Fuhrparkanalyse – der erste Schritt zur Veränderung und Kostensenkung

Kann der Fahrzeugbestand reduziert werden? Gibt es ein Elektrifizierungspotenzial? Passen Erdgasfahrzeuge oder andere alternative Antriebe zu meinen Anforderungen? Welche weiteren Erkenntnisse lassen sich aus CO₂- und Kostenanalyse ziehen? Sind Beschaffungsstrategien und Routenplanung wirklich optimal? Das sind nur fünf von sehr vielen möglichen Fragen, die im Rahmen einer Fuhrparkanalyse gestellt werden sollten.

Effizienz und Nachhaltigkeit sollten dabei immer die übergeordneten Ziele sein. Um einen ganzheitlichen Überblick über den eigenen Fuhrpark zu erhalten und diesen optimieren zu können, ist eine Fuhrparkanalyse die Basis aller Überlegungen. Neue Antriebs- und Mobilitätsformen verändern sowohl Kostenstrukturen als auch Nutzungsprofile, Veränderungsbedarf entsteht dadurch auch bei einem in früheren Jahren einmal analysierten Fuhrpark.

Verbesserungen erzielen – worauf ist zu achten?
Um eine Analyse durchführen zu können, sollten einige Voraussetzungen gegeben sein und bedacht werden. Zunächst sollten das Ziel und die Schwerpunkte der Untersuchung sowie die Form der Dokumentation festgelegt werden. Wichtig ist vor allem, Zugriff auf alle notwendigen Informationen zu haben und alle bisher dokumentierten Fuhrparkprozesse miteinzubeziehen. Die Datengrundlage ist hier entscheidend für die Qualität der Ergebnisse. Eine starke Verknüpfung zu dem Thema Telematik ist damit gegeben.

Der Umfang einer Analyse hängt von der Größe und der Art und der Zielsetzung des jeweiligen Fuhrparks ab und ist daher nicht in jedem Fuhrpark gleich. Die Untersuchung eines reinen Motivationsfuhrparks von 30 Pkws wird sicherlich andere Ausmaße als die eines Fuhrpark mit 100 Lkws haben. Vorab ist zu klären, wie die Ergebnisse der Analyse dokumentiert werden sollen.

Ziele einer Fuhrparkanalyse
Die Ziele einer Analyse können unterschiedlicher Natur sein. Zum einen steht sicherlich fast immer das Thema Kostenreduzierung oder Kostenvermeidung im Vordergrund. Durch solche Untersuchungen lassen sich auch mögliche Schwachstellen im Fuhrpark aufdecken, was es in der Folge möglich macht, das Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement anzupassen und zu modernisieren. Zum anderen können Schnittstellen zu internen und externen Partnern optimiert und Entscheidungsprozesse vereinfacht werden. Aber auch die Einführung einer EDV-Software oder die Neugestaltung von Dienstwagenordnungen oder Nutzungsverträgen können Ziel einer Fuhrparkanalyse sein. Wer erfolgreich arbeiten will, der sollte die Analysen in regelmäßigen Abständen durchführen, spätestens alle zwei Jahre. Denn je regelmäßiger der Fuhrpark untersucht wird, desto eher kann auf Schwachstellen reagiert werden.

Schritte der Fuhrparkanalyse
Zu Beginn der Analyse sollten die Prozesse, Strukturen, Services und Versicherungen im Fuhrpark betrachtet und geprüft werden. Sind sie noch aktuell und passen noch zu den Rahmenbedingungen und Anforderungen oder sind sie inzwischen zu umständlich oder durch eventuell im Laufe der Zeit unnötig gewordene Abläufe zu aufwendig – dann können Kosten schnell ansteigen. Um die einzelnen Bereiche genauer zu untersuchen, können beispielsweise folgende Fragestellungen in die Analyse der verschiedenen Bereiche einbezogen werden:

