Mehr Potenzial - Carsharing im Unternehmen

Unternehmen aller Branchen und Größen, privatwirtschaftliche wie öffentlich-rechtliche, Gewerbebetriebe, Handels- und Serviceunternehmen und selbstverständlich auch Kommunen, sind zur Erbringung ihrer Leistungen in der Regel auch auf Fahrzeuge angewiesen.

Laut Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) waren zum 01.01.2013 mehr als 630.000 Pkw im verarbeitenden Gewerbe und rund 1,5 Mio. Pkw in sonstigen Dienstleistungen (öffentliche Einrichtungen inklusive) im Einsatz. Insgesamt besteht somit in Deutschland ein innerbetriebliches Carsharingpotenzial von ca. 2,1 Mio. Pkw.

Fahrzeugpools
Neben den typischen Dienstwagen in Unternehmen und Behörden ist ein Teil des Fuhrparks häufig auch in sogenannten Pools organisiert, auf deren Fahrzeugbestände Mitarbeiter nach bestimmten Regeln zugreifen können. Während in Wirtschafts- und auch in öffentlich-rechtlichen Unternehmen der jeweilige Pool in der Regel eher den kleineren Teil des Gesamtfuhrparks ausmacht, sind die Fuhrparks von Behörden oder Kommunen überwiegend wie ein Gesamtpool mit wenigen Ausnahmen zu verstehen. Gleichwohl zeigt sich hier oft, dass die Fahrzeuge des Pools nicht gesamthaft betrachtet, beschafft, verwaltet, genutzt und abgerechnet werden, sondern einzelnen Abteilungen, Ämtern, Dienststellen und dergleichen zur Verfügung stehen.

Corporate Carsharing
Für eine in jeder Hinsicht spürbare Verbesserung der Mobilitätsanforderungen, die über betriebliche oder kommunale Fahrzeuge erfolgen soll, ist es zunächst erforderlich, den für alle zur Verfügung stehenden Fuhrpark über möglichst viele – besser alle – verbundenen organisatorischen Einheiten – also nicht nur Unternehmen, sondern auch Städte, kommunale Betriebe bis hin zu Ministerien – zu bündeln und ihn somit als einen Gesamtpool zu begreifen und zu organisieren. Neben der Verbesserung der Mobilität werden gleichzeitig rechtliche, steuerliche und wirtschaftliche Aspekte optimiert.

Voraussetzungen für die Umsetzung
1. Buchungsmöglichkeit
Die Zentralisierung des Pools erlaubt das erste Mal einen Zugriff aller auf die Fahrzeuge. Dazu ist jedoch auch eine transparente Buchungsplattform vorzuhalten, in der die Fahrzeuge verwaltet und für die persönliche Mobilität beschafft werden können. Eine erhebliche Steigerung der Wirkungsweise und des Nutzens von Buchungstools könnte sich durch die Nutzung von Telematik- Technologie ergeben.

Technisch gesehen verknüpft die Telematik Telekommunikation, Navigation und Informatik und umfasst als Querschnittstechnologie Anwendungen, die auf drahtloser Übertragung – überwiegend über GPS/GSM – von Informationen und deren Weiterverarbeitung basieren. Telematik- Systeme realisieren Fahrzeugortung sowie Fahrzeug- und Verkehrsmanagement.

Der Einsatz dieser Technik erlaubt, die Zubuchungen von Fahrzeugen nach hochgerechneten Laufleistungen, Batterieladezyklen und -zuständen und unter Einbeziehungen von Verspätungen zu organisieren. Gleichzeitig können bereits bei der Buchung Hinweise auf die richtige Fahrzeugwahl (Personenzahl, Fahrtstrecke) erfolgen und Eingaben für Folgesysteme wie Fahrtenbücher gemacht werden.

2. Personenlose Schlüsselausgabe
Eine stets zu lösende Frage ist die Übergabe des jeweiligen Fahrzeugschlüssels beziehungsweise der Fahrzeugpapiere an den buchenden Mitarbeiter. Hier bieten sich Schlüsselschränke an, die in das Gesamtsystem eingebettet die Schlüsselverwaltung und sichere Herausgabe an den Berechtigten sowie die Rücknahme übernehmen – und dies ohne Rücksicht auf Arbeitszeiten.

3. Führerscheinkontrolle
Die Herausgabe von Poolwagen ist ohne Kontrolle der Fahrerlaubnis mit erheblichen Risiken im Rahmen der Halterhaftung für die Verantwortlichen verbunden. Es ist daher üblich, dass bei Poolfahrzeugen diese Kontrolle im Zusammenhang mit der Schlüsselübergabe erfolgt. Bei einer personenlosen Schlüsselübergabe muss daher die Führerscheinkontrolle auf elektronische Weise erfolgen. Dies kann entweder am Schlüsselschrank selbst oder im Fahrzeug erfolgen, wenn nur eine erfolgreiche Authentifizierung eines Fahrers mittels Label auf seinem Führerschein das Starten des Fahrzeugs erlaubt. Die heute noch überwiegend praktizierte manuelle Führerscheinkontrolle ist mit erheblichen haftungsrechtlichen Problemen behaftet. Hinzu kommen datenschutzrechtliche Anforderungen, die manuell nicht erfüllbar sind. Beide Fragen können hier nicht vertieft werden. Jedoch bieten moderne elektronische Verfahren sowohl juristische als auch datentechnische Sicherheit und erhebliche kaufmännische Vorteile.

