Elektronische Helfer

Die regelmäßige Kontrolle des Besitzes einer Fahrerlaubnis gehört zu den unumgänglichen Pflichten eines jeden Fuhrparkleiters: Er muss dafür sorgen, dass die Führerscheine der Fahrzeugführer in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden. Auch wenn gesetzlich kein bestimmter Zeitraum vorgeschrieben wird, hat sich die halbjährlich wiederholende Überprüfung in den Unternehmen durchgesetzt. Sollte diese nicht oder nur unzulänglich erfolgen, kann es unangenehm werden, da neben hohen Strafen auch der Versicherungsausfall droht. Doch wie geht man diese Aufgabe am besten an? Sichtprüfung und Dokumentation auf Papier sind zeitintensiv und möglicherweise nicht besonders verlässlich, sollte es zu einem Unfall oder einer rechtlichen Auseinandersetzung kommen. Die elektronische Führerscheinkontrolle kann hier im Rahmen der Halterhaftung bei Organisation und Durchführung von Führerscheinkontrollen helfen.

Der größte Vorteil dieser Art der Überprüfung besteht darin, dass sie zeitund ortsunabhängig ist, wie Anna Reuber, Team Lead Customer Success bei der DriversCheck GmbH, aufzeigt: „Mit der DriversCheck App lassen sich Führerscheine jederzeit und überall kontrollieren. Das mag zunächst einmal banal klingen, bietet Fuhrparkverantwortlichen aber eine Menge Vorteile: Zum einen entfällt eine Menge Kommunikation und Organisationsaufwand. Fahrer werden vom System eingeführt und zur Kontrolle aufgefordert. Dadurch müssen Fuhrparkverantwortliche nur dort aktiv werden, wo Fahrer nicht reagieren. Ganz nebenbei erledigt das System auch die revisionssichere Dokumentation der Kontrollen, und das nach allen DSGVO-Standards. Hier scheitern viele Fuhrparks mit manuellen Kontrollen. Vor allem dezentral organisierte Fuhrparks profitieren massiv von DriversCheck und unserer VideoIdent-Lösung zum Onboarding.“ Die Software entlastet so Flottenleiter und Fahrer zugleich und sorgt für zufriedene Mitarbeiter, die ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. Das Scannen verläuft dabei über eine App, die entweder vorher installiert wurde oder im Web abrufbar ist. René Roeder, Geschäftsführer bei der fleet innovation GmbH, erläutert dazu: „Für unsere smartphonebasierte Lösung ‚my fleet-iD‘ ist keine App-Installation notwendig. Die einfache Implementierung ist der entscheidende Vorteil und gleichzeitig die größte Entlastung für Flottenkunden und deren Dienstwagenfahrer. Es entfallen alle lästigen Pflichten, die eine App-Installation mit sich bringt, beispielsweise Genehmigungen, Aktualitätsprüfungen oder Passwortinstallation. Die Anwendung ist zudem konsequent nutzerorientiert, einfach, sehr intuitiv und technisch störungsfrei.“

Das Erkennen von Ablaufdaten oder unterschiedlichen Führerscheintypen, beispielsweise aus dem Ausland, ist für die App kein Problem. Dafür wird auch in diesem Feld KI eingesetzt, wie Jörg Schnermann, Geschäftsführer bei der LapID Service GmbH, berichtet: „Die Führerscheinkontrolle mit der LapID Driver App erfolgt orts- und zeitunabhängig direkt durch den Fahrer mithilfe des eigenen Smartphones. Unser System setzt dabei auf einen KI-gestützten Kontrollprozess mit einem nachgelagerten mehrstufigen Prüfverfahren. Diese Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz sorgt für die erforderliche Sicherheit im Prozess.“ Zur Kontrolle bieten sich verschiedene Methoden an: Die optische Abtastung überprüft die Sicherheitsmerkmale der Fahrlizenz, zum Beispiel anhand der Hologramme. Anna Reuber erklärt: „Das Alleinstellungsmerkmal unserer Lösung ist, dass die Kontrolle des deutschen EU-Kartenführerscheins ohne zusätzliches Prüfmerkmal ausschließlich auf dem Endgerät erfolgt. Durch unsere optische Abtastung garantieren wir, dass keine Bilddaten zur Auswertung an Server oder andere Personen weitergeleitet werden. Die Dokumentation der Kontrolle erfolgt automatisch und wird auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert.“ Bei ausländischen oder älteren Führerscheinen wird hingegen eher ein NFC-Siegel vorab auf den Führerschein (auch in der Papierversion) angebracht. Dieses ist manipulationssicher und lässt sich nicht vom Führerschein ablösen, ohne dabei zerstört zu werden. So wird eine Übertragung auf andere Trägermedien verhindert. Der Fahrerdatensatz muss noch im System zugeordnet werden, dann ist die elektronische Überprüfung anhand der NFC-Schnittstelle am Smartphone möglich. Sollte das Dokument nicht mehr gültig sein, wird die Führerschein- beziehungsweise Siegelnummer aus dem System entfernt. Eine Kontrolle ist jetzt nicht mehr möglich, es sei denn, eine neue Nummer wird eingetragen.

