Kosten im Blick

Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Ausschreibungen gemäß dem Vergaberecht gestalten. In der Privatwirtschaft spricht man zwar auch von Ausschreibungen, diese sind jedoch nicht an formale Vorgaben gebunden. Deshalb haben sich verschiedene Varianten entwickelt, von denen wir insbesondere das sogenannte Request for Proposal, die Aufforderung zur Angebotsabgabe, betrachten. Laut Wikipedia umfasst dies die Ausschreibung im üblichen Sinn, das heißt, die abgegebenen Angebote sind innerhalb der angegebenen Gültigkeitsfrist in der Weise bindend, dass ein Vertragsschluss durch bloße Annahmeerklärung des ausschreibenden Unternehmens zustande kommt. Die Ausschreibungsanfragen enthalten eine detaillierte Leistungsbeschreibung beziehungsweise ein Pflichtenheft sowie alle zum Vertragsabschluss gehörenden Zusatzvereinbarungen. Eine Verpflichtung zur Annahme eines der Angebote besteht grundsätzlich nicht.

Eine Umfrage in der Branche ergab, dass sich Ausschreibungen auch schon für kleinere Fuhrparkgrößen rentieren. Je größer der Fuhrpark, desto höher können die möglichen Einsparungen ausfallen. Allerdings sollten sich der Umfang und der Turnus von Ausschreibungen immer an der entsprechenden Fuhrparkgröße ausrichten. „Nicht nur die qualitativen und quantitativen Aspekte sind ein Motiv für Ausschreibungen, sondern auch die Überprüfung der eigenen Fuhrparkstrategie kann als Motivator für eine Ausschreibung dienen“, bewertet Thomas Araman, Geschäftsführer der Car Professional Fuhrparkmanagement und Beratungsgesellschaft mbH & Co. KG, die Bedeutung von Ausschreibungen. Bei der Vorbereitung sowie der Erstellung einer Ausschreibung gilt es einige Punkte zu beachten. „Die Ausschreibungen müssen einer Ausschreibungsstrategie folgen, die aus den Unternehmenszielen abgeleitet ist“, empfiehlt Thomas A. Emmert, Geschäftsführer der Sixt Mobility Consulting. „Inhaltlich ist darauf zu achten, dass der gesamte Nutzungszyklus des Fahrzeugs abgedeckt ist und den Lieferanten keine Möglichkeit eingeräumt wird, die ursprünglich guten Konditionen im Laufe des Vertrags zu verschlechtern. Während der Vorbereitung sollte das Ziel klar definiert werden, um aus der Vielzahl der Kostenhebel und Serviceoptionen diejenigen in den Fokus der Ausschreibung zu stellen, die für das Unternehmen die größte Bedeutung haben.“

Ausschreibungsinhalte
Die Vergleichbarkeit der Angebote sollte durch eine genaue Leistungsbeschreibung seitens des Ausschreibenden sichergestellt werden. Die Bandbreite möglicher Ausschreibungsinhalte wiederum ist riesig, gibt dazu Jochen Schmitz, Leiter CarMobility Fleetmanagement, zu Protokoll. Hierzu gehören seiner Aussage nach unter anderem die klassischen Parameter wie Laufzeit, jährliche Kilometerfahrleistung, Fahrzeugmarke, benötigte Dienstleistungen, aber auch die Zinsfestschreibung. „Fuhrparkmanager sollten vor allen Dingen darauf achten, dass sie mit ihren Leasinggebern ein freies Rückgabekontingent an Fahrzeugen vereinbaren. Außerdem sollte sich der in der Ausschreibung formulierte Fuhrparkbedarf nicht nur an dem Status quo orientieren, sondern auch zukünftige Trends, wie das Thema E-Mobilität, berücksichtigen. Denn es darf nicht vergessen werden, dass man sich häufig über mehrere Jahre an einen Lieferanten bindet“, so Schmitz. Ein wichtiger Punkt, auf den Thomas Führt, Geschäftsführer der T.F.-uhrpark Consulting GmbH hinweist, ist neben der Abfrage von harten Faktoren wie Konditionen auch die Berücksichtigung der sogenannten weichen Faktoren wie Serviceorientierung und andere Regelungen, die letztlich auch die Qualität der Dienstleistung beeinflussen und sich auf der Vollkostenseite niederschlagen.

