Digitale Flottenverwaltung

Das gute alte Excel-Programm spielt auch in der Fuhrparkverwaltung eine große Rolle. So geben knapp 35 Prozent der befragten Unternehmen an, Excel als Unterstützung bei der Flottenverwaltung zu nutzen. Der restliche Teil der Firmen greift auf andere Lösungen zurück (Grafik 1). Um die Software beispielsweise besser an individuelle Bedürfnisse anpassen zu können, greifen knapp 31 Prozent der Unternehmen auf die Software eines Spezialisten zurück. Und bei 23,1 Prozent wird die Software gar selbst geschrieben.

Es gibt allerdings noch andere Wege – beispielsweise die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters (7,7 Prozent). Nur 3,8 Prozent der Befragten nutzen die elektronische Verwaltungssoftware eines Fahrzeugherstellers oder einer Leasinggesellschaft.

Große Unterschiede kristallisieren sich bei der Frage heraus, wie weitreichend flottenrelevante Prozesse im Unternehmen bereits digitalisiert wurden. Mit 38,5 Prozent gibt die größte Gruppe an, dass 50 bis 74 Prozent der flottenrelevanten Prozesse digital ablaufen würden (Grafik 2). Die zweitgrößte Gruppe macht 23,1 Prozent aus und gibt an, 25 bis 49 Prozent aller flottenrelevanten Prozesse digital zu handhaben. Zwei weitere Gruppen mit je 19,2 Prozent stehen für zwei völlig unterschiedliche Sichtweisen. Die eine Gruppe gibt an, bloß 0 bis 24 Prozent der Prozesse bezüglich der Flottenverwaltung digital zu managen. Die andere dagegen ist äußerst digital unterwegs – hier laufen mindestens 75 Prozent der Prozesse digital ab. Allerdings ist noch niemand (0 Prozent) zu 100 Prozent in der digitalen Welt angekommen.

Im Anschluss ist Flottenmanagement bei der Abfrage näher ins Detail gegangen. Welche Prozesse sind es genau, die digital, also per App auf Smartphone oder Tablet, gesteuert werden (Grafik 3)? Satte 77 Prozent der befragten Firmen geben an, die Führerscheinkontrolle digital zu erledigen. Bei der Hälfte der Unternehmen geht es um die Schadenmeldungen, die im Handling digital ablaufen. Und auch Abrechnungen zu den Themen Kraftstoff, Laden und Parken bescheren den Firmen offenbar so viel Aufwand, dass eine digitale Abwicklung hier hilft. Daher wird dies von 45,5 Prozent der befragten Unternehmen entsprechend gehandhabt. Und 27,3 Prozent geben an, bei der klassischen Flottenverwaltung beziehungsweise beim Reporting digital vorzugehen. Zwei Gruppen (je 18,2 Prozent) nennen, dass einerseits die Auftragsverwaltung sowie die Fahrerkommunikation digital ablaufen und andererseits geht es um Dinge wie Poolfahrzeugreservierung, schlüssellose Fahrzeugzugänge, Tank-Apps wie auch Werkstattwesen. Interessant ist, dass bloß 13,6 Prozent der Umfrageteilnehmer über ein digitales Fahrtenbuch verfügen.

Auch bei der Abfrage, welche mobilitätsbezogenen Apps häufig verwendet werden, schneiden Fahrtenbuch-Apps schwach ab: Bloß 8,7 Prozent der befragten Unternehmen nutzen sie (Grafik 4). Dagegen sind Apps zur Führerscheinkontrolle im hohen Maße beliebt. Hier sind es knapp 70 Prozent der Unternehmen, die sie nutzen. Und knapp 61 Prozent der Firmen nutzen die Apps der Autohersteller. Nur etwas über 30 Prozent der hier befragten Unternehmen nutzen Smartphoneanwendungen für kontaktloses Bezahlen von Kraftstoff und Strom. Offensichtlich dominiert hier noch die klassische Plastikkarte. Jeweils zwei Gruppen von 21,7 Prozent nutzen Apps der Leasinggesellschaften beziehungsweise Anwendungen für Schadenmeldungen. Immer noch 17,4 Prozent der Unternehmen handeln ihre Auftragsverwaltung beziehungsweise die Fahrerkommunikation per Mobiltelefon-App ab. Und bei 13 Prozent der Firmen sind es sämtliche Dinge, die die Buchung von Poolfahrzeugen betreffen.

Spannend ist der Blick auf die Veränderung in den letzten drei Jahren. In puncto Digitalisierung ist nämlich durchaus etwas passiert. Immerhin bekunden 46 Prozent der befragten Unternehmen, dass einige Prozesse digitalisiert wurden (Grafik 5). Und null Prozent der hier befragten Unternehmen sagen, dass sich überhaupt nichts geändert habe. Dagegen sagen 34,6 Prozent der Firmen, dass der Großteil fuhrparkrelevanter Prozesse jetzt digital abgewickelt werden könne. Erstaunlich ist, dass anno 2024 noch ein Fünftel der Firmen bekundet, Excel-Tabellen zu nutzen beziehungsweise sogar die Papierform zu wählen. Das zeigt, dass bei der Digitalisierung noch Luft nach oben ist.

Zur Telematik sagen 56 Prozent der befragten Firmen nein (Grafik 6). Immerhin 24 Prozent der Befragten geben an, Telematik im Kontext mit einem elektronischen Fahrtenbuch zu nutzen. Ebenfalls 24 Prozent der Unternehmen tracken ihre Fahrzeuge damit. Ein Fünftel der hier abgefragten Firmen bekundet, zu Zwecken der Fahrzeuglogistik Telematik zu verwenden. Und 16 Prozent geben an, per Telematik Fahreranalyse zu betreiben.

Wenn schon Telematik genutzt wird, dann von welchem Anbieter? Die Hälfte der befragten Unternehmen sagt, gar keine Anbieter seien im Einsatz (Grafik 7). Klar, diese nutzen keine Telematik. Demnach bleiben 42,4 Prozent übrig, die Lösungen von Drittanbietern bevorzugen. Zwei Gruppen von jeweils 3,8 Prozent geben an, Lösungen von Fahrzeugherstellern respektive Leasinggesellschaften zu nutzen. Null Prozent der hier Befragten vertrauen auf Lösungen von Versicherungsunternehmen.

Das Thema Datenschutz ist auch in der Flotte relevant (Grafik 8). Die große Mehrheit der Firmen (80,8 Prozent) beschäftigt einen Datenschutzbeauftragten. Bei 57,7 Prozent der Firmen kommt diese Aufgabe allerdings dem Fuhrparkverantwortlichen zu. Und immerhin 11,5 Prozent der Unternehmen bekunden, dass der Geschäftsführer verantwortlich sei. Keines der befragten Unternehmen verzichtet auf diese Position, was die Bedeutung von Datenschutz hierzulande verdeutlicht.

Dass die Digitalisierung auf dem Vormarsch ist, sehen die meisten der befragten Firmen so (Grafik 9). Demnach bekunden 88 Prozent der Umfrageteilnehmer, dass die Verwaltung eines Fuhrparks künftig vermehrt beziehungsweise ausschließlich digital erfolge. Nur zwölf Prozent verneinen dies.