Datenschutz versus Strafzettelmanagement im Fuhrpark?

In den meisten Fällen sind Firmenfahrzeuge auf das Unternehmen als Halter zugelassen. Ordnungsbehördliche beziehungsweise polizeiliche Anhörungen wegen bußgeldbewehrter Verkehrsordnungswidrigkeiten oder sogar polizeiliche Anschreiben im Zusammenhang mit Verkehrsstraftaten landen daher meist zuerst auf dem Tisch des Fuhrparkmanagements. Für den Fuhrparkmanager stellt sich dann die Frage, ob und inwieweit er personenbezogene Daten zu Dienstwagennutzern, die er im Rahmen der Verwaltung des Fuhrparks erhalten hat, an die Ordnungsbehörden oder die Polizei weitergeben darf – oder sogar weitergeben muss.

Für die Verwaltungsbehörden und Ordnungsbehörden im Rahmen von Bußgeldverfahren sowie für die Polizei im Rahmen von Bußgeld- und Strafverfahren bestehen besondere gesetzliche Eingriffsermächtigungen, die ihnen die Ermittlung und Feststellung personenbezogener Daten im Hinblick auf den vermutlichen Täter einer Ordnungswidrigkeit oder einer Straftat erlauben (§ 35 OWiG, § 163 StPO). Auch wenn der Fuhrparkmanager im Rahmen der unternehmensinternen Aufgabenverteilung regelmäßig Anhörungsbogen durch die Bußgeldstelle erhält und diese – stellvertretend für das Unternehmen als Halter – auszufüllen und zu beantworten hat, ist diese Aufgabe keineswegs als Hilfsmaßnahme im Hinblick auf die ordnungsbehördliche oder polizeiliche Feststellung des Täters einer Ordnungswidrigkeit oder Verkehrsstraftat anzusehen. Der Fuhrparkmanager wird damit aber nicht automatisch gleichsam „Hilfsbeamter“ der Behörden. Der verantwortliche Fuhrparkmanager ist und bleibt schließlich angestellter Mitarbeiter eines meist privatrechtlich organisierten Unternehmens, für das die öffentlich-rechtlichen Eingriffsgrundlagen in Bezug auf personenbezogene Daten keine Geltung haben. Vorgaben und Grenzen für den Umgang mit arbeitnehmerbezogenen Daten ziehen gleichwohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die Datenschutzgesetze der einzelnen Bundesländer sowie die entsprechenden datenschutzrechtlichen Regelungen in der Car-Policy sowie im Dienstwagenüberlassungsvertrag.

Personenbezogene Daten im Fuhrpark
In der Regel verfügt der Fuhrparkmanager in seinen Fuhrparkunterlagen neben der Car-Policy über eine Kopie des vom jeweiligen Mitarbeiter unterzeichneten Dienstwagenüberlassungsvertrags sowie eine Fotokopie der Fahrerlaubnis zumindest aus der allerersten Führerscheinkontrolle, auf der auch ein Lichtbild des Mitarbeiters ersichtlich ist. Ferner hat der Fuhrparkmanager aus der Zuweisung von Fuhrparkfahrzeugen ebenso Kenntnis darüber, welchem Mitarbeiter ein Dienstwagen dauerhaft auch zur privaten Nutzung überlassen worden ist und welche Gruppe von Mitarbeitern zu welchem Zeitpunkt auf Poolfahrzeuge zugreifen kann.

Derartige Informationen und Daten sind nach den Begriffsbestimmungen in § 3 BDSG „personenbezogene Daten“, das heißt Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). Werden diese mithilfe von Computern zur Fuhrparkverwaltung verarbeitet und benutzt, entspricht dies der Definition der automatisierten Verarbeitung von Daten, also der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen. Werden neben der elektronischen Datenverarbeitung auch handschriftliche Listen – beispielsweise im Zusammenhang mit Führerscheinkontrollen – geführt, ist dies zu verstehen als nicht automatisierte Datei, also als nicht automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann. Eine Datenerhebung findet insoweit durch das Beschaffen von Daten über den Betroffenen statt, mit anderen Worten bereits bei jeder neuen Erstellung eines Dienstwagenüberlassungsvertrags. Die Beantwortung eines Anhörungsbogens im Rahmen eines Bußgeldverfahrens stellt insoweit eine Datenverarbeitung dar, denn nach der Definition in § 3 Abs. 4 BDSG ist hierunter neben dem Speichern, Verändern, Sperren und Löschen personenbezogener Daten auch deren Übermittlung tatbestandsmäßig – ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren.

BDSG-Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz im Fuhrpark
Nach § 27 BDSG findet der gesetzliche Datenschutz auch Anwendung, soweit personenbezogene Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen durch nichtöffentliche Stellen (sprich Unternehmen und Private) verarbeitet, genutzt oder dafür erhoben werden oder die Daten in oder aus nicht automatisierten Dateien verarbeitet, genutzt oder dafür erhoben werden. Nach § 28 Abs.1 S. 1 Nr. 1 BDSG ist das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke zulässig, wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist. Mit anderen Worten ist die Übermittlung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung eines Dienstwagenüberlassungsvertrags hiervon als zulässig mitumfasst.

Übermittlung von Arbeitnehmerdaten im berechtigten Interesse des Unternehmens
Ferner ist nach § 28 Abs. 1 S.1 Nr. 2 BDSG die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten in diesem Sinne zulässig, soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt.

