Die Maße der Dinge

Vor den Erfolg haben die Götter bekanntlich den Schweiß gesetzt. Das werden viele Fuhrparkmanager auch immer wieder ähnlich empfinden, wenn die nächste Ausschreibung mit Leasinggebern ansteht. In diesem Punkt können sie sich aber durchaus noch die Hand mit den potenziellen Vertragspartnern aus der Branche geben. Auch für die Anbieter stellt diese Prozedur regelmäßig eine besondere Herausforderung dar, weil es innerhalb dieses Verfahrens fast schon in der Natur der Sache liegt, dass hier schnell einmal Äpfel mit Birnen verglichen sein können.

Das beginnt schon mit der unabänderlichen Tatsache, dass ein Leasingvertrag (natürlich) am Beginn einer Zusammenarbeit steht, dass sich aber die Qualität einzelner Dienstleistungen erst über die Zeit herausstellen kann. Es kommt in der Phase des Vergleichs diverser Angebote erschwerend hinzu, dass längst nicht alle Kriterien, die hernach für ein Gedeihen der Kooperation auch im Hinblick auf indirekte Kostenoptimierungen wichtig sind, von vornherein in Zahlen messbar sind. So kann für den Fuhrparkbetreiber auch nach sorgfältiger Prüfung und der Entscheidung für einen bestimmten Leasingvertrag eine kleine Unsicherheit in den Bereichen bleiben, in denen er bei den abschließenden Verhandlungen Auge in Auge mit den in Frage kommenden Anbietern auf sein Bauchgefühl angewiesen war. Hinter Dienstleistungen stehen letztlich auch Menschen, die sie umsetzen sollen.

Nun haben aber beide Seiten voneinander gelernt, und über die Zeit haben sich Verfahrensweisen und Handling-Tipps für eine Leasing- Ausschreibung herauskristallisiert, die sich bewährt haben. So hat der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e.V. (VMF) an die Adresse der Fuhrparkbetreiber gerichtet „Goldene Regeln“ für eine Ausschreibung herausgegeben (Formulare zum Download unter www.vmf-fuhrparkmanagement. de/205.0.html), die hier komprimiert zitiert seien:

1. Genaue schriftliche Definition der Ausschreibungs- Ziele; was soll nachher erreicht sein
2. Definition der Kriterien, die bei einer neuen Leasinggesellschaft wichtig sind (Größe, Nähe von Niederlassungen, Referenzen et cetera); entsprechende Auswahl
3. Maximal sechs Leasinggesellschaften berücksichtigen, die oben genannte Kriterien erfüllen, mehr ist zu aufwendig zu analysieren
4. Definition der Kriterien, die für Ergebnisse und Analyse wichtig sind (wie Muss- / Kann- Kriterien, die der Leasinggeber erfüllen muss, neutrale Beratungsfähigkeit, Preise et cetera)
5. Beim Leasinggeberprofil und beim Kalkulationsschema auf Fragen und Punkte beschränken, die für die Entscheidungen des Fuhrparkbetreibers wichtig sind (gutes Auswertungsaufwand- Nutzenverhältnis für Ergebnis)
6. Vorgabe der Listenpreise aufgrund gewünschter Fahrzeug-Ausstattungskriterien in der Kalkulationstabelle (Erschwerung des Vergleichs, wenn ein Leasinggeber „Pakete“ wählt, ein anderer einzelne Ausstattungen)
7. Entwicklung eines Projektplans für die Ausschreibung mit: Beginn, Rücklauf, Erstanalyse, persönliche Gespräche mit ausgewähltem Leasinggeber- Kreis (maximal drei), finale Analyse, Zwischeninfo an Ausschreibungs-Teilnehmer über Dauer bis zur finalen Entscheidung, Rahmenvertragsverhandlungen mit favorisiertem Leasinggeber, Absage an restliche Teilnehmer, Leasingvertrag mit neuem Leasinggeber