Ein Dashboard gibt darüber hinaus Fuhrparkleitern die Möglichkeit eines umfassenden Überblicks über alle Führerscheinkontrollen. Es werden sowohl erfolgreich geprüfte Fahrer als auch überfällige Kontrollen oder noch ungeprüfte Fahrer angezeigt. Das System weist den Verantwortlichen zusätzlich auf mögliche Eskalationen hin, um eine schnelle und einfache Klärung zu ermöglichen. Damit es nicht so weit kommt, erhalten Fahrer mit anstehender Prüfung wiederholt eine Erinnerung – sei es per Mail, SMS oder auch Push Notification. Der Zeitraum von der ersten Aufforderung bis zur fälligen Kontrolle beträgt generell vier Wochen und es folgen dann noch drei Erinnerungen vor dem Stichtag, aber sowohl die Abstände als auch andere Aspekte können nach Kundenwunsch eingestellt werden, wie René Roeder weiß: „Bei ‚my fleet iD‘ können alle Erinnerungen, Empfängerkreise und Eskalationsstufen nach individuellen Kundenwünschen implementiert werden, wie es den Prozesslinien im Unternehmen am besten entspricht.“

Neben den Verstößen bei der Halterhaftung gibt es aber noch eine zweite Gefahrenstelle: Verstöße gegen das Datenschutzrecht und die DSGVO. Anbieter von elektronischen Führerscheinkontrollsystemen haben daher zahlreiche Maßnahmen gegen Datenverlust, unberechtigten Zugriff, Missbrauch oder Manipulation ergriffen. „Die sichere Verarbeitung der Daten hat bei uns höchste Priorität. Bei unseren App-Lösungen werden alle Daten verschlüsselt erfasst und übertragen. Die Aufnahmen der Führerscheine werden nach Kontrolle mit der LapID Driver App umgehend automatisch gelöscht. Zudem erfolgt die Verarbeitung der Führerscheinkontrolldaten ausschließlich auf Servern in Deutschland und den Niederlanden“, sagt Jörg Schnermann.

UVV-Fahrerunterweisung
Auch die UVV-Fahrerunterweisung lässt sich schnell und einfach elektronisch abwickeln. Wie bei der elektronischen Führerscheinkontrolle entfällt die aufwendige Terminabsprache. „Mit unserer UVV-Fahrerunterweisung von CaranoCloud können Mitarbeiter schnell und einfach unterwiesen werden. Kein langwieriges Erstellen der Inhalte, keine aufwendige Terminkoordination – der E-Learning-Kurs erlaubt eine zeitund ortsunabhängige Durchführung der Fahrerunterweisung. Die UVV-Fahrerunterweisung von CaranoCloud bietet zudem eine intuitive Benutzeroberfläche, übersichtlich aufgeteilte Kapitel mit einem anschließenden Abschlusstest sowie die Dokumentation und Archivierung der Ergebnisse“, wie Anne Fuchs, Sales Managerin bei der Carano Software Solutions GmbH, darlegt. Weiter erklärt sie: „Zur Absolvierung des Kurses für die UVV-Fahrerunterweisung muss der Teilnehmer den Link aufrufen, der ihm automatisch per Mail zugeschickt wurde. Die UVV-Fahrerunterweisung öffnet sich anschließend im Webbrowser. Der Kurs kann sofort ohne Registrierung oder Log-in am PC oder am Tablet absolviert werden.“ Werden dann alle Lerninhalte zu 100 Prozent bearbeitet und wird der Abschlusstest bestanden, gibt es ein Zertifikat per Mail, das zusammen mit dem Termin für den Flottenleiter sichtbar ist. Auch andere Aspekte bleiben wie bei der elektronischen Führerscheinkontrolle gleich, wie Andrea Mlitz, Leiterin Marketing, Geschäftsentwicklung, Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, aufzeigt: „Zu den Dienstleistungen gehören eine transparente und rechtssichere Dokumentation der UVV-Prüfungen, die Berücksichtigung strenger Datenschutzauflagen, automatische Erinnerungen an UVV-Prüfungen und ein bundesweites Netz von über 4.000 Partnerbetrieben. Mit diesem Gesamtpaket hält Alphabet Fuhrparkmanagern und Fahrerinnen und Fahrern gleichermaßen den Rücken frei.“

Integration
Beim Thema Einbindung hat der Kunde zwei Möglichkeiten zur Auswahl, entweder die klassische Stand-alone-Lösung oder die Integration in bestehende Systeme. Wird die Verwaltung für Führerscheinkontrolle und UVV-Unterweisung bequem über ein System gehandhabt, ergeben sich hinsichtlich Effizienz, Automatisierung und Übersicht weitere Vorteile, wie Andrea Mlitz erläutert: „Bei der Entwicklung unserer Lösungen setzen wir alles daran, sowohl die Bedürfnisse der Fuhrparkverantwortlichen als auch die der Fahrerinnen und Fahrer zu vereinen. Daher bieten wir verschiedene Tools und Services, die sich in ein digitales Ökosystem einfügen. Mit der Alphabet App werden Dienstwagennutzerinnen und -nutzer zu möglichst vielen Self-Service-Funktionen befähigt. Diese reichen von der digitalen Führerscheinkontrolle über das digitale Bezahlen von Tank- und Ladevorgängen bis hin zur Schadenmeldung. So gewinnen die Fahrerinnen und Fahrer maximale Freiheiten, die Fuhrparkverantwortlichen werden entlastet und die Effizienz im Management wird erhöht. Zudem können durch die kontinuierliche Digitalisierung von Dokumenten, Servicekarten und so weiter Materialressourcen eingespart werden.“ So spricht nichts gegen eine elektronische Führerscheinkontrolle oder UVV-Fahrerunterweisung.