Car-Policy – denken Sie über aktuelle oder fehlende Werke nach!

„Das Alte stürzt, es ändert sich die Zeit, und neues Leben blüht aus den Ruinen“, meinte schon Friedrich von Schiller in Wilhelm Tell. Ein ständiger Wandel gehört zum Leben. Und was sich nicht verändert und an neue Situationen anpasst, das wird unter Umständen kontraproduktiv, hilft nicht, Ziele zu erreichen – oder richtet sogar Schaden an. Das gilt auch für die Dienstwagenordnung oder -richtlinie, Car-Policy genannt. Die wird oft recht stiefmütterlich behandelt, irgendwann mal aus verschiedenen Mustern und Quellen zusammengeschustert und für rechtskonform und gut befunden – auf ewig. Da man alles drin haben will, wird der Text in der Regel lang und länger, unübersichtlich und regt alles andere als zum Lesen an. Folge: Die Version wird von den Fahrzeugnutzern weder studiert noch ernst genommen. Ein Schicksal auch vieler Allgemeiner Geschäftsbedingungen. Die Mitarbeiter unterschreiben brav, der Inhalt wird getrost ignoriert. Und das kann Folgen für Fahrer und Fuhrparkleiter haben.

Notwendige Regelwerke
Jeder Fuhrpark sollte folgende internen Regelwerke nutzen: (sehe Grafik 1)

Im Falle eines Poolfuhrparks ist es empfehlenswert, eine entsprechende Poolfahrzeugordnung und eine -nutzungsvereinbarung vorzusehen, um Haftungsrisiken zu vermeiden.

Unser Tipp: Gestalten Sie die Regelwerke individuell und angepasst an die eigenen Abläufe. Die Formulierungen sollten so gewählt werden, dass Ausnahmen nicht erforderlich sind – denn die führen zu Chaos und erhöhtem Aufwand. Versuchen Sie, die eigentliche Dienstwagenrichtlinie im Kern auf zwei bis drei Seiten zu begrenzen. Eine gute Dienstwagenordnung ist dann vollständig, wenn nichts Wesentliches mehr weggelassen werden kann. Außerdem gehören sämtliche nutzerbezogenen Rechte und Pflichten (also beispielsweise konkrete Verhaltensregeln den Umgang mit Firmenwagen betreffend) in den Nutzungsüberlassungsvertrag. Das ist die individuelle vertragliche Grundlage zwischen Fahrzeugnutzer und Arbeitgeber. Und das ist wichtig, denn Änderungen an der Dienstwagenordnung gelten nicht automatisch für alle Fahrzeugnutzer. Die Dienstwagenordnung ist ein einseitiges Regelungswerk des Arbeitgebers (vergleiche Schrader/Straube, Der Dienstwagen im Arbeits- und Steuerrecht, 2013), die nicht automatisch Bestandteil des Nutzungsüberlassungsvertrags (und somit Arbeitsvertrags) ist. Gerade deshalb sollte zusätzlich die Dienstwagenordnung (in ihrer jeweils gültigen Version) von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Firmenwagen nutzen, unterschrieben werden. Um Missverständnisse zu vermeiden.

Auf den Prüfstand
Die Richtlinien werden oft jahrelang nicht angepasst, als ob dies ein enormer Aufwand wäre. Aber es lohnt sich, die Car-Policy von Zeit zu Zeit neu zu überdenken, denn die Rahmenbedingungen ändern sich ständig – und das nicht nur in technischer Hinsicht. Zum Beispiel wird der Begriff der Dienstwagenordnung zunehmend in einen Begriff der Mobilitätsordnung, sprich Mobility- Policy, transformiert. Ökologische Aspekte spielen hier zunehmend eine Rolle, weswegen es zeitgemäß sein kann, CO₂-Vorgaben oder Verbrauchswerte zu berücksichtigen, zum Beispiel mit Fahrzeugen mit alternativen Antrieben oder einer bewussteren Nutzung von Kommunikationsmitteln wie einer Videokonferenz statt eines Besuchs vor Ort. Das kann sehr sinnvoll sein, denn Mobilität ist ein Kostenfaktor und unabhängig von den aktuell günstigen Spritpreisen werden diese Kosten perspektivisch steigen. Mindestens alle zwei Jahre sollten die in den Schriftstücken festgehaltenen Rahmenbedingungen also gründlich unter die Lupe genommen werden.

Fazit
Denken Sie Ihre Car-Policy neu! Wer nicht weiß, wo er hin möchte, darf sich nicht wundern, wenn er ganz woanders rauskommt. Heißt: Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit stets darauf, welchen Zweck die Regelwerke haben, was ein „Must“, was ein „Nice-to-have“ ist und vor allem, was Sie damit erreichen wollten. Ausnahmeregelungen führen immer zu einem exorbitanten Mehraufwand für Ihr Fuhrparkmanagement. Letztlich gilt: Auch eine Car-Policy ist Kommunikationsarbeit, vor allem wenn Änderungen anstehen. Die Akzeptanz muss bei den Mitarbeitern gefördert werden. Doch egal ob neu oder alt, was in den Richtlinien geschrieben steht, ist noch lange nicht umgesetzt. Wenn Sie Änderungen in den Abläufen bewirken möchten, brauchen Sie Geduld und Ausdauer, muss die Dienstwagenordnung vor allem verständlich, praktikabel und anwendbar sein. Dass es dem Unternehmen mit dem Regelwerk ernst ist, dazu gehört auch, Regelverstöße glaubwürdig zu sanktionieren.

 

Folgendes sollte geregelt sein:

DIENSTWAGENORDNUNG
• Berechtigtenkreis und Dienstwagenkategorien
• Anspruchszeitraum (laufende/ ruhende Arbeitsverhältnisse, Elternzeit usw.)
• Prozessbezogene Abläufe (Auswahl, Bestellung, Lieferung, Rückgabe)
• Kostenübernahme (laufender Fahrzeugbetrieb, außerordentliche Kosten bei Schäden)
• Vorgaben für Inspektionen, Reifenersatz, Unfälle usw.
• Steuerliche Regelungen
• Rückgabeprozedere

REFERENZFAHRZEUGÜBERSICHT
• Fahrzeuge/Ausstattungen
• Zuordnung zur Funktion der Mitarbeiter/-innen

 

AUTOR

AXEL SCHÄFER ist seit 2010 Geschäftsführer des von ihm mit initiierten und mitgegründeten Bundesverbandes Fuhrparkmanagement e. V. Zuvor war er viele Jahre erfolgreich im Vertrieb bei führenden Leasinggesellschaften tätig, bevor er sich 1991 selbstständig machte. Der diplomierte Finanzierungs- und Leasingwirt (VWA) ist seit 1992 als Autor, Trainer/Fachreferent in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig. Seine Kernkompetenz liegt nach wie vor im Fuhrparkmanagement und Leasing. Von 1992 bis 2012 war er Autor und Herausgeber des Praxishandbuchs Fuhrparkmanagement, aktuell gibt er das Fuhrparkcockpit für Mitglieder des Fuhrparkverbandes heraus, eine digitale Know-how-Sammlung, die umfangreiches Fuhrparkwissen bereitstellt.