„Der Fuhrparkbetreiber sollte dieses Projekt drei bis vier Wochen vor Ausschreibungsbeginn sorgfältig mit allen Einzelschritten und Terminen planen“, empfiehlt Michael Velte, Vorstandsvorsitzender des VMF. „Dabei sollte er maximal 20 repräsentative Fahrzeuge ausschreiben. Alles andere macht nur unnötige Arbeit, ohne tiefere Erkenntnisse zu bringen.“

Handling einer Leasing-Ausschreibung
„Um zielgenaue Antworten erhalten zu können, sollte sich ein Fuhrparkbetreiber im Vorfeld einen genauen Überblick über seinen konkreten Informationsbedarf machen“, erklärt Carsten Dudek, Leiter Marketing und Kommunikation bei der Volkswagen Leasing GmbH, zu den Voraussetzungen. „Bei der Anfrage selbst sollte der Leasinggeber wichtige Informationen und einen ungefähren Überblick über den Charakter der gesamten Firmenflotte erhalten, bevor er beispielsweise einzelne Fahrzeuge anbietet. Eine möglichst detaillierte Beschreibung des Fuhrparks sollte möglichst viele Informationen über die Car Policy, die Anzahl der Fahrzeuge, deren Einsatzzweck und Nutzergruppen sowie Angaben über den kurz- und mittelfristigen Fahrzeugbedarf inklusive Neugeschäftsvolumen umfassen.“

Für diese Phase wird seitens der Daimler Fleet Management GmbH darauf verwiesen, dass beim Fuhrparkbetreiber darüber Klarheit bestehen sollte, welche Dienstleistungen und Prozesse extern vergeben werden sollen, mit wie vielen Dienstleistern er künftig zusammenarbeiten wolle, welche Flexibilität er in der Fuhrparkzusammensetzung im Hinblick auf Hersteller, Typen Laufzeit- und Laufleistungskombinationen erreichen möchte und inwiefern Fuhrpark-Prozesse optimiert werden sollten. Grundsätzlich sollte so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig in einer Ausschreibung berücksichtigt werden. Der Kontrollaufwand, ob der Leasinggeber auch alles leiste, was er zusage, sei für den Leasingnehmer bei zu detaillierten Abfragen gar nicht prüfbar.

„Das Ergebnis einer Fuhrpark-Ausschreibung ist umso besser, je genauer die Ziele der Ausschreibung beschrieben und je weniger unbekannte Variable in der Ausschreibung vorhanden sind“, unterstreicht auch Reinhard Happel, Ressortleiter Vertrieb bei der Arval Deutschland GmbH. „Jede seriöse Leasinggesellschaft wird ihre Interessenten und Kunden darauf hinweisen, wenn eine Ausschreibung nicht alle notwendigen Parameter enthält. Für Arval ist das ein wesentlicher Teil der Beratung. Überdies ist es möglich, Interessenten und Kunden Ausschreibungs-Benchmarks zu liefern, die aus Erfahrungen des Tagesgeschäfts genährt werden.“

„Neben der rein monitären Vergleichbarkeit sind auch Umfang und Ausführungen der jeweiligen Dienstleistungen entscheidend; wir empfehlen klar formulierte Bedingungen im Rahmen eines Fragenkatalogs vorzugeben“, rät Harald Frings, Geschäftsführer der Hannover Leasing Automotive. „Darüber hinaus sollten ‚weiche Faktoren’ abgefragt und bei der Vorab-Entscheidung berücksichtigt werden, wie beispielsweise Unternehmensvorstellung des Anbieters, Art und Weise der Beantwortung (vollständig oder unvollständig), Fristeneinhaltung, persönlicher Ansprechpartner versus Call-Center, individuelle Rundum-Beratung versus pauschale Standardabwicklung im Tagesgeschäft. Im Zweifel ist der Kontakt zu einem Referenzkunden oft sehr sinnvoll.“

