit der digitalen Zulassung war – hierbei oft die Zulassung, die aufgrund der Abhängigkeit von Behörden in der Regel zeitlich nicht planbar ist und die Durchlaufzeit signifikant verlängert. Neben dem Zeitgewinn durch die Beschleunigung der Zulassung an sich auf wenige Minuten ermöglicht die digitale Zulassung die Integration der Zulassung in die eigene Prozesssteuerung und damit die vollständige End-to-End-Planung einer Fahrzeugauslieferung. Auslieferungstermine können verbindlich zugesagt und bei Bedarf beispielsweise bei Ersatzfahrzeugen für Fahrzeuge aus dem Bestand auch sehr kurzfristig ermöglicht werden.“

Vorteile des Outsourcings der Zulassungsaufgaben
Auch wenn Unternehmen ihre Flottenfahrzeuge selbst zulassen können, bietet das Outsourcing der Fahrzeugzulassung zahlreiche Vorteile. Einer der größten: Es spart Zeit und entlastet interne Ressourcen, da der gesamte Prozess von einem spezialisierten Dienstleister übernommen wird. Externe Anbieter verfügen über spezialisierte Kenntnisse, die eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung der Zulassungen ermöglichen. Dies umfasst auch vor- und nachgelagerte Aufgaben wie die Konsolidierung aller notwendigen Dokumente und die Kommunikation mit den Zulassungsbehörden. Auf den zweiten großen Vorteil macht Tanja Ebert aufmerksam: „Ein wesentlicher Vorteil ist auch der Kosteneffekt. Ein solcher Prozess, wenn intern durchgeführt, erfordert erheblichen Zeit- und Personalaufwand. Dienstleister, die auf Fahrzeugzulassungen spezialisiert sind, können dies durch eingespielte Prozesse, optimierte Abläufe und starke Verbindungen zu den Behörden effizienter und damit kostengünstiger realisieren. So ergibt sich eine deutliche Einsparung, die sich positiv auf die Gesamtkosten auswirkt. Selbst kleinere Flotten können von diesen Vorteilen profitieren, da durch das Outsourcing der gesamte Verwaltungsaufwand entfällt und die internen Ressourcen gezielt für das Kerngeschäft genutzt werden können. Zusammengefasst: Es gibt nur Vorteile – das Auslagern der Fahrzeugzulassung stellt für Flotten der meisten Größen eine optimale Lösung dar.“ Durch digitale Tools und Portale zur Nachverfolgung des Zulassungsstatus wird außerdem die Transparenz erhöht und die Planbarkeit verbessert. Unternehmen haben dadurch stets einen Überblick über den aktuellen Stand und die Historie aller Zulassungen in ihrer Flotte. Auf einen wichtigen rechtlichen Aspekt weist Jens Schaake, Geschäftsführer der CAR24 GmbH, hin: „Ein weiterer Vorteil ist die Rechtssicherheit und Compliance, da professionelle Zulassungsdienste stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen sind und dafür sorgen, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Zudem bietet das Outsourcing eine hohe Skalierbarkeit. Unabhängig von der Größe der Flotte können Unternehmen von den Vorteilen des Outsourcings profitieren. Für kleinere Flotten bedeutet dies oft eine erhebliche Entlastung, während größere Flotten von der Möglichkeit profitieren, Massenzulassungen effizient zu verwalten.“ Die Situation in Europa im Bereich der digitalen Fahrzeugzulassung ist übrigens uneinheitlich. Einige Länder bieten die digitale Zulassung durch Dienstleister bereits an, andere nicht, und einige sind irgendwie dazwischen. Die Situation in der EU ist so mit Deutschland und seinem Föderalismus vergleichbar. Wer also aus Deutschland heraus Fahrzeuge im europäischen Ausland an- beziehungsweise abmelden möchte, sollte auch hier auf Dienstleister zurückgreifen, denn: „Durch das Outsourcing der Zulassung können Flottenbetreiber nicht nur die Anzahl der Schnittstellen, sondern auch die Anzahl potenzieller Fehler reduzieren. Der Zulassungsdienst kann die Vorteile der Online-Zulassung sowie die Zulassung vor Ort bestmöglich einsetzen und kombinieren. Durch das professionelle Know-how, zum Beispiel in Form von spezifischen Dokumenten je Straßenverkehrsamt, Informationen zu tagesaktuellen Änderungen sowie Laufzeiten, kann die Zulassung in kürzester Zeit durchgeführt werden, ohne dass weitere Gänge zum Amt notwendig sind. Durch eine professionelle Zulassungssoftware ist hier der Gefahrenübergang der Dokumente jederzeit gesichert. Das Outsourcing kann durch die Bündelung unterschiedlicher Verfahrensweisen die Kosten für die Fahrzeugzulassungen senken. Die genannten Vorteile sind für jede Flottengröße relevant“, erklärt Katharina Meyer, Leiterin des Zulassungsdienstes bei TÜV Rheinland.