In diesem Zusammenhang werden die Mitwirkungsobliegenheiten des Fahrzeughalters relevant: Nach der im Wesentlichen zur Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO ergangenen Rechtsprechung zu den Mitwirkungspflichten des Halters an der Aufklärung von Verkehrsverstößen mit Firmenfahrzeugen im Fuhrpark begründet ein Anhörungsbogen für den Halter eine Obliegenheit, zur Aufklärung des mit seinem Fahrzeug begangenen Verkehrsverstoßes so weit mitzuwirken, wie es ihm möglich und zumutbar ist. Dazu gehört es insbesondere, dass er den bekannten oder auf einem vorgelegten Lichtbild der Verkehrsüberwachungsanlage erkannten Fahrer benennt oder zumindest den möglichen Täterkreis eingrenzt und die Täterfeststellung durch Nachfragen im Kreis der Nutzungsberechtigten fördert. Bei Firmenfahrzeugen fällt es ferner in die Sphäre der Geschäftsleitung, organisatorische Vorkehrungen dafür zu treffen, dass im Falle einer Verkehrszuwiderhandlung ohne Rücksicht auf die Erinnerung Einzelner festgestellt werden kann, welche Person zu einem bestimmten Zeitpunkt ein bestimmtes Geschäftsfahrzeug benutzt hat. Es entspricht – unabhängig von der Reichweite gesetzlicher Buchführungspflichten – sachgerechtem kaufmännischen Verhalten, die mit einem Firmenwagen vorgenommenen Fahrten längerfristig zu dokumentieren. Die Geschäftsleitung beziehungsweise der von ihr als Halter verantwortliche Fuhrparkmanager kann deshalb ihrer Verpflichtung als Fahrzeughalterin, bei der Feststellung des Fahrzeugführers im Ordnungswidrigkeiten- beziehungsweise Verwaltungsverfahren mitzuwirken, regelmäßig nicht mit der Behauptung genügen, es sei nicht möglich, den Fahrzeugführer ausfindig zu machen (vgl. OVG Münster, Beschluss vom 30.06.2015, Az. 8 B 1465/14).

Vor diesem Hintergrund sind die Bekanntgabe von Namen und Anschrift des dauerhaft zugewiesenen Fahrzeugnutzers eines Firmenwagens oder die Bekanntgabe von Name und Anschrift eines Poolfahrzeugnutzers datenschutzrechtlich zulässig. Denn die Angabe dieser Informationen auf dem Anhörungsbogen an die Ordnungsbehörde dient auch zur Wahrung eigener Interessen, nämlich zur Vermeidung einer Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO für einzelne Fuhrparkfahrzeuge oder sogar den gesamten Fuhrpark. Erkennt der Fuhrparkverantwortliche auf dem Blitzerfoto einen fahrzeugberechtigten Angehörigen des Dienstwagennutzers, so dürfte er jedenfalls verpflichtet sein, im Rahmen der Anhörung personenbezogene Daten in Bezug auf den einzelnen Dienstwagenberechtigten zu übermitteln, dem das Fahrzeug dauerhaft zugewiesenen ist. Insoweit ist in den Anhörungsbogen dann jedenfalls der Dienstwagenberechtigte mit Name und Anschrift einzutragen.

Einschränkungen können sich hier allenfalls unter dem Gesichtspunkt von Zeugnisverweigerungsrechten nach § 52 StPO oder § 52 StPO in Verbindung mit § 46 Abs. 1 OWiG ergeben. Die drohende Belastung von Verlobten, Ehegatten, Lebenspartnern und Verwandten dürfte aber eher die Ausnahme bilden. Wer sich auf entsprechende Zeugnisverweigerungsrechte beruft, muss allerdings damit rechnen, mit einer Fahrtenbuchauflage wegen fehlender Mitwirkung bei der Ermittlung des verantwortlichen Fahrers belegt zu werden. Besonderheiten bestehen bei ausländischen Mitarbeitern, die nicht über die deutsche Staatsangehörigkeit verfügen. In diesen Fällen kann die Ordnungsbehörde bei der Ermittlung des verantwortlichen Täters nämlich keineswegs im Wege der Amtshilfe auf Einwohnermeldedaten nebst Passbild zugreifen, weshalb es in solchen Fällen nicht unwahrscheinlich ist, dass die Polizei mit dem Blitzerfoto vor Ort im Unternehmen versucht, den Täter zu ermitteln.

Tipps für die Praxis
Bei der Gestaltung der Car-Policy unter den- Dienstwagenüberlassungsverträgen erscheint es überlegenswert, den Dienstwagenberechtigten auf die Notwendigkeit der Datenverarbeitung hinzuweisen und insoweit durch die Unterschrift sein diesbezügliches Einverständnis zu sichern. Hiermit wird gleichzeitig auch klargestellt, dass der Fuhrparkverantwortliche bei der Wahrnehmung von Halteraufgaben den Ordnungsbehörden auch entsprechende personenbezogene Daten übermitteln wird.

Zu Nachweiszwecken ist ferner dringend zu empfehlen, den Anhörungsbogen mit den Angaben zum zugewiesenen Dienstwagennutzer an die Behörde per Telefax zurückzusenden und den Sendebeleg zu den Fuhrparkakten zu nehmen. Auch hierbei handelt es sich um Datenverarbeitung im eigenen Interesse, nämlich zur Dokumentation der notwendigen Mitwirkung an der Aufklärung von Verkehrsverstößen durch den Unternehmer als Fahrzeughalter. In Unternehmen, die neben der Personalabteilung über einen Datenschutzbeauftragten verfügen, sollte zudem eine enge Abstimmung im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit bezüglich personenbezogener Daten der Dienstwagennutzer erfolgen.

Rechtsanwalt Lutz D. Fischer, St. Augustin
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