Anfang und Ende

Deutlich mehr als die Hälfte der Flottenfahrzeuge in Deutschland werden geleast, in der Regel mit einer Laufzeit von 36 Monaten. Alle drei Jahre steht also ein neues Fahrzeug auf dem Hof. Das freut eigentlich alle: die Hersteller, die Leasinggesellschaften und nicht zuletzt den dienstwagenberechtigten Mitarbeiter. Einzig der Fuhrparkleiter hat einen gewissen Verwaltungsaufwand bei diesem ständigen Wechsel. Grund genug, in einem Flottenmanagement-Special den Anfang und das Ende eines Firmenwagens im Flottenalltag genauer zu beleuchten.

Anfang
Die eigentliche Arbeit für einen Flottenmanager beginnt schon vor der Einsteuerung eines neuen Fahrzeugs, denn zunächst müssen die Rahmenbedingungen für die Anschaffung geklärt werden. Dazu zählt neben der Frage nach der richtigen Flottenversicherung auch eine detailliert ausgearbeitete Car-Policy. Sie regelt alles rund um die Anschaffung und Überlassung des Dienstwagens an den Mitarbeiter und ist so etwas wie der Dienstwagen- Kodex, an den sich zumindest theoretisch alle zu halten haben. Dabei muss die Car-Policy stets den sich wandelnden Anforderungen angepasst werden. Ein aktuelles Beispiel ist der Umstieg auf alternative Antriebe. Welche Antriebe dürfen und können angeschafft werden? Ist eine CO₂-Grenze überhaupt noch zeitgemäß? Hat der Dienstwagenfahrer auch Anspruch auf eine Wallbox zu Hause? Solche Fragen beschäftigen die Fuhrparkleiter im Zusammenhang mit der Car-Policy derzeit. Diese Richtlinien müssen natürlich auch bei der Fahrzeugkonfiguration berücksichtigt werden. Digitale Konfiguratoren können alle Parameter abbilden und zeigen dem Nutzer nur die Modelle an, die auch seiner Berechtigungsstufe entsprechen.

Bis zu diesem Punkt dürften sich die Prozesse in den Unternehmensflotten ähneln. Von Flotte zu Flotte unterschiedlich ist dann die letztendliche Auslieferung des Fahrzeugs. Diese kann direkt über ein Logistikunternehmen (S. 58) geschehen oder auch in einem Autohaus (S. 64) vor Ort stattfinden. Zulassung und Fahrzeugeinweisung sind Services, die von beiden Dienstleistern übernommen werden können, in manchen Fällen aber auch an einen weiteren Spezialisten abgegeben werden (S. 56). Letztlich hängen solche Entscheidungen auch von der Organisation und Größe der Unternehmensflotte ab, beispielsweise ob die Flotte dezentral auf das Bundesgebiet verteilt ist oder sich nur an einem Ort befindet. Muss ein Fahrzeug noch umgebaut oder foliert (S. 60) werden, hat dies natürlich auch Auswirkungen auf den Auslieferungsprozess. Als Flottenpartner bei lokalen Fuhrparks scheint das Autohaus vor Ort nach wie vor ein gefragter Partner zu sein.

Ende
Wenn es sich nicht um einen Unfallwagen handelt, dann ist das Ende eines Dienstwagens durch eine maximale Laufzeit oder Laufleistung terminiert. In jedem Falle müssen die Fahrzeuge ausgesteuert, das heißt abgemeldet und vermarktet (S. 53), werden. Je nachdem lohnt es sich, die Fahrzeuge zuvor mittels Smart Repair (S. 62) aufzuwerten, um einen besseren Restwert zu erzielen. Damit der Restwert auch tatsächlich korrekt und fair ermittelt wird, sollte der Fuhrparkleiter einen neutralen Gutachter (S. 68) einschalten oder auf die Expertise der „Fairen Fahrzeugrückgabe“ des Verbands markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. (VMF) vertrauen (S. 66). Wie am Anfang so werden auch am Ende einer Laufzeit eines Flottenfahrzeugs eine Menge Prozesse von Dienstleistern übernommen. Einige davon sind ohne einen Spezialisten nur in Ausnahmefällen selbst durchzuführen, beispielsweise die Wiedervermarktung. Durch den Trend zum Full-Service-Leasing sind Prozesse, wie die An- und Abmeldung von Fahrzeugen, sowieso meist outgesourct. Dem Flottenmanager bleibt daher vor allem die Überwachung und Steuerung der Prozesse.