4. Elektronisches Fahrtenbuch
Für jedes Poolfahrzeug muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden zum Nachweis der entweder ausschließlichen betrieblichen oder behördlichen Nutzung. Auch bei etwaiger Privatnutzung dient das Fahrtenbuch einer korrekten steuerlichen Behandlung beziehungsweise für Abrechnungszwecke. Die fiskalischen und durch zahlreiche Instanzen manifestierten Grundsätze sind jedoch so erheblich, dass das Führen manueller Fahrtenbücher immer weniger den Prüfungen standhält. Abhilfe schaffen elektronische Verfahren, die alle Aspekte von Datenschutz und Schutz der Privatsphäre beachten und enorme wirtschaftliche Vorteile bieten. Das ordnungsgemäße Führen eines manuellen Fahrtenbuches erfordert einen nachgewiesenen Aufwand im Monat von bis zu 100 Euro. Elektronische Systeme auf Telematik-Basis reduzieren diesen Aufwand auf 25 Prozent.

5. Innerbetriebliches Carsharing und Abrechnung
Für die Zuordnung von Nutzungszeiten und -kilometern auf Abteilungen, Ämter oder Dienststellen sind Aufzeichnungen über die Fahrzeugnutzungen erforderlich. Der Einsatz elektronischer Verfahren wird hier nicht nur unverzichtbar, sondern die einzig wirtschaftliche Alternative. Kommt noch die Überlassung der Poolfahrzeuge an Mitarbeiter hinzu, ist eine einfache und sichere Abrechnungsgrundlage der Privatnutzung auf der Basis der Fahrtenbücher notwendig. Hier lässt sich auch das Tankdatenmanagement auf eine neue Weise organisieren. Moderne Telematik- Systeme sind in der Lage, die getankten Liter als Vergleichsgrundlage Abrechnungen gegenüberzustellen.

6. Zustimmung durch Personalvertretungen
Kluge Betriebs- und Personalräte empfehlen mit der Einführung von Telematik-Systemen eine Erweiterung der Car Policy mit der Erlaubnis der Privatnutzung gegen Verrechnung, also ein intelligentes betriebliches Carsharing derjenigen Fahrzeuge, die dafür geeignet sind. Die dazu notwendige Abkehr von manuellen Verfahren wird dabei auch deshalb gerne akzeptiert und unterstützt, weil die damit verbundenen Aufgaben nicht zu den Kerntätigkeiten vieler Kollegen gehören. Hinzu kommt die wachsende Erkenntnis, dass wirtschaftliche Zwänge, sinkende Haushaltsmittel und geringere Gebührenzuflüsse die Beschäftigung mit modernen Instrumenten erzwingen. Schließlich wird heute auch nicht mehr mit herkömmlichen Schreibmaschinen kommuniziert.

Nutzen von Corporate Carsharing
Regelmäßig führt das Zusammenführen zu größeren Einheiten von ansonsten in kleineren Organisationseinheiten genutzter Elemente zu einer Verbesserung, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Im Zusammenhang mit größeren Fuhrparks liegt das auf der Hand. Analysen zeigen regelmäßig, dass die Auslastung nicht zentral geführter Poolfahrzeuge so schlecht ist, dass dadurch ein erheblicher Überbestand entstanden ist. Die Zusammenführung und transparente Buchungsmöglichkeit lässt die Bestände um bis zu 30 Prozent schrumpfen bei verbesserter Mobilität. Wenn die jährlichen Kosten für ein dienstlich genutztes Fahrzeug im fünfstelligen Bereich liegen, kann der Effekt begriffen werden.

Der zusätzliche und wohl auch erforderliche Einsatz moderner Telematik-Systeme führt darüber hinaus zu weiteren erheblichen Kostenreduzierungen, Steuersicherheit hinsichtlich der Fahrtenbücher und Rechtssicherheit bei der Führerscheinkontrolle sowie drastischer Verwaltungsvereinfachung im Fuhrparkmanagement und der innerbetrieblichen Abrechnung. Die Fixkostendegression führt bei der Privatvermietung zu einer Kostenreduzierung der betrieblichen Nutzung. Die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ist vor dem Hintergrund des demografischen Wandels ein weiterer wichtiger Aspekt.

Wandlung zu grüner Flotte
Selten wird in die Planung und Umsetzung die Frage einbezogen, ob es direkt aus dem Fahrzeug lieferbare Informationen gibt, die das Flottenmanagement wirksam unterstützen können. Vielmehr werden Daten, die die Fahrzeugelektronik liefern könnte, von Hand erfasst und in einem aufwendigen Prozess zusammengetragen und verarbeitet, ohne sicherzustellen, dass sich keine – weil menschliche – Fehler einschleichen.

Grün ist aus Sicht der Flottenbetreiber in erster Linie eine Reduzierung der Verbräuche. Doch wie misst man die, ohne sich auf die Angaben der Hersteller verlassen zu müssen und ohne einen unvertretbar aufwendigen administrativen Prozess? Hier helfen auch intelligente Telematik- Systeme, die den wirklichen Verbrauch messen und darstellen, indem sie die in den jeweiligen Tank gefüllte Menge erfassen und optisch so aufbereiten können, dass in Zeitreihen, nach Fahrzeugtypen oder -klassen, nach Fahrern, Abteilungen oder Unternehmensteilen der echte Verbrauch visualisiert wird, ohne dass man auf theoretische Verbrauchswerte oder umfangreiche Detailauswertungen der Rechnungen von Tankkartenprovidern angewiesen ist. Ein nützlicher Nebeneffekt kann sich allerdings durch den Vergleich der eingefüllten Mengen und den in Rechnung gestellten Litern ergeben.

 

Autor

K.-Theodor Hermann ist seit 25 Jahren in leitenden Positionen im Automobilhandel (Import, Großhandel, Einzelhandel) und in der Telematik tätig. Derzeit ist der Diplom-Kaufmann Vertriebsleiter bei der Vispiron Carsync GmbH, einem Technologieunternehmen, das sich unter anderem mit Systemlösungen im Flottenmanagement beschäftigt.