Um Kostenfallen im operativen Geschäft zu vermeiden, sollten bereits in der Ausschreibungsphase die größten versteckten Kostentreiber identifiziert werden. „Erfahrungsgemäß“, kreist Carsten Dudek seitens Volkswagen Leasing noch ein, „liegen diese beispielsweise in den Bereichen Fahrzeugein- und aussteuerung oder aber im Unfall- und Schadenmanagement. Daher sollte auch immer das Produktportfolio des Leasinggebers abgefragt und berücksichtigt werden, ob es beispielsweise Lösungen zum Thema UVV und Führerscheinkontrolle aufweist und wie sich Kosten und Prozesse dazu belaufen. Auch die Frage nach Reportingstools ist sinnvoll. Die ganzheitliche Betrachtung der Gesamtkosten erlaubt eine hohe Transparenz, um Kostentreiber im Fuhrpark zu identifizieren. Deshalb empfehlen wir eine Bewertungsskala für die Ausschreibung, damit nicht nur die Leasingraten verglichen werden.“

„Damit das Ganze überschaubar bleibt und in einem sinnvollen Zeitfenster abgewickelt werden kann“, unterstreicht Ryjan Rutgers, Geschäftsführer der Athlon Car Lease Germany, „empfehlen wir, maximal fünf Anbieter in die Ausschreibung zu involvieren. Es sollten auch nicht zu viele Fahrzeuge und Laufleistungen abgefragt werden, maximal zehn Fahrzeuge und fünf Laufleistungen. Wichtig ist dabei auch, auf die Prozesse zu achten und darauf, ob Onlinetools zur Verfügung gestellt werden können beziehungsweise welche Prozesse solche Tools dann abbilden. Schließlich muss ein gesteigertes Augenmerk auf die persönlichen Ansprechpartner beim Leasinggeber gelegt werden, sind das Innen- oder Außendienstler? Ansonsten sollte der Kunde schon danach fragen, ob bei der Fahrzeugrückgabe die Faire Fahrzeugbewertung angewendet wird.“

Nicht alle Parameter können Gegenstand der Ausschreibung sein
„Selbstverständlich sollte das ausschreibende Unternehmen nicht nur Zahlen und Leasingraten betrachten“, verweist auch Ludger Reffgen, Commercial Direrctor bei GE/ASL. „Durch eine Beurteilungs-Matrix können auch nicht direkt messbare Faktoren in die Entscheidungsfindung einfließen.“ Und zählt Beispiele auf: Qualitätskriterien, wie beispielsweise Kundenbetreuung und Beratung zu Prozessen, Kosteneinsparungs-Potenziale sowie TCO-Betrachtungen, Reporting, Online-Konfiguratoren, Fahrzeugbestell- / Auslieferungsprozesse, Schadenmanagement, beispielsweise im Hinblick auf merkantile Minderwerte, oder Kriterien der Fahrzeug-Rücknahme. „Es geht dabei um die Frage, welche zusätzlichen Prozesskosten entstehen können, wenn die angelegten Qualitätskriterien nicht oder nur teilweise erfüllt sind. Wir empfehlen hier die konkrete Definition gewünschter Besonderheiten, sogenannter Non-Standards, und wollen beim Kunden auch das Bewusstsein für alternative Lösungswege stärken. Eine deutliche Kostenreduzierung ergibt sich insbesondere auch durch schlanke Prozesse und qualitativ hochwertige und wertschöpfende Services.“

„Das Angebot der Leasinggeber am Markt unterscheidet sich oft nur im Detail“, umreißt Harald Frings, Geschäftsführer der Hannover Leasing Automotive. „Jedoch gerade da kann der Unterschied für den individuellen Bedarf des Kunden entscheidend sein. Insbesondere Dienstleistungselemente, wie die detallierte Hinterlegung der kundenindividuellen Car Policy, spezielle Programmierung von Reportings und Rechnungsschnittstellen oder die Umsetzung diverser Nebenleistungen, wie beispielsweise Unterstützung im Rahmen der Halterhaftung, sollten im zweiten Schritt einer Ausschreibung mit in die Entscheidungsgewichtung fallen.“

Bei der LeasePlan Deutschland GmbH werden insbesondere noch gegebenenfalls Mitarbeitermodelle, wie Gehaltsumwandlung oder Bonus- Malus-Regelungen, unter Beteiligung der Personalabteilung des jeweiligen Unternehmens, die Vorgehensweise bei der Einweisung und Information der Dienstwagennutzer, der Umfang der Fahrerkommunikation sowie Versicherungskonzepte und Risk Management für eingehende Besprechung und Feslegung in einem separaten Gesprächstermin in den Fokus genommen.