Eine kleine Hilfestellung leistet der Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. (VMF), der auf seiner Internetseite „Goldene Regeln“ für die Ausschreibungserstellung hinterlegt hat. Eine der Regeln beispielsweise legt nahe, maximal sechs Leasinggesellschaften in die Ausschreibung aufzunehmen, und auch nur solche, die die vorher festgelegten Dienstleister-Kriterien erfüllen. Das minimiert den Aufwand und hält dennoch genug Vergleichsparameter bereit. Praktischerweise bietet der VMF ebenso eine adaptierbare Vorlage an, die die Ausschreibung für beide Seiten, Fuhrparkkunde und Leasinggesellschaft, übersichtlich und aussagekräftig gestaltet.

Externe Dienstleister
Doch auch das Auslagern des Ausschreibungsmanagements hat seine Vorteile und dafür nennen die Anbieter natürlich Gründe: „Gerade kleinere Flotten, die nicht durch einen versierten Fuhrparkmanager betreut werden, können bei einer Ausschreibung diverse Fehler machen, die letztendlich einen enormen internen Aufwand und im schlimmsten Fall zusätzliche Kosten verursachen“, warnt Niels Krüger, Geschäftsführer der Technology Content Services GmbH. Vor allem bei mittleren und großen Flotten ist eine Abgabe des Ausschreibungsmanagements aufgrund der Komplexität der zu berücksichtigenden Themen durchaus sinnvoll, meint Patrick Averweg, Leiter Account Management bei der Fleet Company. Kleinere Fuhrparks wiederum profitieren von der Bündelung von Einkaufsvolumen über den Dienstleister. „Externe Dienstleister können häufig aufgrund der guten Marktkenntnisse interessante Konditionen bei den verschiedenen Anbietern abfragen. Eine korrekte Ausschreibung unterliegt einem hohen Zeitaufwand für das anfragende Unternehmen. Ein externer Dienstleister kann die Daten entsprechend aufarbeiten und so zur Entscheidungsfindung beitragen“, weiß Andreas Nickel, Geschäftsführer der fleet academy GmbH. Nicht selten kommen Software und Analysetools unterstützend bei den Experten zum Einsatz. Als weiteres Argument schreiben sich die externen Dienstleister ihr Kontaktnetzwerk auf die Habenseite, das ihnen den direkten Zugriff auf die richtigen Ansprechpartner bei den Lieferanten ermöglicht. Des Weiteren punkten sie mit ihrer methodischen und strategischen Verhandlungserfahrung sowie der Interpretation aktueller Trends und Marktentwicklungen.

Multi-Bidding
Als ein Derivat der Ausschreibung hat sich seit einiger Zeit das sogenannte Multi-Bidding, eine Art Bieterverfahren und Beschaffungsmodell nach Bedarf, einen Platz im Flotteneinkauf geschaffen. Dieses Instrument wird allerdings in der Branche eher mit Skepsis betrachtet, liegt der Fokus hierbei hauptsächlich auf dem monetären Aspekt, das heißt, der günstigste in der Konkurrenz gewinnt. Thomas Emmert, Sixt Mobility Consulting, sieht den besten Kosteneinsparungseffekt für heterogene Flotten über 200 Fahrzeuge in einer Kombination aus Hersteller/Händler-Ausschreibung und Multi-Bidding. Sinn des Multi-Bidding-Verfahrens ist die Reduktion der Beschaffungskosten über den garantiert besten Preis oder die günstigste Leasingrate für jedes einzelne Fahrzeug, tag- oder periodenaktuell. Denn nicht jede Leasinggesellschaft kann an jedem Tag für jede Marke, jedes Modell und jede Motorisierung den besten Preis darstellen.