Zusatzleistungen und Services
Neben der eigentlichen Fahrzeugzulassung bieten viele Dienstleister eine Reihe von Zusatzleistungen an, die von Kunden häufig nachgefragt werden. Dazu gehören sicherlich die Beratung und Unterstützung bei allen Fragen rund um die Fahrzeugzulassung, einschließlich der notwendigen Dokumente und der optimalen Vorgehensweise. Ein weiterer Service ist beispielsweise der Kennzeichenservice: „Als Full-Service-Anbieter deckt Kroschke ein breites Spektrum an Zusatzleistungen ab, die speziell auf die Bedürfnisse von Flottenkunden zugeschnitten sind. Dazu zählen die Reservierung und Produktion ganzer Wunsch-Kennzeichenserien, der Versand der Schilder und Fahrzeugpapiere an beliebige Standorte und umfassende Dienstleistungen im Bereich des Dokumentenmanagements“, erklärt Marcus Olszok, Bereichsleiter Digitale Zulassung bei der Christoph Kroschke GmbH. Doch damit nicht genug, die angebotenen Dienstleistungen beschränken sich nicht nur auf die Zulassung selbst, wie Tanja Ebert weiß: „Neben der eigentlichen Fahrzeugzulassung bietet PS-Team eine umfassende Palette an Zusatzleistungen an, die unseren Kunden erheblichen Mehrwert bieten. Dazu gehören vor- und nachgelagerte Prozesse wie die Beantragung der THG-Quote (Treibhausgasminderungsquote) und die komplette Fahrzeugüberführung inklusive aller dazugehörigen Services. Außerdem übernehmen wir den Druck und die Einlagerung der Fahrzeugdokumente und kümmern uns um das Management von Ersatzschlüsseln.“ Dienstleister bieten so ein breites Spektrum an Zusatzleistungen an, das speziell auf die Bedürfnisse der Flottenkunden zugeschnitten ist. Dazu gehört auch die Fahrzeugüberführung, sei es auf Eigen- oder Fremdachse. Nicht zu vergessen ist auch die Fahrzeugabmeldung: „Neben Zulassungsvorgängen wie Neuzulassung und Umschreibung übernehmen wir für unsere Kunden auch die vollständige Abwicklung von Außerbetriebsetzungen. Hierfür benötigen wir lediglich den Fahrzeugschein und die Kfz-Kennzeichen. Um von den deutlich günstigeren behördlichen Gebühren zu profitieren, melden wir Fahrzeuge in der Regel digital ab. So ist das Fahrzeug innerhalb weniger Minuten abgemeldet, was nicht nur bei den Gebühren, sondern auch bei der Kfz-Steuer und -Versicherung Kosten spart“, erläutert Philipp Sievers, Leiter Vertrieb & Marketing der A. Sievers GmbH. Auf die Vorteile einer guten Softwarelösung bei all diesen Services geht ein Markus Linde ein: „MyDigitalCar bietet als ,schlüsselfertiges‘ System vollumfänglich alle über die Großkundenschnittstelle möglichen Zulassungsvorgänge an. Ergänzend ist MyDigitalCar aber ein Ökosystem und wir bieten unseren Partnern die Möglichkeit, ihre eigenen zulassungsbezogenen Dienstleistungen über die Plattform anzubieten. Unser Ziel ist eine zentrale Plattform für zulassungsrelevante Dienstleistungen und Services unterschiedlichster Anbieter. So geht es einerseits um den kontinuierlichen Ausbau der Digitalisierung sowie andererseits um die Komplettierung des digitalen Leistungsportfolios über analoge Dienstleistungen wie beispielsweise Kennzeichenprägung, die lokale Klärung von Problemoder Sonderfällen mit der jeweiligen Zulassungsbehörde sowie die Bereitstellung kundenspezifischer Services speziell im Umfeld von Flottendienstleistern.“

Fazit
Zusammengefasst bietet die Digitalisierung des Fahrzeugzulassungswesens durch das Projekt „i-Kfz“ zahlreiche Vorteile für Bürger, Unternehmen und die öffentliche Verwaltung. Insbesondere im Flottenbereich können durch die Digitalisierung erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie Effizienzsteigerungen erzielt werden. Das Outsourcing der Fahrzeugzulassung bietet zusätzliche Vorteile: Durch Zeitersparnis können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und sparen so Geld.