„Die meisten Parameter, die sich in einer Ausschreibung nicht eindeutig quantifizieren lassen, liegen eben in den sogenannten weichen Faktoren“, weiß auch Carsten Dudek. „Dazu gehören unter anderem die Kundenfreundlichkeit, die Erreichbarkeit oder die Reaktionsgeschwindigkeit eines Leasingpartners. Einige weiche Faktoren kann man aber auch als offene Frage in der Ausschreibung formulieren; zum Beispiel die Beschreibung der eingesetzten IT- und Kommunikationssysteme oder das Nachhaltigkeitsengagement der Leasinggesellschaft.“

Gut Ding will Weile haben
In Bezug auf die notwendigen Zeitfenster für das Projekt Leasing-Ausschreibung schwanken die Angaben der Anbieter. Es scheint aber Einigkeit darin zu bestehen, dass der gesamte Prozess vom Start der Ausschreibung bis hin zum fertigen Leasingvertrag mindestens zwei Monate in Anspruch nimmt. Bei der LeasePlan Deutschland GmbH sind für den Vorgang folgende Durchschnittswerte ermittelt worden:

• Der Fuhrparkbetreiber formuliert für sich die Anforderungen, Ausschreibungsinhalte und definiert die Teilnehmer: 2 Monate
• Frist zur Beantwortung der Ausschreibung durch Leasinggeber: 3 Wochen
• Sichten und Vergleichen der Antworten, Auswahl der nächsten Runde: 2 Wochen
• Klärung offener Fragen und eingehende Folgegespräche bis zur Vertragsunterzeichnung: 3 Monate
• Dies ergibt zirka 6 Monate vom ersten Ansatz bis zum Vertragsabschluss
• Danach: eine weitere Woche Implementierung durch den Leasinggeber bei sukzessiver Übernahme des Fuhrparks beziehungsweise vier Wochen bei Stichtagsübernahme inklusive Fuhrparkdatenaufnahme direkt beim Kunden im Fall von Mangement & Controlling

Das wird in etwa auch bestätigt durch die Erfahrungswerte bei GE/ASL. Danach vergehen bei komplexen Projekten zirka sechs Monate von der Vorbereitungsphase bis zum Vertragsbeginn. Das absolute Minimum, auch bei kleineren, weniger komplexen Fuhrparks, betrage drei Monate. Für die Kalkulation der Fahrzeuge und die Beantwortung seien gewöhnlich vier Wochen einzuplanen.

„Je strukturierter und strikter die Vorgaben gesetzt sind, desto schneller ist hernach auch eine Vergleichbarkeit seitens des Leasingnehmers möglich und damit der Kreis des potenziellen zukünftigen Leasingpartners eingrenzbar“, sagt Harald Frings. „In der Regel wird eine Nachbearbeitung nochmals die gleiche Zeit, wie den Leasinganbietern eingeräumt wurde, in Anspruch nehmen. Insgesamt vom Ausschreibungsbeginn bis zur finalen Entscheidung sollten zwischen zwei bis vier Monate einkalkuliert werden; abhängig vom Umfang der Ausschreibung und der internen Prozesse beim Ausschreiber.“

Resümee
„Ausschreibungen bieten einem Fuhrparkleiter eine gute Entscheidungsgrundlage“, fasst beispielsweise Reinhard Appel, Ressortleiter Vertrieb bei Arval Deutschland zu sammen. „Service-Qualität kann damit aber nur bedingt abgeprüft werden. Hier zählen einfach die Erfahrung und das persönliche Gespräch.“ Ein weiteres Argument dafür, „den Schweiß“ der Prozedur zu ertragen, zitiert der Vorstandsvorsitzende des VMF, Michael Velte: „Fuhrparkmanager sollten sogar regelmäßig Teilbereiche des Fuhrparks ausschreiben, um sich so auch einen aktuellen Marktüberblick verschaffen zu können.“