Analyse der Prozesse: Im Rahmen der Prozessanalyse ist vor allem zu prüfen, welche Mitarbeiter* innen mit welchen Aufgaben betraut sind. Häufig werden Teilaufgaben von zu vielen Personen wahrgenommen. Ein Beispiel ist hier der Ablauf der Neubeschaffung von Firmenfahrzeugen. Häufig sind in der Praxis zur Beschaffung von Firmenwagen drei (oder mehr) Entscheider eingebunden. Mit einer gut gestalteten Firmenwagenrichtlinie lässt sich die Zahl der Personen reduzieren. Ein Vier-Augen-Prinzip sollte genügen. Die Zeitersparnis durch verkürzte Entscheidungswege ist ein Beispiel von vielen.

Analyse der Struktur: Welche Nutzertypen (beispielsweise Außendienstmitarbeiter* innen mit oder ohne private Nutzungserlaubnis für die Fahrzeuge) in welcher Anzahl gibt es und wie lange werden die Fahrzeuge durchschnittlich genutzt? Wie hoch ist die vertraglich vereinbarte Kilometer-Leistung der jeweiligen Leasingfahrzeuge? Wofür werden Benzin- und Dieselfahrzeuge eingesetzt

Analyse der Services: Werden die Fahrzeuge geleast, gemietet oder gekauft? Gibt es Tankkarten, regelmäßige Führerscheinkontrollen, eine Bußgeldverwaltung oder Werkstatt-Serviceverträge

Analyse der Versicherungen: Wie hoch sind die Deckungsbeiträge des Haftpflichtversicherers? Übernimmt die Haftpflichtversicherung die Kosten und den gesetzlichen Schadensersatzanspruch, wenn durch eines der Fahrzeuge ein Dritter geschädigt wird? Wie hoch ist beispielsweise die Selbstbeteiligung in der Kaskoversicherung und welche Schäden deckt sie ab

Nach der Zusammenfassung der Ergebnisse gilt es, neue Ansätze zur Optimierung des Fuhrparks zu finden. Doch die besten Optimierungsversuche machen keinen Sinn, wenn nicht festgelegt wird, in welche Richtung das Fuhrparkmanagement gehen soll und welche Schwerpunkte künftig wichtig sind. Daher sollte unbedingt die Zielsetzung für den Fuhrpark festgelegt werden. Natürlich sollte daran gedacht werden, auch das Flottenmanagement auf eventuelle Schwachstellen zu prüfen und Verbesserungspotenziale zu nutzen.

Nach der Analyse werden sich unterschiedliche Bereiche auftun, die Verbesserungspotenzial aufweisen. Jedoch sollten immer die eigentlichen Ziele der Analyse im Auge behalten und nur Veränderungen angestoßen werden, die damit vereinbar sind. Wenn Sie beispielsweise Fahrzeuge rein zu Motivationszwecken in Ihrem Fuhrpark haben, macht es wenig Sinn, an dieser Stelle ein „Downsizing“ vorzunehmen. Dies würde den ursprünglichen Zielen des Mobilitätsmanagements widersprechen. Es gilt auch immer abzuwägen, ob es bei gewissen Punkten nicht sinnvoll ist, sich Hilfe von externen Partnern zu holen. Dies kann sich oftmals schnell bezahlt machen.

Zum Schluss ein Praxistipp: Die grundlegende Analyse des Fuhrparks ist eine reine Bestandsaufnahme. Wenn weitere Kolleg*innen in die Analyse einbezogen werden, sollte frühzeitig klargestellt sein, dass es anfangs um die wertfreie Aufnahme der Ist-Daten im Fuhrpark geht. Weisen Sie darauf hin, dass erst im nächsten Schritt sinnvolle Veränderungen diskutiert werden sollen. Sie vermeiden damit verfrühte und zeitraubende Diskussionen bereits im Vorfeld und schonen die Nerven aller Beteiligten.