Zu beachten ist beim Multi-Bidding aber, dass es sich dabei um einen reinen Ratenvergleich handelt. Qualitative Aspekte spielen keine Rolle. Inwiefern zum Beispiel die Servicemodule von ihren Umfängen zwischen den einzelnen Lieferanten abweichen, sollte zuvor im Rahmen der Ausschreibung geklärt werden, um bei allen Leasinggesellschaften im Multi-Bidding vergleichbare, transparente Raten abzufragen. Bei der CarMobility erfolgt das Multi-Bidding-Verfahren systemseitig über den Online-Fahrzeugkonfigurator. „Zunächst fragen wir als Fuhrparkmanagementgesellschaft für unsere Kunden bei den Lieferanten in vordefinierten Zeiträumen die Leasingfaktoren ab. Diese werden in der Datenbank gespeichert und bei der Konfiguration miteinander verglichen. Kombiniert wird der Leasingfaktor dann automatisch mit den angeforderten Servicepaketen. Das System weist dann schließlich die günstigste Rate aus und vergibt die Bestellung an die dazugehörige Leasinggesellschaft“, erklärt Geschäftsführer Jochen Schmitz.

Auch bei der Sixt Mobility Consulting können die Kunden einen Konfigurator nutzen, den Leasinggebern wird die Anfrage mittels eines Auktionsportals zugängig gemacht, über das sie auch ihr Angebot nachbessern können. Die Imperial Logistics International holt im Multi- Bidding-Verfahren Bar- und Leasingangebote von ihren Vertragspartnern und Leasingbanken auf Grundlage der vom Kunden gewünschten Fahrzeugkonfiguration ein. Diese werden im Anschluss auf Richtigkeit geprüft und in einer Übersichtsmatrix aufbereitet und dem Kunden zur Verfügung gestellt, beschreibt Head of Fleetmanagement Michael Hohn den Prozess.

Kritik in Bezug auf das Multi-Bidding Verfahren äußern sowohl der VMF als auch der Bundesverband Deutscher Leasing-Unternehmen (BDL). So gibt Michael Velte, Vorstandsvorsitzender des VMF und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet GmbH, Folgendes zu bedenken: „Die Nachteile dieser Vorgehensweise überwiegen mittlerweile in den meisten Fällen die scheinbaren Vorteile deutlich. Insbesondere über die Vielzahl von ständig wechselnden Anbietern als Vertragspartner bei teilweise gleichen Fahrzeugmodellen ist es zu einer erheblichen Zunahme von Prozessen gekommen.

Gleichzeitig tritt bei dieser Vergabeform, also nur der billigste Preis zählt jeweils, jeglicher Service- und Kulanzgedanke in den Hintergrund. Dafür bleibt dann schlicht für den Leasinggeber gar keine Luft mehr. Denn jedes Fahrzeug, das er über eine solche Methode abgeschlossen hat, liegt tendenziell von den Konditionen im Verlustbereich. Sonst hätte es ja kaum in diesem Wettbewerb gewonnen. Nun ist die Krux an dieser Methode eben, dass er damit auch keine anderen Verträge als Ausgleichsposition für guten Service oder Kulanz in einer gesamten Kundenverbindung hat. Wer dies bewusst in Kauf nimmt, kann natürlich für sich die kaufmännische Entscheidung treffen, dass es für seinen Fuhrpark eine Option darstellt.“ Auch Holger Rost, Vorsitzender des BDL-Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit und Public Affairs, äußert sich zurückhaltend: „Wir beobachten, dass dieser Trend bereits wieder rückläufig ist. Es sind zu viele Prozesse damit verbunden, der Mehraufwand rechnet sich nicht. Auch Erfolge lassen sich nur kurzfristig realisieren. Langfristig ist der Aufwand zu hoch.“

Fazit
Ausschreibungen sind geeignete Instrumente, um zu prüfen, ob die aktuellen Konditionen noch dem bestehenden Marktgefüge entsprechen. Doch die Ausschreibung sollte nicht nur den Sinn einer Angebotseinholung haben, sondern tatsächlich das Ziel der Auftragsneuvergabe. Wer Multi-Bidding als Beschaffungsmethode in Betracht zieht, muss sich im Klaren sein, dass die qualitativen Aspekte gegenüber den monetären in den Hintergrund treten. Also ist Vorsicht geboten: Geringfügige Konditionsverbesserungen bei den monatlichen Raten können einen Mehraufwand bei den Prozessen nach sich ziehen oder zusätzliche Kosten in anderen Bereichen verursachen. Ein genauer Blick auf das Gesamtpaket, eventuell mithilfe eines Experten, zahlt sich immer aus.